Decidir: solicitude de proposta ou solicitude de cotización
Solicitude de proposta (RFP)
Utilízase unha RFP para servizos ou produtos complexos onde a calidade, o servizo ou o produto final xerado será diferente de cada provedor que estea respondendo.
Solicitude de cotización (RFQ)
Utilízase unha RFQ para mercadorías, servizos sinxelos ou pezas simples ou sinxelas con pouco ou ningún espazo para diferenciar o produto ou servizo entre os vendedores que responden. Os puntos de negociación poden incluír calendarios de entrega, opcións de envasado, etc.
Obxectivos dunha RFP ou RFQ
- Obteña propostas detalladas para evaluar a resposta dos vendedores para que se cumpran os mellores intereses da súa empresa en todas as frontes
- Aprovecha a natureza competitiva do proceso de selección do vendedor para negociar o mellor negocio posible
- Asegúrese de que se cumpran os intereses de todas as partes interesadas dentro da súa empresa e conséguese un consenso
- Coloca a túa empresa no control de todo o proceso de selección do vendedor e configura as regras de selección por diante
- Comeza a construír a colaboración entre vostede eo vendedor desde o principio
Seccións da Solicitude de Propostas ou Solicitude de Cotización
A RFP ou RFQ debería conter as seguintes seccións. Teña presente que cada documento será diferente dependendo do tipo de empresa e do produto que estea a procurar.
Adapte cada sección para as súas necesidades individuais.
- Detalles do envío
Prazos, enderezo postal da súa empresa, persoa de contacto para preguntas e aclaracións - Introdución e Resumo Executivo
Escribe esta sección por última vez despois de que remate o documento completo. Isto úsase para proporcionar aos vendedores potenciais un breve resumo da súa empresa e os requisitos para o seu produto ou servizo. - Visión xeral e fondo
Dalle unha breve descrición xeral do seu negocio, produtos e mercado para o que atender. Isto axudará aos vendedores potenciais a entender cales son os negocios que está a tratar de cubrir co proceso de selección do provedor. Ademais, proporcione información de fondo importante que beneficiará ao vendedor cando responda. - Especificacións detalladas
Esta debe ser a sección máis longa do documento. Para unha RFP, contén as medidas e os requisitos cualitativos que impulsarán a decisión de selección do provedor. Para unha RFQ esta sección debe proporcionar as medidas cuantitativas que estará a buscar na resposta do vendedor. O criterio de exemplo inclúe:- Debuxos de produtos
- Tolerancias de enxeñaría
- Niveis de servizo
- Fites
- Entregas e cronogramas
- Requisitos técnicos ou comerciais
- Funcionalidade de software
- Requisitos de hardware
- Asuncións e restricións
Calquera hipóteses e / ou restricións que os vendedores potenciais precisan ter en conta debe estar listado aquí. O feito de non ser directo e anticipado co vendedor abrirá a porta para a renegociación do acordo nunha data posterior e corre a posibilidade de estirar a relación que ten co vendedor. Os temas posibles inclúen gastos de viaxe, custos de actualización / modificación, dereitos de licenza, etc. - Termos e condicións
Calquera termo e condicións do contrato debe figurar para que o vendedor realice unha resposta xusta e honesta. Estes poden incluír opcións de financiamento, duración do contrato, opcións de renovación, garantías, penalidades de entrega, niveis de servizo, etc. - Criterios de selección
A sección final debe ser unha visión xeral dos criterios de selección que utilizará para tomar a súa decisión. Algunhas empresas prefiren manter esta información totalmente confidencial; mentres que outras empresas cren que isto axudará aos potenciais vendedores a concentrarse no que é importante para a súa empresa.
Distribuír a RFP / RFQ aos vendedores seleccionados
Finalmente, redacte unha carta de presentación e envíe dúas copias da súa RFP ou RFQ a cada un dos provedores que seleccionou do seu proceso de busca. Asegúrese de que se inclúa a información de contacto axeitada para proporcionar asistencia a calquera vendedor que o necesite.