Cales son as opcións para configurar un sistema de condución para o meu negocio?
As forzas de emprego da compañía están facendo cada vez máis móbiles, con máis empregados dirixidos por empresas diariamente.
Tes dúas alternativas para o teu negocio : un programa de flota de automóbiles propiedade da compañía ou un programa de reembolso para os empregados que dirixen os seus propios coches.
Un programa de flota (automóbiles propiedade da empresa) é unha opción atractiva para os empresarios que necesitan proporcionar transporte para funcións específicas, como camións de servizo, furgonetas, vehículos de entrega ou aqueles con outros requisitos de equipos. O programa de flota permite o control e supervisión de empresas de cousas como o seguro e o mantemento do vehículo e a posibilidade de elixir as características do vehículo que a empresa considera importantes. Estes inclúen funcións como a marca corporativa, os elementos de seguridade e a telemática para obter información sobre o lugar onde se atopan os vehículos e están a seren conducidos.
Un programa de reembolso para os empregados que dirixen os seus propios coches é usado por empresas que non precisan vehículos ou camións especiais para os seus empregados, como as empresas de vendas e servizos.
O reembolso brinda flexibilidade e elección para os traballadores, require menos administración interna e non require custos por riba nin drenos en capital.
¿Que é importante para decidir que sistema usar?
Independentemente do modelo: a flota ou o reembolso, cómpre reembolsar aos empregados correctamente para o uso comercial asociado cos seus vehículos ou afrontar as consecuencias, como auditorías IRS custosas ou, peor, demandas de acción en clase .
Para un programa de flota, pregúntese o obxectivo principal do programa (como beneficio) dun empregado ou para proporcionar as necesidades de transporte da súa empresa. Se o seu principal obxectivo é proporcionar unha ferramenta de negocios, debería permitir-lle reducir os custos da flota recuperando os custos asociados co uso persoal dos vehículos dos empregados.
Con un programa de reembolso, pode optar por un subsidio de coche plano, por programa de centavos por milla ou pola taxa de quilometraxe IRS estándar para reembolsar aos seus traballadores. Pero estas tres opcións poden causar que as empresas perdan miles de dólares por empregado cada ano porque non teñen en conta exactamente os custos dos condutores individuais, como a variación dos prezos do gas e a cantidade de millas impulsadas.
¿Que é FAVR e por que é a mellor alternativa para o reembolso de quilometraxe?
FAVR é un procedemento de ingresos IRS que reembolsa aos empregados sen impostos por custos fixos e variables asociados á condución para empresas. Os custos fixos poden incluír taxas de seguro, licenza e rexistros, mentres que os custos variables inclúen o combustible eo mantemento.
FAVR é a solución de reembolso máis precisa porque proporciona un reembolso personalizado a cada empregado móbil baseado nos custos locais e no quilometraxe de negocios, que pode variar mes a mes.
Pero, rexistrar con precisión todos os custos fixos e variables pode ser complexo de administrar, razón pola cal a maioría dos empresarios non o usan.
Moitos empresarios optan, en cambio, por un réxime de vehículos máis sinxelo como un enfoque "de tamaño único" (500 dólares ao mes por empregado, por exemplo). Pero este método non ten en conta o feito de que non hai dúas viaxes comerciais, polo que non se debe reembolsar a dous traballadores a mesma cantidade. Un reembolso por programa de centavos por milla é máis xusto pero aínda non é preciso.
Por que a taxa de quilometraxe estándar do IRS non é a mellor alternativa?
A maioría das empresas utilizan a taxa de quilometraxe do negocio do IRS para calcular o que debe reembolsar cada empregado individual. Pero a taxa do IRS non é unha taxa de reembolso obrigatoria porque está baseada nos custos medios nacionais de operar un vehículo durante o ano anterior .
A tarifa do IRS é unha media de custos en tempo real utilizando datos de anos anteriores e non unha taxa de reembolso real. Os empregados poderían gastar máis en viaxes que se reembolsan ou poderían ser reembolsados excesivamente se caeron os prezos do gas e non se faría ningún axuste no que se pague porque se baseou nos números do ano pasado.
¿Que é a maioría das empresas que se equivocan cando se trata de dereitos de coche planos fronte ao reembolso?
As tarifas de vehículos planos non son xustas cando se trata de reembolsar aos empregados que viven en diferentes lugares. Por exemplo, un funcionario pode vivir nunha zona onde os prezos do gas son 12 centavos máis baratos que os prezos na próxima cidade sobre onde vive outro empregado. Ademais, os custos fixos das viaxes de negocios , como o prezo das primas e os impostos do seguro de automóbiles, difieren considerablemente pola situación.
