Máis importante aínda, é necesario proporcionar información sobre como contactar a alguén da empresa mentres está ausente.
Sería moi frustrante que un cliente se retires e non sabe como contactarte. Non importa se a túa posición está en vendas, servizos ou mesmo desenvolvemento de produtos. Todas as chamadas de clientes son importantes e deben ser atendidas de forma profesional.
O contido do correo electrónico que avisa aos clientes e colegas que tratan de comunicarse contigo vía correo electrónico debe ser consistente co contido da mensaxe de voz que saudará aos chamadores. Se está a usar Outlook 2010 e está conectado a través dun servidor de Microsoft Exchange, primeiro faga clic na pestana Ficheiro e, a continuación, faga clic na icona de respostas automáticas.
Isto comezará o proceso de creación dun correo electrónico temporal que se envíe a todos os que enviaron un correo electrónico mentres estea fóra da oficina. Envíase a resposta automática porque habilitou esta mensaxe temporal. Unha lista paso a paso de instrucións para crear este correo electrónico pódese ver aquí: Out of Office email para Outlook Exchange
Se non está conectado a través dun servidor de Microsoft Exchange, o proceso é lixeiramente diferente porque non hai ningunha icona de "respostas automáticas" nestes tipos de contas de correo electrónico. Unha guía paso a paso para crear este mesmo tipo de correo electrónico para usuarios que non sexan de Exchange pode consultarse aquí: Fóra de Office para todos os demais
O seguinte paso é crear o contido do correo electrónico que se enviará a todos os que lle envían correos electrónicos cando estea lonxe da oficina. Este correo electrónico debe comunicar canto tempo non estará fóra da oficina, como se pode alcanzar durante a súa ausencia (se é o caso) e quen está na empresa para contactar en vez de ti se non desexa que se alcance durante o tempo lonxe da oficina.
Exemplo:
Ola,
Grazas polo seu correo electrónico. Actualmente estou fóra da oficina e regresarei o luns 1 de decembro. Teré acceso limitado ao correo electrónico durante este tempo, de aí a miña resposta quizais un pouco atrasada. Se precisa asistencia inmediata, envíe un correo electrónico ao meu asistente, Barbara Colson. O seu enderezo de correo electrónico é bcolson@xyz.com.
Felices vacacións!
Shahira
Microsoft ofrece modelos e outros exemplos que se poden atopar aquí: modelos e exemplos de Office. Non esqueza desactivar esta mensaxe temporal cando volva á oficina, se non, calquera que o envíe por correo electrónico despois de que volva á oficina continuará recibindo esta mesma mensaxe.
Agora que creou o correo electrónico de saída, é fácil crear unha mensaxe de voz similar e constante que saiba a todos os seus chamadores. Use as mesmas palabras do correo electrónico, referencia a quen se debe contactar na súa ausencia e indicar cando regresará.
Para a mensaxe de voz, é necesario proporcionar o número de teléfono da persoa, no canto do seu enderezo de correo electrónico.
Exemplo:
Ola,
Chegas ao escritorio de Shahira Raineri. Escoite esta mensaxe enteira. Estarei fóra da oficina ata o luns 5 de xaneiro. Se precisa asistencia inmediata, chame ao meu asistente, Barb Colson. O seu número de teléfono é 212-555-xxxx.
Estou ansioso por falar contigo cando regrese. Grazas.