Como dar un correo de voz profesional Saúdo para o teu departamento

A etiqueta empresarial de cumprimento de correo de voz

Se a súa empresa usa caixas de correo de voz por departamentos para chamadas entrantes, desexa gravar un servizo profesional de saúdo de voz de departamento de son. Este tipo de saúdo de voz é lixeiramente diferente ao saludo de correo de voz persoal que está asociado coa caixa de correo de voz dun individuo. Por exemplo, se o seu sistema telefónico permite que un grupo de extensións telefónicas se "agrupe" ao servizo de todas as chamadas de contabilidade xeral, todas as extensións do Departamento de Contabilidade pódense agrupar baixo a extensión xeral do Departamento de Contabilidade.

Cando o asistente automático transfire unha chamada a esa extensión, a seguinte extensión dispoñible recibirá a chamada. Se todas as extensións do Departamento de contabilidade están ocupadas ou non están dispoñibles, a chamada transferirase á caixa de correo de voz do departamento.

Opcións de saúdo de correo de voz

Dependendo do sistema telefónico que teña na túa empresa, pode haber opcións diferentes para o tipo de cumprimento de correo de voz que se lle permite compoñer. Estes inclúen:

• Saludo de correo de voz xeral
  O saludo de correo de voz xeral úsase como saúdo de correo de voz predeterminado se non se configura outro tipo de saúdo.
• Saludo de correo de voz interno
  Úsase para cumprimentar a xente que chama ao teu departamento desde a túa propia empresa (ou sexa, dende outra extensión). En xeral, isto só se aplica a grandes empresas.
• Saludo de correo de voz externo
  Este saúdo será xogado para persoas que chame desde fóra da túa empresa. O asistente automatizado do seu teléfono pode ter unha saúdo de empresa xeral que todos os chamadores externos escoitarán. Se o nome da súa empresa está mencionado nese saludo, non é necesario que volva dicir no saludo do departamento.

• Saludo de correo de voz temporal ou "fóra de oficina"
  O saúdo de correo de voz temporal ou fóra de oficina establécese cando o departamento enteiro non estará dispoñible durante un determinado período de tempo. Por exemplo, o departamento só ten persoal entre as 8:00 a.m. e as 5:00 p.m. ou hai unha reunión do departamento obrigatoria que elimina a todas as persoas de responder ao teléfono. A maioría dos sistemas de correo de voz permiten establecer unha data e hora de caducidade para que non teña que recordar desactivalo cando o seu departamento volva ás operacións normais.

• No salón de correo de voz (ocupado)
  Este saludo úsase para informar aos chamadores que o departamento está dispoñible pero ninguén pode chamar de inmediato porque todas as extensións no grupo de departamentos están ocupadas con outras persoas que chaman.

Elementos de bo departamento Salón de correo de voz

• Nome do departamento
• Declaración de que non pode chamar agora mesmo
• Invitación para deixar unha mensaxe
• Cando poden esperar unha chamada de retorno
• Opcións adicionais que están dispoñibles (por exemplo, "Prema a tecla de libra para volver a ...")
• Enderezo do sitio web se pode proporcionar información significativa
• Non máis de 20 a 25 segundos (regra de dedo)
• Non comece co "A túa chamada é moi importante para nós ..." saúdo. Esta frase está demasiado utilizada e adoita ser un "apagado" para os chamadores.
• Evite dar demasiada información e facer un saúdo excesivamente longo.

Boa saúdo de voz de voz de exemplo

• Chegou ao Departamento de Contabilidade. Todos os nosos representantes están ocupados ocupando outros chamadores. En vez de perder o seu valioso tempo de espera, desexamos devolver a súa chamada dentro de dous horarios comerciais. Se desexa volver ao menú anterior, prema estrela agora. En caso contrario, deixe-nos unha mensaxe detallada co seu nome e número. Despois de gravar a súa mensaxe, pode presionar a tecla de libra para máis opcións. Grazas por chamar.

• Chegou ao departamento de vendas en Operations Tech, Inc. Todos os nosos representantes de vendas están ocupados servindo a outros clientes, pero queremos que devolva a súa chamada o antes posible. Para obter información sobre prezos actuais ou para comprobar o estado da súa solicitude, visítenos na web. En caso contrario, deixe-nos unha mensaxe co seu nome e número despois do ton. Se desexa volver ao menú anterior, prema agora a tecla estrela.
• Chegou ao Departamento de Contabilidade de Operations Tech, Inc. O departamento está actualmente pechado. As nosas horas normais de operacións son de 8:00 a. M. A 5:00 p. De luns a venres. Estamos pechados os sábados e domingos. Podes presionar a tecla estrela en calquera momento para volver ao menú anterior. Se non, déixenos unha mensaxe co seu nome e número e devolveremos a súa chamada cando a oficina volve abrir. Pode colgar despois de deixar a súa mensaxe ou premer a tecla de libra para obter opcións adicionais. Grazas por chamar.

Saúdos de correo de voz incorrectos

• Chegou ao Departamento de Vendas. Déixanos unha mensaxe.
• Ola. Chegou ao Departamento de Contabilidade en XYZ.com. Todos os contadores atópanse actualmente nun encontro de departamento obrigatorio e ninguén está dispoñible para chamar. A túa chamada é moi importante para nós e desexamos que devolvas a túa chamada axiña que nos devolvemos. Non obstante, é o final do ano eo noso atraso de chamadas é moi longo. Se está a pedir que realice un pagamento nunha conta atrasada, asegúrese de nos dicir na súa mensaxe para que podamos chamalo de inmediato. En caso contrario, agarda o ton e déixanos unha mensaxe confidencial detallada.
• O departamento está pechado. Deixar unha mensaxe despois do ton.