Moitos hoteis confiaron en sitios en liña RFP (Solicitude de Propostas), como Conventionplanit.com e sabrehotelrfp.com para promover a súa capacidade de reunións e servizos de conferencias. Tamén desenvolveron os seus propios formularios RFP en liña.
Non obstante, moitos planificadores son reacios a enviar o seu hotel RFP a través de motores de busca de terceiros. Moitos planificadores prefiren enviar as solicitudes das ofertas do hotel directamente ao hotel e aos centros de conferencias.
Que información está incluída nun hotel RFP?
Unha gran ferramenta para axudar aos planificadores a desenvolver os seus propios formularios para ofertas de hoteis e outras necesidades de eventos é o evento que aceptaron as ferramentas de intercambio de prácticas do Consello da Industria da Convención.
Os elementos básicos para un hotel RFP deberían incluír o seguinte:
- Información básica de contacto do solicitante (nome, título, organización, enderezo, teléfono, correo electrónico, etc.)
- Datas do evento (proporcione polo menos dúas opcións diferentes)
- Bloques de espazo necesarios (datas e números de cuartos)
- Solicitudes de sala de reunións (datas, tamaños de habitacións, cantidades)
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Requisitos de accesibilidade
- Requisitos de envío e recepción
- Outra información relevante
Aproveitando as ferramentas RFP
Ademais, a Global Business Travel Association (GBTA) ofrece aos seus membros unha ampla ferramenta RFP de hotel que os planificadores de eventos poden desexar.
Elementos do hotel RFP RFP inclúen o seguinte:
- Información xeral sobre as instalacións do hotel
- Información xeral sobre o solicitante de RFP
- Detalles do contrato de habitación de hóspedes
- Tamaño do espazo total de encontros dun hotel
- Número total de salas de reunións
- Tamaño do salón de baile ou sala de reunións máis grande do hotel
- Altura do teito para sala de salón ou sala de reunións máis grande
- O hotel ten instalado unha sala de xuntas permanente?
- Cantas persoas acollerá a sala de xuntanza?
- O hotel ten un espazo de exposición dedicado?
- Cal é o tamaño do espazo de exposición?
- Cal é a distancia ao centro de convencións da zona?
- Cal é o nome do centro de convencións?
- Cal é a porcentaxe de impostos sobre alimentos e bebidas?
- Cal é o porcentaxe do servizo de banquete?
- ¿Taxáronse os cargos por servizo de banquetes?
- O hotel ofrece servizos de audiovisuais (A / V) na súa casa?
- ¿O desconto do hotel ofrecerá nos servizos internos de A / V?
- Será que o hotel permita aos clientes traer fóra de vendedores A / V?
- Cantas salas de reunións contan con internet de alta velocidade sen fíos?
- Como poden as salas de reunións contén videoconferencia?
- ¿Hai unha tarifa por usar vendedores propios de A / V?
- O hotel acepta "tarxetas de reunión" corporativas para o pago?
- O hotel ofrece taxas de reunións?
Ademais, sería útil compartir coas vendas de hotel o tipo de evento que está hospedando. Isto proporcionaralle información sobre os obxectivos que pode ter a súa reunión.
A boa noticia sobre o traballo con hoteis é que a maioría debe ser bastante experimentado en xuntar eventos semellantes e un gran xestor de vendas ou restauración poderá compartir máis detalles con vostede sobre formas de axudar aos planificadores de eventos a cumprir os seus obxectivos.