Outros custos de condución tamén varían. Por exemplo, as primas do seguro de automóbiles varían moito por estado, desde $ 825 en Charlotte, Carolina do Norte ata $ 3,150 en Detroit, Michigan. Os impostos para a mesma residencia de $ 21,000 custaron $ 249 en Nevada, pero poden custar ata $ 1,689 en Rhode Island. Os custos de reparación anuais non son os mesmos en todos os estados, nin a media de 393 dólares en Nova Jersey pero só $ 270 en Vermont. Pagar a mesma tarifa plana aos empregados que viven en diferentes lugares ignora completamente estas varianzas.
Debido a que as indemnizacións de automóbiles son tratadas como compensación, tamén son suxeitos a impostos tanto ao empresario que paga os impostos de FICA ( impostos de Seguridade Social e Medicare) eo empregado que paga tanto FICA como os impostos á renda. Isto significa que a compañía paga o importe do importe do coche máis a contribución fiscal FICA asociada, mentres que o empregado leva a casa o importe do subsidio do automóbil, menos os impostos sobre a renda ea súa contribución FICA. Nun modo de reembolso libre de impostos, como FAVR, o empregado "leva a casa" exactamente o importe que o empresario reembolsa.
¿Que erros fan as empresas ao cobrar polo uso persoal dun vehículo de flota?
Algúns empresarios permiten que os seus empregados utilicen vehículos de flota de propiedade da compañía como un impulso para o seu uso persoal de condución. Non obstante, estariades sorprendido de cantas empresas non se dan conta de que este uso persoal está suxeito ao emprego. As empresas tampouco teñen unha boa forma de calcular o importe que debe cobrar a cada condutor por este beneficio tributável.
Moitas veces, as organizacións simplemente cobran un importe fixo para cubrir o uso persoal en todos os seus condutores, independentemente de cantas millas persoais dirixen. Isto pode resultar ser unha gran vantaxe monetaria para os empregados que utilizan vehículos de flota moito máis para o seu uso persoal. Pero os empregados que dirixen vehículos de flota estrictamente para o seu uso comercial e manteñen os seus propios vehículos para uso persoal fóra das condicións de traballo poden ser inxustamente excarcelados.
Que pasa se unha empresa non reembolsa con precisión os seus empregados?
O reembolso imprevisto dos traballadores por gastos de condución relacionados cos negocios custa moitas empresas miles de dólares cada ano (uns 3.000 dólares por empregado cada ano, calculado por Motus). Non obstante, isto non é nada comparado cos custos das demandas de acción de clase. Nos últimos anos, os traballadores procesaron con éxito os seus empregados por ata $ 7 millóns de dólares para compensar prácticas de reembolso pouco axeitadas. No estado de California, estas demandas están rapidamente converténdose na regra, e non a excepción, porque a sección 2802 do Código Laboral de California é particularmente estrita.
O código de California asegura que "O empresario deberá indemnizar [manter inofensivo] ao seu empregado por todos os gastos ou perdas necesarios que incurra o empregado en consecuencia directa do cumprimento das súas funcións". Isto foi comunmente interpretado polos empresarios como limitado aos custos dos equipos ou ferramentas empregados no traballo, pero agora está a ser usado cada vez máis en casos de reembolso por quilometraxe (Radio Shack e Toys "R" Us exemplo).
Os programas de flota tamén teñen o seu propio desafío cando se trata de cobrar con precisión os empregados para o uso persoal destes vehículos. O uso persoal dos vehículos da empresa debe ser documentado de forma adecuada e os empregados serán cargados de volta para uso persoal. A quilometraxe persoal que non se informa pon a empresas en risco de auditorías IRS custosas e pode custar á compañía perdas de cargo perdidas.
Cales son algúns recursos que poden axudar o meu negocio?
A súa empresa pode utilizar a mesma tecnoloxía que habilita o novo lugar de traballo dixital para rastrexar os seus gastos de quilometraxe de negocios. Aquí tes algúns exemplos:
- Dispositivos intelixentes habilitados para GPS para recoller e almacenar información sobre viaxes comerciais dos empregados
- Aplicacións móbiles para automatizar o rastrexo de quilometraxe dos empregados e contar con precisión o negocio exacto, o desvío e as millas persoais de cada empregado.
Co dereito das aplicacións móbiles e da plataforma de software, pode eliminar as tarefas manuais para que os controladores aumenten a produtividade, reduzan os custos e aseguren o cumprimento do IRS, todo ao mesmo tempo que adquire información sobre os comportamentos de conducción e a eficiencia da forza de traballo móbil.