A forma como cumprimento un cliente por teléfono é importante para o seu negocio
Os sofisticados sistemas telefónicos de hoxe poden facilitar as cousas para as empresas que teñen un gran volume de chamadas, pero estes mesmos sistemas a miúdo son frustrantes para os chamadores que só queren falar con unha persoa.
Cando finalmente os clientes chegan a un membro do seu persoal, é fundamental que a persoa que responda o teléfono trate aos que chaman coa máxima cortesía. Basta pór: trata aos teus chamadores de maneira que queres ser tratado nunha chamada de negocios.
Abaixo amósanse algúns puntos clave a seguir cando se realizan interaccións telefónicas profesionais que o axudarán e os seus empregados a crear unha cultura de teléfono comercial na súa empresa.
01 - Transferencia de chamadas
02 - Colocar un chamador en espera
Cando un chamador está en espera, hai un minuto para sempre, non importa o agradable que sexa a música da súa empresa. Tente esperar por unha pausa na conversa antes de dicir aos chamadores que os estea en espera, é dicir, evite interromper as chamadas se é posible. Asegúrese de que entendan por que os está agardando, e sexa veraz sobre o tempo que pode levar. Pide disculpas polas molestias e, se non poden manter, é mellor que volva chamar de volta en lugar de pedirlle que che chamen de novo. E intente ser empático para o que chama; Ninguén lle gusta ser posto en espera, así que sexa tan educado como a situación permite.
03 - Finalización dunha chamada
Hai varias razóns polas que pode ter que finalizar unha chamada antes de que o chamador estea listo. Se un interlocutor é abusivo ou usa un idioma rudo ou ameazante, non necesita tolerar tal comportamento. Dígalles que está terminando a chamada por mor do seu idioma ofensivo, pero non se involucrar en insultos ou adiante e cara atrás. Asegúrese de informar de tales chamadas ao seu supervisor.
Se precisa rematar unha chamada porque un chamador simplemente é longa (o que adoita ser o caso), agarda unha pausa e intente poñer fin ás cousas educadamente. Podes dicir algo parecido: "Foi encantador falar contigo, pero teño que facer outra chamada agora". Pregunta se o interlocutor teña outras preguntas antes de deixar que a persoa pase, pero teña claro que está rematando a chamada.
04 - Creación de cumprimentos individuais de correo de voz
Un saúdo de correo de voz é unha declaración de quen es e que valora a súa empresa. Un saúdo de voz de voz breve e brusco non crea unha boa primeira impresión, e un saúdo longo e desenfreado frustra aos chamadores. Intenta chegar ao punto de forma eficiente: indique quen es, o nome da empresa e por que non pode responder a chamada (fóra do seu cargo, noutra chamada, por un período de tempo). Non necesita proporcionar demasiados detalles, só o suficiente para que o interlocutor sabe que se escoitou e que lle devolverá a chamada.
05 - Escribir un script para un operador automatizado
O primeiro que os seus clientes e socios comerciais escoitan cando chaman á súa empresa será o operador automatizado do seu sistema telefónico. Presente as opcións numeradas supoñendo que o seu chamador non está familiarizado coa empresa e necesita orientación. Asegúrese de que os chamadores saiban que se teñen unha extensión directa para unha persoa específica, poden acceder a esa persoa directamente en calquera momento.
Para todos os outros chamadores, intente usar os números máis familiares para cada extensión ("Prema cero para o recepcionista", por exemplo). Describe o departamento antes de dar o número, por exemplo, "Para asistencia ao cliente, prema 5."
06 - Escribir un script de operador automatizado para horas posteriores ou negocios
Se a súa empresa pecha despois dun certo tempo ou os fins de semana e ninguén está dispoñible para responder ou axudar aos seus chamadores, cree un cumprimento automatizado de asistente despois do horario. Diga aos seus chamadores por diante que a empresa está pechada e, ao final, pídelles que volvan. Lembre incluír as súas horas normais de operación.
07 - Deixando unha mensaxe telefónica profesional
O correo de voz converteuse nunha parte estándar de cada sistema telefónico de clase empresarial e sabendo como deixar unha mensaxe telefónica de voz profesional, ademais de responder a un, reflicte de forma positiva na súa empresa. Todos os empregados que utilizan o teléfono como parte do seu traballo deben saber como deixar unha mensaxe telefónica profesional .