Vendedores de planificación de festas Cada evento Prol debería saber

by Rob Hard

Os mellores planificadores de eventos mantéñense actualizados con lugares de eventos de moda na súa área de hoteis a resorts para restaurantes . O máis importante é que establecen relacións de traballo boas e incluso amigables coa xestión das vendas e hostalería nos locais, xa que ambos axudarán a facer ou romper un evento. Estas relacións serán tamén valiosas para os eventos futuros e esperamos que o seu traballo sexa máis fácil de realizar.

Na mesma liña, cada planificador de eventos (independente ou contratado como planificador de reunións nunha organización) debería ter unha rede persoal de empresas de provedores e provedores de eventos de confianza que se poidan contratar para varios eventos.

Non só esa rede reducirá o tempo dedicado á procura destes contratistas, pero o planificador de eventos aprenderá a traballar coas empresas e os individuos para obter o mellor servizo para os seus clientes. Ao final, a creación de redes é moi importante na industria das reunións e eventos.

Cando se trata de referencias, a súa rede (ou a falta dela) pode significar a diferenza entre desembarcar un emprego e asistirlo á competencia. Aquí están os provedores de servizos de eventos, provedores e contratantes que cada gran planificador de eventos debería ter na súa rede.

01 - Destination Management Company (DMC)

Unha empresa de xestión de destinos (DMC) pode aparecer na superficie para ser un competidor dun planificador de eventos locais, dado o seu foco no mantemento das relacións con todos os locais e servizos de hospital, pero en realidade poden ser socios excelentes para os planificadores de eventos.

Ao planificar eventos fóra da cidade ou fóra da súa área de especialización, un bo DMC pode converterse no seu mellor amigo e próximo aliado. As súas relacións e amplos coñecementos locais adoitan abarcar todos os aspectos da planificación do evento. Normalmente, os DMC son contratados para axudar a planificar e executar todas as actividades fóra do local e noite.

02 - Consultor de comunicacións

Unha enorme cantidade de información debe comunicarse a clientes e invitados, pero moitos planificadores de eventos non teñen a experiencia exclusiva para producir todos os materiais de comunicación como invitacións, axendas, material de conferencia, etc.

Un consultor de comunicacións axudará a crear materiais de modelo que seguen a etiqueta e os formatos adecuados para cada tipo de ferramenta de comunicación.

Traballando con escritores e deseñadores gráficos (ou realizando estas responsabilidades directamente), esta persoa asegurarase de que os materiais incorporen o tema do evento, as mensaxes e os estándares de marca do cliente. Ata poden axudar na produción e impresión destes materiais.

03 - Deseño de artigos de papelería

O evento máis íntimo, máis flexibilidade co estilo de materiais en papel que se pode usar. As tendas de papelería locais ou en liña teñen opcións incribles, e a maioría dos papeis hoxe en día pódense imprimir usando unha impresora inxección de tinta que pode engadir custos de aforro.

Tenta traballar co propietario da tenda. El ou ela debe inventariar centos de estilos directamente na tenda (e ter a capacidade de encargar materiais personalizados cando sexa necesario). Un deseñador de artigos de papelería fará suxestións e axuda a palabras e imprimirá tamén os teus materiais.

Consello inmóbil: ademais de artigos de papelería máis clásicos ou tradicionais e invitacións, asegúrese de que o inventario inclúa tamén outras opcións máis únicas.

04 - Distribuidor de produtos promocionais

Unha das regras de calquera evento é nunca deixar que un invitado vaia a casa con mans baleiras. Independentemente de se está a planear unha reunión de cliente, un seminario, unha conferencia, unha feira, unha viaxe de incentivo ou similar, unha cousa segue sendo común: os seus convidados deberían recibir e levar a casa un elemento de agasallo relevante.

O contacto dos seus produtos promocionais debe proporcionarlle acceso a emblemas, notas, plumas, lapis, roupa, premios e calquera outro elemento que vostede ou o seu cliente poidan estar interesados en dar aos que asisten ao seu programa.

Consello: sempre é mellor escoller presentes que reflicten a imaxe / marca da organización de hospedaxe. Cando sexa apropiado, quizais teñas a capacidade de marcar certos elementos co logotipo da empresa ou da asociación.

