Como mellorar o proceso de solicitude de información (RFI)

Obter información sobre este estadio preliminar en construción

¿Estás facendo a solicitude de información? Ou é que alguén máis solicita información de ti? O termo "solicitude de información" (RFI) pode aplicarse de calquera xeito, pero hai unhas diferenzas básicas no proceso en cada caso. Descubra a continuación como mellorar o seu proceso de RFI, tanto se está a pedir como se lle solicita información.

Parte A. Vostede recibe información

As solicitudes de información son unha fase preliminar frecuente na definición e realización de traballos de construción.

Moitas veces é unha cuestión de tamaño: os proxectos máis grandes teñen máis variables e máis incógnitas que deben resolverse ou, polo menos, reduciuse antes de pedir propostas formais, polo que un RFI pode axudar.

1. O seu proceso debe ser o suficientemente rápido como para comprender e responder sen demora indebida. Unha RFI dun cliente potencial é unha oportunidade para que che poida chegar a cedo. Iso, á súa vez, significa estar suficientemente organizado para responder de forma rápida e correcta.

2. Se a RFI indica traballo que prefire non levar a cabo, ou que daría lugar a conflitos de recursos cos proxectos de outros clientes, pode descorrer amablemente. Unha resposta negativa aínda oportuna aínda pode deixar unha boa impresión e unha oportunidade de ser contactado para outros proxectos máis tarde.

3. Asegúrese de que o RFI teña o suficiente detalle para que poida dar unha boa resposta. Como mínimo, comprobe que teña suficiente información para responder o seguinte:

   1. Podes competir? ¿Tes as habilidades e recursos para proporcionar unha boa solución?

   2. ¿Podes gañar un proxecto deste tipo? Está mellor que os competidores para este traballo de construción?

   3. Queres gañar un proxecto deste tipo? Comprobe o historial do cliente para o pagamento a tempo completo, antes de responder a esta pregunta.

1. Se a RFI non está tan clara, o seu proceso pode definir as seguintes opcións.

   1. Podes rexeitar e buscar outros proxectos.

   2. Pode axudar ao cliente a definir mellor as necesidades de construción.

   3. Pode ofrecer servizos de consultoría paga para montar unha nova RFI.

Cada opción ten os seus pros e contras. A súa decisión sobre a opción a escoller será segundo o proxecto eo cliente en cuestión.

Parte B. Vostede é o que solicita a información

Unha vez que se iniciou un proxecto de construción, non é raro que un contratista ou subcontratista esixe información adicional para asegurarse de que o traballo se realice correctamente.

1. Inicie o seu proceso RFI se hai necesidade de:

   • Modificación da especificación do proxecto, por exemplo, para substituír un material de construción por outro (quizais inalcanzable).

   • Aclaración dunha tarefa ou xeito en que se debe empregar un determinado material, moldearse, aplicarlo, etc.

   • Resolución dunha "deficiencia na construción" na que parte do proxecto non se realizou de acordo coas especificacións do proxecto.

   • Corrección de especificacións se hai bos motivos para cuestionar unha omisión, unha aplicación incorrecta ou falta de calidade en materia ou materiais especificados.

2. Comprobe se o cliente ou o contratista xeral ten un formulario RFI estándar que se vai usar. Os bos formularios e os modelos axúdanche a incluír a información correcta para obter respostas sensatas e útiles para o seu RFI. Grave a túa RFI recentemente aberta, por exemplo, nunha aplicación de software centralizada para a xestión de RFIs.

3. Examine a resposta que volva asegurarse de que sexa clara e realista. Confirmar ou aclarar calquera efecto sobre o orzamento e o calendario do proxecto. Actualice a súa propia planificación do proxecto de forma adecuada.

1. Marque a súa RFI como pechado ou resolto, se a resposta que recibe garantiza isto. Comprobe a súa lista de todas as RFIs non resoltas. Chase as partes interesadas polas respostas!