O vendedor producirá unha oferta en función da súa comprensión dos requisitos especificados na RFP, e as ofertas competidoras serán avaliadas para producir a selección do vendedor gañador ou unha lista breve de provedores que despois entregarán presentacións á empresa .
Definición do documento Solicitude de proposta
O documento RFP é crucial para obter un provedor que poida cumprir os requisitos comerciais dun cliente. Se o documento é defectuoso, xa sexa por requisitos ambiguos, por falta de requisitos ou por requisitos non razoables no vendedor , entón o proceso RFP levará a ofertas incompletas ou, nalgúns casos, non terá ningunha oferta. Os vendedores non están obrigados a presentar ofertas a cada RFP que reciban, e mesmo se puidesen cumprir os requisitos RFP, poden non ter a capacidade de entregar os requisitos de forma oportuna. O máis tarde atópase cando un cliente envía RFP a pequenos provedores que poden ser líderes no seu campo pero que non teñen os medios nin a capacidade para satisfacer as necesidades do cliente.
Cada RFP será diferente segundo os requisitos que se definiron e as necesidades específicas do cliente. Mesmo dentro da mesma empresa, un documento de RFP pode diferir en foco en función dos requisitos primarios. Para algúns RFP, o foco pode estar no prezo, mentres que outros poden centrarse nos tempos de entrega ou nos requisitos de calidade dos elementos necesarios.
Características específicas do documento RFP
Hai algunhas características do documento RFP que se requiren. Por exemplo, cada RFP debería ter unha data e hora específicas en que o cliente esixe que todos os potenciais provedores teñan presentado unha oferta. Se as ofertas se presentan despois desa data, deberíanse descartar. Se un vendedor non pode enviar unha oferta a tempo, isto podería indicar un posible problema coa organización e quizais os problemas de entrega.
Non obstante, o cliente debe proporcionar aos vendedores o tempo suficiente para enviar unha oferta. Se os requisitos son particularmente complexos, os vendedores poden necesitar reunir un equipo de resposta para descompoñer os requisitos en áreas que poden comprender e montar unha oferta. Se a liña de tempo definida na RFP é demasiado curta, as respostas poden correr e os vendedores poden estar adiviñando a complexidade do proxecto, en lugar de comprende-lo completamente. Isto levará a ofertas imprecisas e un proceso RFP perdido.
O documento RFP debe indicar o proceso se os provedores teñen preguntas adicionais sobre os requisitos especificados na RFP. Non se debe permitir que os vendedores chamen ao cliente porque isto pode levar a un vendedor a recibir información adicional que lles brinda unha vantaxe competitiva.
É mellor organizar unha conferencia para que os representantes de cada vendedor poidan facer e escoitar preguntas dirixidas ao cliente. Isto garante unha equidade no proceso de licitación.
Un documento RFP tamén debe especificar claramente o formato de resposta RFP dos provedores. Se isto non está claramente definido, enviaranse respostas en diferentes formatos e sería imposible comparar as ofertas do provedor. O formato de resposta debe identificar o que se require do vendedor en cada sección, como referencias, currículums de potenciais membros do equipo, un documento cos provedores que comprenda os requisitos e un formato para o prezo. Se cada vendedor adhírese ao formato de resposta correcto, fará máis fácil a comparación das ofertas.