Que facer antes de saír para as vacacións
Preparar a súa oficina antes de pechar as vacacións require unha preparación coidadosa. A mensaxe axeitada asegurarase de que os seus clientes, provedores e empregados poidan planificar o apagado, e iso significa que non terá que tratar moitas queixas enojadas antes e despois do descanso. Iso debería facerse cunha vacacións despreocupadas e un merecido descanso.
Aquí hai unha lista simple de pasos, desde a configuración das mensaxes desaparecidas para restaurar os termostatos, que fará que as vacacións sexan suaves e rendibles.
01 - Notificar aos empregados, clientes e vendedores
Pode notificarlle aos clientes a través do seu sitio web e a mensaxe automática do asistente no seu sistema telefónico.
Os vendedores (especialmente aqueles con horarios de entrega recurrentes) deben ser notificados por correo electrónico, teléfono ou correo postal regular.
02 - Notificar ao persoal ou servizos de seguridade
Notifique ao seu persoal de seguridade ou servizo de seguridade sobre as próximas datas de peche. Asegúrese de que os provedores de seguridade teñan unha lista de contactos de emerxencia actualizada que contén a información de contacto, incluídos os números de teléfono, para vostede e os seus empregados clave. Deberían saber a quen contactar se hai algún problema de seguridade aínda cando a oficina estea pechada para o negocio e quen estea autorizado a estar no edificio durante o apagado.
03 - Cambiar o Saludo Operador Automático
Unha semana ou dúas antes do peche, rexistre un saúdo asistente automático no seu sistema telefónico que explique que a oficina estará pechada durante un período prolongado. Inclúa a data na que vai pechar e cando espera volver abrir. Antes de saír, rexistre un segundo saúdo automatizado que faga fincapé cando volverá e, se é o caso, a quen os chamadores deben dirixir as consultas na súa ausencia.
Se prestas servizos de emerxencia, como calefacción e refrixeración, canalizacións ou outros servizos esenciais do cliente, asegúrate de informar aos teus chamadores sobre como chegar ao servizo de atención ao teu teléfono móbil ou en caso de emerxencia.
04 - Notifique o seu servizo de atención
Notifique o seu servizo de atención ás datas en que se pechará a oficina e actualizará a súa lista de contactos cos números de teléfono dos empregados que estarán por teléfono. Asegúrese de saber quen contactar en situacións específicas; Non quere que os xestores de alto nivel se avisen en caso de emisión, por exemplo.
05 - Cambiar os cumprimentos de correo de voz
Se o seu sistema telefónico permite aos empregados recibir chamadas externas nos seus escritorios, instrúe a rexistrar unha mensaxe "pechada para as vacacións" ou "saír do despacho" de correo de voz que lle outorga aos informantes detalles esenciais sobre a pechadura. Os empregados deben deixar saber aos cidadáns cando volverán á oficina e que facer se precisan asistencia inmediata mentres a oficina está pechada. Na maioría dos casos, non quere que os empregados outorgan información de contacto persoal.
06 - Reducir termostatos, desactivar equipos de oficina
Aforre enerxía e cartos axustando ou reprogramando os termostatos da oficina durante o apagado. Estarás sorprendido co aforro de custos que podes acumular, e pode ser unha boa oportunidade de PR; mostran que a súa empresa está comprometida coa preservación de recursos.
Tamén podes aforrar enerxía e cartos ao desactivar todos os equipos de oficina que non sexan esenciais, como luces de escritorio, copiadoras, impresoras e ordenadores.
07 - Servidores de backup
Se tes ordenadores e servidores, asegúrate de que o ciclo de copia de seguranza se execute correctamente antes e despois do apagado. Reduce a súa exposición a un desastre programando a súa copia de seguridade externo para unha recolleita precoz, en lugar de esperar a que a empresa volva a abrir. Esta é unha área onde quere ter instrucións claras para quen contactar en caso de problemas, así que asegúrese de que o seu servizo de atención está ben informado.
08 - Non apague
Hai algúns equipos de oficina que non debe desactivar, incluíndo:
- Máquinas de fax
- Sistema telefónico
- Servidores e sistemas de copia de seguridade
- Unidades de refrixeración
- Sistemas de seguridade