Cierre de vacacións para oficinas: Notificar aos empregados, clientes e vendedores
Asegúrese de notificar aos interesados clave da súa empresa polo menos dúas a catro semanas antes de tempo. Os empregados poden ser notificados / recordados mediante unha inserción no seu cheque de pagamento. Os clientes poden ser notificados no seu sitio web e a través da súa mensaxe de asistente automático no seu sistema telefónico. Os vendedores (especialmente aqueles con horarios de entrega recurrentes) poden ser notificados por correo electrónico ou correo postal regular.
Notificar ao persoal / servizo de seguridade
Envíe unha nota ao seu persoal de seguridade ou servizo de seguridade que lles notifique as datas de peche. Asegúrese de que a súa lista de contactos de emerxencia estea actualizada cos números de teléfono empregados clave.
Cambiar saúdo de operador automático
Programe a súa saúdo asistente automático no seu sistema telefónico para reflectir que a oficina pechou. Asegúrese de que tamén indique cando volverá a abrir a oficina. Se prestas servizos de emerxencia (por exemplo, calefacción e refrixeración, fontanería, etc.) asegúrate de informar aos teus chamadores sobre como chegar ao servizo de atención ao teu teléfono móbil durante o apagado.
Notificar o servizo de atención
Se usa un servizo de contestador asegúrese de notificarlles as datas en que se pechará a oficina e asegurarse de que a súa lista de contactos estea actualizada cos números de teléfono dos empregados que estarán por teléfono.
Cambiar os cumprimentos de correo de voz e crear correos electrónicos de resposta automática
Se o seu sistema telefónico permite que as chamadas externas se dirixan directamente ás escritorios dos seus empregados, entón cómpre asegurarse de que utilicen un saúdo de correo de voz temporal ou "Out of Office" que permita que o chamador saiba que non están na oficina.
Os seus empregados tamén deberían avisar ao seu interlocutor cando regresarán eo que deben facer se precisan asistencia inmediata mentres a oficina está pechada para as vacacións. Adicionalmente, asegúrese de crear unha autoría de correo electrónico de fóra de oficina .
Reducir o termostato
Aforre algo de enerxía e un pouco de diñeiro fixando (ou reprogramando) o termostato da oficina durante o apagado.
Servidores de copia de seguridade
Se ten computadores e servidores críticos, asegúrese de que o ciclo de copia de seguridade se execute correctamente antes e despois do apagado. Reduce a súa exposición a un desastre programando a súa copia de seguridade externo para unha recollida precoz no canto de agardar despois de finalizar a parada de vacacións.
Desactivar equipos de oficina
- Luces de escritorio
- Copiadoras
- Calculadoras
- Luces traseiras
- Trituradoras
Desactivar ordenadores e periféricos
- Ordenador
- Monitor
- Escáner
- Impresora
Non apague
- Máquinas de fax
- Sistema de teléfono
- Servidor de ordenadores
- Quentadores / Luces para tanques de peixes tropicais