A realidade de planificar unha conferencia é que, sen ningunha experiencia, pode perder moito tempo sobre-pensando cada pequeno detalle mentres domina cuestións máis importantes.
Para facer o proceso máis sinxelo para os primeiros cronometros, detallamos os pasos máis importantes ao proporcionarlle enlaces aos nosos tutoriais máis detallados sobre cada tema en particular. O resultado aquí é unha guía de planificación de conferencias que axudará a comezar cun sólido modelo no seu lugar.
Paso 1: elaborar unha visión da túa conferencia
Cada evento comeza cunha visión, pero necesitará transformar a súa visión en palabras e números para medir os custos e tomar decisións de planificación informadas. En primeiro lugar, cómpre comezar cos conceptos básicos como quen, que, cando, onde e por que.
Ler máis: Planificación de eventos 101: Redacción de detalles esenciais
Paso 2: Creación dun plan de negocios
A menos que a súa conferencia estea financiada cunha subvención ou organización, necesitará mapear a partir do cal vén o seu diñeiro e para o que se está a utilizar. A primeira parte desta ecuación, os ingresos, debe calcularse no inicio do proceso de planificación.
Agora, para poñer un prezo nunha conferencia, necesitas ter unha idea do que planas ofrecer aos asistentes. A túa liña de itinerarios e oradores será o factor vendedor para os potenciais rexistradores.
Paso 3: Comparación de lugares e servizos
Despois de ter unha idea máis específica sobre cando a súa conferencia terá lugar e cantas persoas desexa asistir, entón pode comezar a mercar un lugar axeitado.
Teña en conta que a selección do local tamén determinará os custos de catering e audio / visual. Isto ocorre porque a maioría dos centros de conferencias e hoteis de eventos requiren que use os seus servizos internos para calquera evento no lugar.
A maioría das conferencias deberán proporcionar algún tipo de aloxamento durante a noite para os viaxeiros de fóra da rexión. Esta necesidade crea outro conxunto de consideracións para tomar en consideración a súa decisión .
Le máis:
Paso 4: Recrutamento e Xestión de Rexistros
Incluso as conferencias máis populares deben comercializar efectivamente o seu evento para cubrir todos os asentos da casa. A asistencia é o único factor máis importante para o éxito do teu evento. Os bos números de asistencia dan oportunidades de ingresos e patrocinio. E canto máis xente rexistra creará máis demanda de apertura de publicidade e participación. Longa historia curta, se pode debuxar unha multitude, todo o resto caerá no lugar moito máis fácil.
Xestionar o rexistro faise máis difícil a medida que o seu evento creza en tamaño. Aquí é onde un sistema de rexistro en liña pode axudalo a rastrexar número, procesar pagos e organizar datos.
Le máis:
Paso 5: planificación de detalles no lugar
Finalmente, despois de organizar e implementar os elementos empresariais da conferencia, pode comezar a pensar sobre os detalles do sitio. Isto inclúe como os asistentes van navegar na conferencia, o deseño xeral de cada sala e a distribución de alimentos e bebidas. Esta é a parte de planificar unha conferencia que a maioría das persoas asocian coa planificación do evento. A mellor forma de coordinar todos os detalles é percorrer o teu itinerario coma os teus convidados. Imaxina como van pensar e actuar en cada punto do día para resolver problemas antes de xurdir.
Le máis:
- Planos de andar populares para espazos de reunión
- Ideas para unha táboa de rexistro eficaz
- Estratexias de sinalización para xestionar o fluxo de conferencias
Paso 6: Consellos de xestión de exposicións
As conferencias adoitan ter unha área de exposición ou un piso de convención onde os patrocinadores e os provedores alugan espazo para promocionar os seus produtos.
Esta pode ser unha oportunidade moi lucrativa para a súa conferencia se organizar todo ben. Teña en conta que aínda que unha área de exposición esixe un compromiso significativo tanto de tempo como de recursos, asegúrese de estar preparado para xestionar as necesidades de varios provedores antes de comprometerse con este formato.
Le máis: