Hai unha serie de diferentes programas de tarxetas de adquisición, algúns implican só o uso de provedores aprobados pola empresa, mentres que outros permiten que calquera vendedor sexa usado.
As compras realizadas por un empregado que utilizan tarxetas de adquisición xeralmente son pequenas e de baixo valor. Moitas reaccións negativas sobre programas de tarxeta de adquisición están específicamente dirixidas ao abuso da tarxeta por parte dos empregados. Non obstante, os beneficios dos programas de adquisición son moito maiores que os riscos e os custos implicados no funcionamento do programa.
Beneficios das tarxetas de adquisición
O goberno dos Estados Unidos descubriu que as compras con menos de 2500 dólares só comprendían o 2 por cento do gasto público total, pero representaban o 85 por cento das compras. Como os custos administrativos destas pequenas compras a miúdo superaban a gasto do dólar real, o uso de tarxetas de adquisición aumentou en moitos departamentos gobernamentais. Unha axencia gobernamental, o Departamento de Comercio, estimou que o uso de tarxetas de adquisición aforrou máis de 22 millóns de dólares ao ano en custos administrativos e na redución do tempo de procesamento de compra.
O uso das tarxetas permitiu que os departamentos de compras concentrasen os seus esforzos no 15 por cento do gasto total de adquisicións que representan o 98 por cento do gasto total.
Implementación de controis internos
O abuso de tarxetas de adquisición é noticia titular, pero moitas veces estes abusos, especialmente nos departamentos gobernamentais, adoitan ter un alto valor en dólares, pero moitas veces son menos da metade do por cento do gasto total.
Non obstante ocorre o abuso, pero pode controlarse aplicando controis internos axeitados para reducir os residuos e os abusos.
A dirección de xestión forte é crucial para un programa de tarxeta de adquisición exitoso. A administración debe definir claramente cales son os usos permitidos para a tarxeta e definir e impoñer as súas penas pola morosidade, fraude e abuso de pagamentos. Por suposto, os procedementos e recursos de back office deben estar en vigor para implementar os controis. Se non hai recursos suficientes para supervisar e xestionar abusos con tarxeta de adquisición, os abusos continuarán e aumentarán debido á falta de compromiso no programa polos seus usuarios.
Quen recibe unha tarxeta?
Outro negativo visto nos programas de tarxetas de adquisición é que as empresas pensan que precisan dar cartas a todos os seus empregados que fan compras. Este non é o caso; emitindo unha tarxeta de adquisición a quen se lle dá confianza. A empresa debe poder confiar no usuario da tarxeta, xa que de feito gastan o diñeiro da compañía . Debería haber un proceso de aprobación no lugar onde os empregados teñan que ser seleccionados, revisados e aprobados. Se un empregado ten un crédito malo, deberíanse dar unha tarxeta de adquisición de empresa?
Impoñendo límites de gastos
Como calquera tarxeta de crédito, debería haber un límite de crédito para o usuario.
As compañías de tarxetas de crédito dan aos seus titulares un límite baseado na súa capacidade de pagar. Para os titulares de tarxetas de adquisición, as empresas deberán dotar aos titulares dun límite de gasto adecuado á súa posición e ao seu probable gasto. Por exemplo, unha persoa empregada como analista de TI só pode ser obrigada a mercar tinta de impresora e periféricos de pequenas computadoras que só poden totalizar un par de cen dólares ao ano. O límite de gasto para este empregado debe reflectir isto e non recibir un límite de gastos manuais de 2.500 dólares que se lle pode dar a todo o persoal de TI. Os límites de gastos deben revisarse periódicamente para que se deba un nivel adecuado aos empregados en función da súa gasto real.