Ser o xefe
A maioría dos eventos son un esforzo conxunto entre varios departamentos diferentes, pero ao final, debe haber un líder para supervisar toda a produción. Cada persoa no equipo debe centrarse na súa especialidade e comprender a importancia dos seus límites. Identifícate como planificador principal desde o inicio do proxecto. Explique aos seus compañeiros de traballo a importancia do fluxo de información e ilustre o que acontece cando se ignoran os protocolos. Xa que ninguén quere ser responsable de crear un problema, explique as regras para o diálogo interno o primeiro día.
Organizar comités
O obxectivo aquí é atraer traballadores cuxas responsabilidades van intersectarse dalgunha forma. Por exemplo, o departamento de marketing debe estar no mesmo comité que o equipo de audiovisuais para garantir que todos os gráficos e logotipos se mostren correctamente. Crear equipos que, naturalmente, necesitan traballar xuntos eliminarán moitos correos electrónicos redundantes que tenden a perderse no shuffle.
Escolle un contacto de cada comité para informarche sobre a evolución recente.
Prazos
Publicar os prazos con antelación reducirá os niveis de estrés para todos os implicados. Pode reforzar o valor dos seus prazos creando un diagrama de fluxo que ilustre como se empregará o traballo de cada comisión para xuntar todo.
Os empregados xeralmente responden mellor cando saben que outro departamento agarda a súa resposta. Compartir esta información mantén o proceso transparente e enfatiza a responsabilidade sen usar unha acción negativa.
Manter os executivos informados
Un dos maiores erros que podes facer é traballar detrás de escena ata que estea listo para presentar ideas aos teus directivos executivos. Raramente, se hai algunha vez, entrarás no seu despacho e sae sen ter que cambiar algún aspecto do teu evento. Afástese esta frustración mediante unha reunión proactiva con eles a intervalos regulares durante o proceso de planificación. É moito máis doado facer cambios no medio do teu proxecto e non voltar ao final.
Póñase en contacto cos vendedores
Outro erro aparentemente inocente que pode ocorrer é a comunicación secundaria cos provedores . Sucede cando un compañeiro de traballo toma a iniciativa de contactar directamente a un provedor para compartir información sobre a planificación que non coñece. O resultado destas conversas laterais pode ter un grande impacto sobre como se xunta o evento. O único xeito de evitar isto é restrinxir que o vendedor non poida recibir ordes doutros empregados. Podería pensar que parece duro ao principio, pero vai durmir moito máis fácil sabendo que todos os fluxos de información a través de ti.
Actualizacións Proactivas
Sendo o planificador principal dun evento, cómpre compartir toda a información que reciba. Manteña un documento de planificación principal que contemple os detalles do evento e envíe actualizacións semanales a todos os membros da súa comisión. Mantén as comunicacións curtas e até o punto. Quere que todos len as notas nas súas actualizacións semanales de correo electrónico, pero se camiña incesantemente, perderá rapidamente a súa atención.
A xestión do fluxo de información dos teus eventos require os mesmos procedementos que as comunicacións interdepartamentais. Mantén a todos conscientes das súas responsabilidades e comparta actualizacións importantes con todas as partes implicadas. A diferenza fundamental é que es o director xeral do proxecto. O seu papel é xestionar todos os detalles que veñen e transformalos nunha visión compartida que satisfaga as necesidades de cada departamento.
A base do éxito é garantir que todos os fluxos de información na mesma dirección.