En realidade, podes preguntar se es un organizador de festas ou un planificador de reunións. No caso de planificar a profesión, os títulos de traballo son tan diversos e numerosos como os servizos ofrecidos e moitas veces pode ser difícil de describir e diferenciar un do seguinte.
Pode ser un reto ao preparar unha carteira de planificación de eventos, buscar traballo ou traballar cun cliente que non ten a comprensión correcta da función e as responsabilidades do seu traballo.
Xestión de eventos vs planificación de eventos
Mentres están moi relacionados, a xestión de eventos e a planificación de eventos son dúas funcións moi diferentes. A diferenza fundamental reside nestas dúas palabras: xestión e planificación. En termos moi sinxelos, os xestores de eventos xestionan o evento e os planificadores de eventos planean o evento.
Dito isto, os xestores de eventos tamén poden planificar aspectos dos eventos e os planificadores de eventos poden xestionar certos compoñentes do proceso de planificación de eventos. Os xestores de eventos e os planificadores de eventos traballan de xeito conxunto, e as súas responsabilidades poden superponerse.
Para facer as cousas aínda máis confusas, os planificadores de eventos individuais a miúdo fornecen servizos de xestión de eventos e os xestores de eventos tamén poden ofrecer servizos de planificación de eventos. Se todo isto teña rascado a cabeza, entón imos comezar a ollar atento a xestión de eventos.
A xestión de eventos implica a xestión de proxectos
A xestión de eventos implica a creación e desenvolvemento de eventos a grande escala que poden incluír conferencias, convencións, concertos, feiras, festivais e cerimonias. A xestión de eventos implica a identificación do público obxecto de aprendizaxe, a formulación do concepto do evento, a planificación da loxística xeral do evento e a realización de xestión de proxectos do evento no seu conxunto, incluíndo a xestión dos equipos responsables de cada función, o orzamento e supervisión da execución. do evento.
Os xestores de eventos tamén supervisan os servizos de todos os provedores e profesionais externos, que inclúen planificadores de eventos.
As responsabilidades específicas dun xestor de eventos poden incluír:
- Selección e reserva de lugares
- Coordinación de vendedores externos
- Ponentes ou entretemento
- Organización para o transporte e aparcamento
- Obtención de permisos e seguros axeitados
- Responsabilidade para o cumprimento das normas de seguridade e saúde
- Desenvolvemento de plans de continxencia de emerxencia
- Xestión de crises e situación no evento
- Deseñando un plan de seguridade
- Seguimento do evento
Esta lista non está completa. Dependendo do alcance do evento e doutros profesionais contratados, as responsabilidades laborais poden variar.
O papel dos servizos de xestión de eventos
As empresas de xestión de eventos contratanse frecuentemente para planificar e executar reunións de grandes empresas e eventos especiais. Mentres as vodas e concertos son eventos comúns para un profesional de xestión de eventos, eventos deportivos, reunións e grandes festas tamén son ocasións que poden beneficiarse da xestión do evento.
As entidades gobernamentais, sen ánimo de lucro, asociacións e corporacións utilizan empresas de xestión de eventos para coordinar eventos e reunións importantes. A función de xestión de eventos moitas veces pode atoparse dentro dun departamento de mercadotecnia corporativa ou relacións públicas ou como parte do persoal de eventos especiais.
Habilidades para ter éxito
Do mesmo xeito que a maioría das funcións de planificación de eventos, a xestión de eventos require excelentes habilidades organizativas para ter éxito. A capacidade de multiplicar e facer malabarismos con moitas partes móbiles é esencial e, xunto con esa organización de primeiro nivel, vén a necesidade de habilidades eficientes de xestión do tempo.
Ser capaz de priorizar e manter a tarefa é o que leva a un evento exitoso. A xestión de eventos comeza co proceso de creación dunha visión para o evento e logo a través da ejecución, o que require tanto creatividade como flexibilidade.
Debido a que a xestión do proxecto é un elemento clave e implica a xestión non só de funcións, senón de equipos de persoas, as habilidades interpersonais tamén son importantes. A interacción cos individuos en todos os niveis dunha organización é parte do traballo e ter habilidades de comunicación estelares e ser cómodo e agradable vai percorrer un longo camiño no desenvolvemento destas relacións.