Lista as seguintes catro categorías ao longo da parte superior:
- Elemento
- Gastos proxectados
- Gasto real
- Detalles
A continuación, clasifique e rastrexa os elementos de gastos.
Xestionar un orzamento de eventos
Custos de aluguer de sitios de seguimento. Mentres planea o evento en si e cando se atopa co xestor de vendas do seu local, rastrexa todas as taxas de aluguer previstas para o evento e espazo de función, limpeza, manipular de equipaxe e gastos relacionados.
Estimar custos de catering. Isto inclúe todos os encargos de alimentos e bebidas, incluídos consellos e gratuidades, que poden representar ata un 30%.
Tarifas de transporte de documentos. Isto inclúe autobuses, adestradores, transferencias de eventos e calquera gasto relacionado.
Engadir gastos de decoración. A maioría dos eventos inclúen gastos de decoración, como centrais, flores, aluguer de tendas, etc. Aquí é onde vostede lista estes custos.
Tarifas de entretemento e equipos de documentos. Os gastos comúns nesta categoría inclúen o equipo A / V, pero tamén é un bo lugar para listar honorarios para os oradores ou se está contratando animadores.
Resume os impostos de impresión. Varias cédulas de pequenos elementos combinan para facer unha liña de gasto máis grande. Estes inclúen invitacións, emblemas de nome, folletos de programas, sinalización de eventos e pancartas.
Elemento de liña para agasallos. Un consello de eventos comúns é que nunca permita que un invitado deixe de mans baleiras. Entón, calquera regalo ou agasallo que proporcione, rastrexa o custo por separado; quedarás sorprendido de canto estes elementos poidan custar.
Identificar os gastos das actividades. Se o evento inclúe actividades como golf, tenis, spa, rafting, ciclismo ou outras actividades, quererá indicar o custo destas tarifas por separado. Considere resumir o custo total da súa folla de cálculo e anexar un colapso.
Publica outros gastos. Se un gasto non se inscribe en ningunha das categorías anteriores, indíquelas como un elemento de gasto múltiple aquí.
Déche unha categoría de fondo de continxencia. Dependendo do tamaño ou complexidade dun evento, pode querer darse como máximo ata o 20% do orzamento do evento aquí. A pesar da mellor planificación, as taxas van superar os plans proxectados con gastos que nunca considere. Isto evitará que pase máis orzamento cada vez.
Resumir os gastos proxectados. A medida que constrúa o seu programa de eventos, terá unha boa proxección dos gastos totais. Esta é a información que compartirás co cliente do evento para asegurarte de que son conscientes do orzamento do evento para que non se produzan sorpresas máis tarde.
Resume os gastos reais. Isto ocorre despois de que o evento concluíse. Subtotal das facturas nas 10 categorías anteriores e documenta o orzamento real. Se é extremadamente favorable, identifique o aforro no orzamento real fronte ao orzamento previsto, que demostre o valor que trouxo ao rol.