Na maioría dos estados, a maior cantidade de queixas dos consumidores, penas de comisión e suspensións e revocacións de licenzas están relacionadas coa xestión da propiedade . Non é que aqueles licenciatarios que realicen xestión de propiedade sexan mudos.
É que é un negocio moi transaccional intensivo. Mentres un axente medio pode facer unha ducia de transaccións de venda ao ano cun contrato de compra e documentos relacionados, o xestor de propiedades medio pode facer centos de pequenas transaccións.
O feito de que sexan máis pequenos non fai que as transaccións sexan menos importantes e non reduce o risco que supón facelo. Como xestor de propiedades, está contratando cun propietario para comercializar e alugar os seus bens, recoller as rendas e remitilos ao propietario e xestionar a propiedade, desde o mantemento ata a aplicación das normas do inquilino.
Ao facelo, está tramitando cos propietarios, inquilinos, compañías de reparación, publicidade, contratistas e outros. Todas e cada unha destas transaccións introduce algún risco para o seu negocio. Non é necesariamente moito risco en cada caso, pero é acumulativo.
As funcións financeiras son de lonxe o máis susceptible de xerar problemas para o corredor.
As funcións financeiras implican:
- a función de marketing e financeira require rexistros de gastos e ingresos, así como rexistros fiscais, facturas publicitarias e moito máis,
- A xestión do inquilino implica rexistros de todas as súas solicitudes, o historial de pagamentos de aluguer e as infraccións de regras e
- Mantemento e reparación das instalacións requiren horarios de mantemento, rexistros de reparación para a garantía e rexistros de persoal e subcontratistas.
O compoñente de xestión de risco é, por suposto, moi importante. Un gran desastre pode ameazar económicamente a supervivencia da propiedade. Os rexistros gardados son unha parte deste, xa que calquera acción xudicial tomada por outros pode ser frustrada se hai rexistros detallados que refutan as súas reivindicacións.
Unha parte da xestión de riscos é a determinación do risco fronte á recompensa. Un bo exemplo é unha bañeira de hidromasaxe ou unha piscina na propiedade. O xestor de propiedades e o propietario deben equilibrar o valor do pool cos riscos incorridos. Cando se identifica un risco como este, hai tres maneiras nas que se pode abordar:
1. Evitación : pódese tomar a decisión de eliminar a bañeira de hidromasaxe ou piscina, xa que os ingresos adicionais de aluguer non valen o custo do seguro nin os riscos ocasionados.
2. Control : se se conserva a bañeira de hidromasaxe, quizais se instalaría un bloqueo e malla codificados para evitar os nenos máis pequenos.
3. Transferencia de risco : a forma máis prevalente de xestionar o risco é adquirir seguros para transferir o risco á aseguradora.
O xestor de propiedades exitoso planificará problemas, manterá excelentes ficheiros e rexistros de cada actividade e avaliará continuamente estas funcións para determinar se o cambio é necesario.
Documentos e correos electrónicos
En moitos estados, só tes que manter rexistros de transaccións durante seis anos.
Non obstante, é aconsellable que os manteña máis tempo, especialmente se se lle permite facer isto en formato electrónico. Pode apostar que se algunha das partes pode ter unha reclamación, alguén que queira demandalo por algo fai seis anos e dez días aínda terá as súas copias de documentos. É moito máis difícil suplicar o caso se xa destruíches as túas copias.
Cando se trata de enviar un correo electrónico, calquera acción xudicial que implique un préstamo garantido federalmente (case todos os nosos negocios residenciais) pode obrigalo a xerar correos electrónicos relacionados coa transacción e as comunicacións co seu cliente / cliente. Existen numerosas formas e produtos de software para gardar correos electrónicos relacionados, pero lea algúns dos artigos aquí sobre Evernote, unha solución por moitos motivos. Vexa como xestionar o correo electrónico usando Evernote e os seus arquivos de Gmail.
Modifícaa para adaptalo á túa solución de correo electrónico.
- Configure o reenvío automático en Gmail de todos os correos electrónicos a ou desde o cliente / cliente.
- Entran nun caderno de notas en Evernote para a transacción.
- Un par de semanas despois do seu peche, elimina todos eses correos electrónicos en Evernote e impríbeos de forma cronolóxica a un arquivo PDF.
Dado que os ficheiros PDF poden buscarse, pode extraer rapidamente calquera correo que alguén queira que queira con palabras clave. Funciona bastante ben.