Esta é unha lección que aprendín rapidamente como coordinador de local e máis tarde desenvolvei a miña propia lista de comprobación para que os clientes estean satisfeitos (e ocupados) durante o período de configuración cheo de estrés.
Ten os seus carros listos
O primeiro que o teu cliente quererá facer é desempaquetar todos os subministracións de eventos do seu vehículo. Isto pode ser unha tarefa difícil, especialmente se a situación de aparcamento é difícil de navegar. Imaxina alguén que entrase no seu lugar cunha carga de caixas pesadas - que é o primeiro que buscarán? A resposta é, por suposto, un carro, ou calquera outra cousa que aclarase a carga e faga o traballo descoidado de descarga moito máis sinxelo. Ter os carros dispoñibles cando andan no recinto é un xeito doado de facelos sentir "aliviados" só por aparecer.
Prepare as táboas de rexistro
A continuación na lista de tarefas para a maioría dos clientes obtense a configuración de rexistro. Isto significa que o seu lugar mellor ten todos os compoñentes de rexistro no lugar antes de chegar.
Isto inclúe todas as táboas, cadeiras, eléctricas e rodapés. Organizar etiquetas de nome e materiais de check-in consumirán moito tempo para os planificadores de eventos e non terán que agardar por que comece estas cousas sinxelas para comezar.
Ten todas as cadeiras e as láminas configuradas
Configurar todas as táboas e cadeiras no espazo do evento pode levar moito tempo.
Con sorte, se sae dun evento anterior, díxolles ao cliente con antelación cando se espera que se configuren todos os compoñentes da sala. Se o seu cliente entra nunha habitación con decenas de traballadores que traballan para desmontar mesas e cadeiras, probablemente entrarán en pánico. Ideal, o equipo de operacións terá todo listo con roupa de mesa para que os planificadores poidan comezar a colocar centos de mesa, elementos de poxa, etc.
Obter todos os signage out early
Só porque o planificador sabe como navegar no edificio non significa que a súa tripulación de apoio faga. Podes gardar a todos unha gran cantidade de problemas innecesarios ao actualizar a sinalización dentro do teu edificio tan pronto como o período de configuración estea a piques de comezar. Teña presente que os vendedores como floristas e DJ tamén precisan saber onde ir. Estas son todas as cousas que hai que revisar co seu cliente antes do día do evento, pero tamén son necesarios que se vexan no gran día.
Revisa BEO e Facturas
Unha vez máis, probablemente enviou estes documentos por correo electrónico varias veces durante os días previos ao evento, pero nunca duele revisalos por última vez. Aínda que o tempo de configuración é axitado, necesitas esculpir 15 minutos para buscar estes documentos xuntos. Os coordinadores da sala deberían ter un paquete listo para o seu cliente que inclúa o BEO, diagrama de sala e factura prospectiva.
Moi poucos planificadores experimentados pasarán a oportunidade de revisar estes documentos críticos.
Presentacións
Asegúrese de traer os membros clave do seu equipo ao seu cliente para unha presentación formal. Esta lista inclúe o xestor de catering , o capitán de banquete, o supervisor de operacións e o coordinador audio / visual. Pense en nome do seu cliente ao presentar o equipo. Hai algún detalle que se debe discutir cara a cara co seu equipo de xestión? Comezar unha breve conversación é unha forma efectiva de destacar quen está a cargo de cada área.
Esta breve lista de verificación dos elementos de configuración do evento percorrerá un longo camiño para manter o cliente feliz ao chegar. Como representante principal para o seu lugar, sempre é mellor dar aos seus clientes o seu número de teléfono móbil en caso de que algo salga mal mentres está a traballar na súa oficina.
Teña en conta que poden frustrarte se necesitan algo, pero serán aínda máis frustrados se non atopan a ninguén para axudalos.