05 - Fotógrafo

Este é un elemento orzamento que moitos clientes desexan evitar, pero un excelente fotógrafo capturará a esencia dun evento ou programas de varios días e dará aos invitados unha lembranza. Ter uns poucos grandes fotógrafos na túa rede pode ser especialmente inestimable cando estea contratado para planificar un evento máis persoal como unha voda.

O fotógrafo tamén debe manter unha rede de recursos como a produción de video, técnicos de A / V e outros fotógrafos. O fotógrafo que encarna coñecementos técnicos con expertos en marketing é quen queres na túa rede. El ou ela vai entender a arte e as razóns comerciais para calquera evento.

06 - Catering privado

Non todos os eventos teñen lugar nun hotel ou restaurante onde os servizos de catering son subministrados automaticamente. As reunións internas e os eventos son moitas veces planificadas nas propias organizacións, e se ordena e entregue catering. Algúns dos lugares de eventos máis exclusivos como galerías de arte, edificios emblemáticos ou incluso parques fermosos tamén requiren servizos privados de restauración.

Un restaurante pode ter o seu propio restaurante, banquetes ou tenda. Ademais de ofrecer unha variedade de elementos de menú que apelarán a experiencias gastronómicas xerais ou étnicas, el ou ela debe ofrecer opcións incribles para o almorzo, o xantar, as pausas e / ou a cea.

07 - Tenda de viños Propietario / Sommelier

Probablemente o seu proveedor atenderá as necesidades de bar do seu evento, pero un planificador de eventos terá os seus propios motivos para incluír un experto en viño na súa rede.

Un bo propietario da tenda de viños pode proporcionar inventario (para agasallos de consumo ou agasallo) como recurso directo para festas privadas, pero o máis importante é que este sommelier pode axudar a educar o planificador sobre o viño.

Consello de viño: Para obter un extra engadido, estableza unha relación directa co propietario da tenda de viños para enviar o inventario directamente aos seus clientes e incluír unha nota persoal.

08 - Chocolatier

Similar a unha tenda de viños, un gran chocolate pode realmente facer que un planificador de eventos pareza bo. Todo o mundo adora ganaches e trufas feitas a man.

Se pode, traballa cun chocolatero local que usa todos os ingredientes frescos, pero hai moitos fabricantes de chocolate gourmet que se enviarán directamente ao seu evento. MarieBelle Nova York crea bombóns moi ben presentados.

Consellos de chocolate: se realmente desexa obter fantasía, un gran chocolate pode incluír unha imaxe personalizada encima dos chocolates ou incluso crear unha escultura de chocolate ou unha peza central. Tampouco é unha mala idea pedir ao seu contacto que manteña as súas tarxetas de visita persoais na tenda para o envío personalizado aos clientes.

09 - Florista

Grandes arranxos florais engadirán cor, sofisticación e perfume a unha sala. Moitos eventos incorporarán arranxos florais como parte da decoración do evento, como centrais de mesa.

Un bo florista ofrecerá varias ideas que abordan o tema, as cores e o orzamento para o seu evento. El tamén lle aconsella cales son as flores que mellorarán a duración ea temperatura do seu evento (por exemplo, eventos ao aire libre) e a tempada.

10 - Provedor de aluguer de festas

Aínda que a maioría dos locais manterán as relacións directamente con unha empresa de subministración de alugueres de festa, é útil que os planificadores de eventos teñan a súa propia relación con provedores de aluguer de partes fiables.

Un gran evento pode incorporar calquera número de elementos para decoración, roupa, pisos, iluminación, equipos audiovisuais, louza, cristais, accesorios, tendas, etc. Unha boa empresa de aluguer de festas ofrecerá todo isto e máis. O provedor do aluguer do partido tamén pode ser un gran recurso para axudar a pensar nas mellores formas de apoiar o tema do teu evento.

11 - Oficina de Convencións e Visitantes (CVB)

Un gabinete de convencións e visitantes (CVB) proporcionará información valiosa sobre o destino do evento, os seus servizos e instalacións. Un CVB vai aforrar tempo e enerxía para calquera planificador de reunións cando se precise investigar servizos locais. Algunhas CVB incluso ofrecen ferramentas en liña para os planificadores para solicitar información dos hoteis participantes e outros servizos e locais.

A CVB encárgase de promover o destino local e xeralmente pode proporcionar información sobre o historial e as características únicas dun destino. Os planificadores de eventos deberán dirixirse á CVB e ao seu persoal como un recurso para obter información detallada sobre viaxes e turismo locais.