Contratación de autónomos, empresas de contratos externos, non empregados
¿Contratar un contratista independente para traballar no teu negocio? A contratación de documentos para contratistas independentes é moito máis simple que para os empregados, con só algúns documentos necesarios, pero estes son documentos importantes. Obtelos no inicio da relación de traballo é moito máis doado que cando se fai o traballo ou o contrato e non podes atopar a persoa.
Contratación dun contratista independente
Contratar un contratista independente é diferente de contratar un empregado. Hai menos trámites involucrados porque non tes que configurar impostos de nómina (impostos sobre a renda e impostos FICA). Pero aínda debe verificar a identificación fiscal da persoa e asegurarse de que a persoa estea cualificada para o traballo e que sexa fiable e de boa reputación. Tamén pode querer asegurarse de que o contratista non revele información importante da empresa ou deixe a súa empresa e leve clientes ou empregados.
¿Que é un contratista independente?
Un contratante independente pode ser unha ou máis persoas que están nun negocio separado do seu. Isto inclúe freelancers (como artistas, planificadores ou diseñadores web, unha empresa externa (facendo traballos de limpeza, por exemplo), un profesional como un avogado ou preparador de impostos: calquera que pague por servizos e que non sexa empregado.
Documento nº 1 - Un formulario W-9
O máis importante a ter en conta á hora de contratar traballadores externos é que debes documentar os teus pagos.
Se pagas a alguén (con só algunhas excepcións ) de 600 ou máis dólares nun ano, debes proporcionarlle a esta persoa ou empresa un Formulario W-9, que inclúe o número de identificación do contribuínte do contratante, o nome e o enderezo. Debe ter un W-9 no ficheiro para cada contratista independente para que non teña que reter impostos sobre a renda daquel individuo.
Entón, tes a información para crear un formulario 1099-MISC para esa persoa para o ano fiscal (similar a un formulario W-2 para os empregados).
Pode haber unha forma de retención do imposto sobre a renda requirida polo seu estado. Consulte a autoridade fiscal do estado para obter máis información.
Documento nº 2 - Solicitude, currículo ou documentación de cualificacións
Antes de contratar a calquera, ten que solicitar e manter unha copia dos documentos que amosan as cualificacións desta persoa para o traballo realizado.
Se pide á persoa que complete un formulario de solicitude, debe ser coa comprensión de que a aplicación non é para o emprego como empregado. É mellor obter un currículo detallado da persoa, incluíndo a educación e a historia do traballo anterior.
Solicite referencias de empresarios anteriores e persoas físicas que coñezan esta persoa (o pastor ou cuñado da persoa non é unha boa referencia).
Podes querer facer unha verificación de antecedentes nesta persoa. Sempre que requira que todos os contratantes teñan unha verificación de antecedentes,
Se a persoa está a facer un traballo confidencial, financeiro ou outro crítico, tamén debe facer unha verificación de antecedentes e obter referencias. Se a persoa ou a empresa están conectados (seguros), pode querer obter unha copia do seguro.
Documento nº 3 - Un contrato escrito
Para cada contratista independente que traballa para a súa empresa, debe ter unha copia dun contrato no ficheiro, asinado por ambas partes. Pode parecer excesivo esixir que teña un contrato por cada relación contratante independente, pero hai algúns acordos que deben ser escritos por escrito. O contrato protexe a ambos en caso de disputa.
Algunhas cuestións que hai que abordar neste contrato e algúns termos que deben incluírse :
- O alcance do traballo, incluído cando se realiza o traballo e os prazos
- Importes e calendario de pagamentos, cando se paguen os pagamentos, que ocorre se non se realizan pagos.
- Quen é o propietario da obra - o contratante ou a empresa contratante?
A parte máis importante deste contrato debe ser unha declaración de que esta persoa é un contratista independente e non un empregado.
Tamén pode querer acordos adicionais
Dependendo do tipo de traballo que se realice ea sensibilidade da información da súa empresa, pode querer obter outros dous acordos: un acordo de confidencialidade (non divulgación) e un acordo non competitivo. Aínda que estes documentos non son obrigados por ningunha axencia do goberno, é posible que teñan que consideralos en función do tipo de empresa e do tipo de contratista independente que contratas.
O acordo de confidencialidade require que o traballador contratante manteña confidencia toda información sobre a súa empresa que poida resultar prexudicial para vostede se foi divulgada.
O acordo non competitivo establece as restricións ao traballador do contrato de deixar a súa empresa e levar os seus clientes ou clientes a outra empresa.
Ocorre moitas veces que un contratista independente traballará por un empregado por un tempo para obter habilidades e experiencia e logo saír, baixar pola rúa e levar algúns dos clientes do empresario. Para evitar que isto ocorra, moitos empresarios de contratistas independentes requiren un acordo non competitivo.
A non competición restrinxe a capacidade dun antigo empregado ou contratista de ter un negocio competitivo dentro dunha área determinada durante un certo tempo despois de deixar o emprego e de facer un traballo que compite directamente co antigo propietario.
Mantendo rexistros en Traballadores contratados
Non é obrigatorio que o propietario da empresa devolva estes documentos a ninguén, pero se xa está auditado polo IRS ou necesita verificar a relación, necesitará producir. Crea un ficheiro para cada contratista independente que contrates, con estes documentos.