Pasos para atopar o lugar perfecto
Supoñendo que xa identificou o tipo de evento que está a planear e o seu propósito, hai que considerar moitos outros factores xa que comeza o proceso de selección do propio recinto.
A seguinte folla de ruta axudará a guiarlle os pasos na elección do espazo perfecto do evento.
Identifica o teu público obxectivo e coñece a túa lista de invitados
Cando se planifique un lugar para un evento, unha das informacións máis importantes que debes saber é quen serán os teus convidados e cantas esperades asistir. Aínda que o tipo de evento certamente vai informar a elección do lugar, un dos maiores factores limitantes para un espazo de eventos é a súa capacidade. Asegúrese de que coñeza polo menos unha estimación precisa (pode ser un intervalo) do número de invitados, xa que isto limitará inmediatamente as opcións do seu local. Tamén debes considerar o teu público. Asegúrese de que o lugar non só reflicte o propio evento senón os gustos e expectativas dos invitados.
Identificar as datas do evento
Comprobe o seu calendario porque a sincronización influirá en moitas decisións, incluído o seu lugar de elección. Despois da súa lista de convidados, a data do seu evento será o seguinte factor limitante.
Dependendo do tipo de evento que estea a planear, pode que teña que ser flexible coa data do evento para obter o lugar que desexa ou terá que ser flexible coa opción do lugar para obter a data que desexe. Debería comezar a planificación do local sabendo onde vostede ou o cliente son flexibles.
Aquí tes algunhas preguntas a considerar:
- Cando os teus convidados probablemente estean dispoñibles para asistir segundo os seus horarios?
- Que lugares teñen o espazo adecuado e dispoñible para eses tempos?
- Cando é o mellor momento para que o seu equipo de xestión realice o evento?
Calcula o teu orzamento
Cun orzamento de composición aberta, calquera pode planificar un gran evento e ter unha selección infinita de opcións de lugar. Pero o máis probable é que os seus recursos financeiros sexan limitados e debes ter en conta desde o inicio do que son as túas limitacións financeiras, mesmo se o orzamento do evento é unha estimación ou intervalo simple. Un planificador de eventos sempre pode planificar un gran evento dentro dun orzamento razoable.
- Os espazos locais están dentro dos parámetros orzamentarios dos gastos espaciais, técnicos e de restauración?
- Xa negociou unha taxa favorable para os servizos e demostrou o valor do seu papel?
- ¿Permiteches flexibilidade no teu orzamento en caso de que os gastos de liña de liña superen o plan?
Alcance a diferentes lugares
Unha vez que se restrinxen os números das listas de convidados e as posibles datas de eventos, é importante identificar os lugares onde se pode realizar o evento. Os hoteis e os centros de eventos ou conferencias son algúns dos espazos de eventos máis populares para eventos corporativos e recepcións de vodas, pero non son as únicas opcións.
Este é un momento para ser creativo no teu pensamento. Considere o seguinte:
- Con base no tema da túa reunión, ¿en que conseguen as tres mellores situacións?
- Onde os teus invitados preferirán asistir a esta reunión?
- Cal será o máis conveniente para os teus convidados?
- Ademais dun hotel, que lugares inesperados poderían aumentar a taxa de RSVP?
Atopa o tipo correcto do espazo do evento
O lugar que elixes debe ter un espazo adecuado para o tipo de evento que estás planeando. Será que o teu evento requira unha pista de baile? Necesitarás un sistema de PA? Que tal un podio de altofalante ou unha pantalla de proxector? Que tipo de configuración da táboa necesitas? Ademais de considerar estes tipos de preguntas, aquí tes algunhas das principais preguntas de planificación do lugar para preguntarte:
- O lugar do evento cumpre os criterios especiais do seu programa ou evento?
- O local pode acomodar a súa produción, entretemento, A / V, son e outras necesidades técnicas?
- A condición da instalación reflicte os altos estándares da túa organización?
Considere os servizos e restricións do lugar
Ademais de atopar o tipo correcto de espazo do evento, quererá consultar os tipos de outros servizos que ofrece o local e decidir o seu valor para o seu evento. Algúns lugares tamén terán unha lista de provedores preferidos desde a que deberás traballar para atopar vendedores ou provedores para outros servizos. Outros lugares teñen restricións á decoración ou a outros aspectos do propio evento. Algunhas preguntas a preguntar inclúen:
- ¿Este local ofrece boas opcións de aparcadoiro ou aparcacoches?
- Será que este lugar ofrece seguridade?
- ¿Este local ofrece servizos adicionais como catering, arranxos florais, roupa de cama e mesa, etc.?
- Este local ten unha tripulación de instalación e limpeza?
- Será que este lugar restrinxa o resto dos vendedores con quen traballa?
- ¿O lugar ten mínimos de comida e bebida?
Considero a reputación do lugar
A reputación dun servizo para o servizo é fundamental. Esta é a miúdo a diferenza entre manter un bo evento e producir un gran evento. A forma en que un lugar xestione as súas instalacións, persoal e clientes sempre será recordado. Para ter sentido para o valor da reputación dun lugar, considere estas preguntas:
- Cal é o mandato do xestor de conferencias, director de catering ou xefe executivo?
- Será que a xestión tratalo como un cliente VIP ou como un dos múltiples programas?
- ¿Canto a flexibilidade é o lugar que estás disposto a estendelo?
- ¿Teñen testemuños ou comentarios dispoñibles?
- ¿O local ofrece fotografías de eventos similares ao teu?
Programe unha visita ao lugar
A menos que a loxística e o tempo o impidan de forma absoluta, todos os planificadores de eventos deben realizar unha inspección do sitio antes de contratar calquera lugar. As imaxes poden ser moi útiles, pero hai moitos aspectos que só se poden avaliar en persoa. Solicite un percorrido polo salón, incluído todo desde o aparcamento ata a entrada e o espazo do evento ata os cuartos de baño. Estarás feliz de que o fas.
Incorporar preferencias de clientes
Ao final do día, os planificadores de eventos deben presentar as súas recomendacións para o seu cliente (sexa un cliente interno, como executivos de empresas ou de xestión ou un cliente externo) e obter aprobacións. A única pregunta que se fará ao cliente durante a fase de planificación do local será que o cliente aprobe a miña (s) recomendación (s)? Para poder responder a esa pregunta con certa confianza, debes asegurarte de que entendes as expectativas e preferencias do cliente desde o principio.