Que planificadores de eventos públicos poden aprender da cidade de Chicago
As organizacións de veciños en cidades de toda a nación acollen eventos públicos e comunitarios especiais, como festas ao aire libre, feiras de rúa e entroidos. Moitos destes eventos públicos, especialmente os exitosos, fanse festas anticipadas e ás veces un punto de orgullo para a comunidade de hospedaxe. Aínda que existen aspectos de planificación e execución de eventos que se comparten en todo tipo de eventos desde vodas ata conferencias corporativas , os eventos públicos adoitan ter as súas propias necesidades e desafíos. Un destes factores únicos de planificación de eventos públicos está a traballar e recibir o permiso das axencias gobernamentais.
Ás veces, a mellor forma de aprender é só ir directamente. Outras veces, paga a pena aprender das leccións e experiencias dos demais. Neste caso, imos aprender da cidade de Chicago. Con experiencia na organización de preto de 350 eventos especiais en toda Chicago, a Oficina de Eventos Especiais do alcalde creou a súa Guía de recursos para eventos especiais e Paquete de permisos especiais de eventos , que inclúe ideas prácticas que outras cidades e cidades poderían incorporar aos seus eventos na comunidade. Aquí están os consellos máis importantes para planificar eventos exitosos da comunidade dos propios mestres.
01 - Ten un proceso de solicitude formal
En Chicago, o código municipal require organizacións que desexen acollerse a un evento comunitario para presentar unha solicitude formal que acepta certas orientacións de eventos, tales como:
- Non se pode cobrar ningunha taxa para a admisión (establecer un importe de doazón)
- Os vendedores de alimentos deben estar licenciados e ter certificación
- Os licores deben estar licenciados (só con cervexa e viño)
- Os vendedores de mercadorías deben licenciarse
- Autoridade de Tránsito de Chicago debe ser notificado
Ter un proceso formal de solicitude para eventos especiais públicos e comunitarios pode reducir a carga de traballo e optimizar as aprobacións, que é unha vitoria para todos.
02 - Esixir un permiso de evento especial
Ademais do proceso de solicitude de eventos, a cidade de Chicago tamén require que os organizadores envíen unha solicitude de permiso de evento especial, que ten os seus propios requisitos, tales como:
- A solicitude deberá presentarse como mínimo 45 días antes do evento
- As aplicacións deben estar notariadas
- Os organizadores deben presentar un certificado de seguro por valor de 1 millón de dólares en responsabilidade civil comercial que nomee á cidade de Chicago como un seguro adicional
Aínda que nun principio, pode parecer que Chicago simplemente crea uns cantos aros burocráticos para saltar cando se trata de eventos comunitarios, sen facer que as aplicacións sexan demasiado difíciles, a cidade asegurou que todos os eventos públicos cumpren o seu conxunto de requisitos: moitos dos que se relacionan coa seguridade.
03 - Esixir un mapa de eventos con aplicación de permisos
Como parte dunha solicitude de permiso de evento especial, os organizadores deberán enviar un mapa de eventos que identifique as áreas de peche de rúa e o plan de reorientación. Debería ter en conta os espazos públicos de garaxe, o acceso á calzada e o espazo de lume. Os sinais e as barricadas de desvío deben cumprir os requisitos da cidade e os organizadores están obrigados a obter estes subministracións directamente. Considéranse os seguintes elementos ao momento de emitir un permiso:
- Seguridade pública
- Proximidade doutro evento na zona ao mesmo tempo
- Publicación previa dun permiso para outro evento no mesmo mapa de localización
04 - Exigir licenzas de campaña e canopy
En Chicago, as tendas ou os dossel que teñen máis de 240 metros cadrados en eventos públicos requiren licenzas da cidade. Se ten máis de 600 pés cadrados, os debuxos deben ser estampados por un arquitecto ou enxeñeiro estrutural licenciado, e os plans de saída e emerxencia, incluídos os sinais e a iluminación, deben ser presentados. Se o tamaño excede os 4.000 pés cadrados, a solicitude de solicitude deberá ser presentada pola empresa encargada de levar a estrutura. Este proceso garante que se tomen en serio as medidas de seguridade.
05 - Esixir asociacións con funcionarios de seguridade pública
Eventos especiais en Chicago deben implicar tanto os departamentos de policía e bombeiros. Os organizadores deben reunirse co comandante da policía (e / ou o seu representante) para abordar asuntos como un carril de tránsito para vehículos de emerxencia, plans de seguridade e posto de mando designado no evento. Os organizadores deberían designar un individuo que actuará como un enlace co departamento de policía, o departamento de bombeiros, rúas e de saneamento, a oficina de eventos especiais, entre outros. Contribuirá a ter unha persoa experta e experimentada no seu equipo que serve como punto de coordinación para todos estes departamentos públicos.
06 - Proporcionar unha lista de verificación do código de seguridade contra incendios
Os organizadores de festas e eventos ao aire libre en Chicago proporcionan unha lista de verificación e son necesarios para cumprir certos requisitos de código de seguridade contra incendios, incluíndo:
- As tendas estarán feitas de material retardador de lume (certificación requirida)
- Os extintores son necesarios en cada posto
- As filas de asentos temporais dispoñan de 5 a 14 persoas (máximo)
- Os pasadizos temporais serán mínimos de 36 pulgadas
- Non se almacenarán líquidos inflamables en ningunha caseta, dossel ou cabina
- Non se permitirá acumulación de lixo
- Os cordóns eléctricos deben ser gravados e recomendan múltiples puntos de venda
- Recomendamos pistas de lume para vehículos de emerxencia (carril de incendio de 10 pés)
- Recoméndase o CPR básico e os cursos de primeiros auxilios para os membros do persoal
Experimentados ou novos planificadores de eventos públicos, todos aprecian unha boa lista de verificación.
07 - Asegurar prácticas seguras de manexo de alimentos
A cidade de Chicago esixe que os vendedores asistan a unha clase polo Departamento de Saúde antes de enviar as solicitudes. Ademais, os vendedores deben obter un Festival de Verán de Formación e Certificación de Saneamento (ofrecido pola Asociación de restaurantes de Illinois). O oficial de saúde, que determina se un vendedor recibirá un permiso de operación, mantén a autoridade para suspender calquera permiso en calquera momento.
A cidade define normas detalladas para alimentos, contedores, etiquetas, protección alimentaria, hixiene persoal, equipos alimentarios, residuos, construción de cabinas e material tóxico. Tamén require que os vendedores asistan a un seminario obrigatorio de saneamento.
No evento especial da nota relacionada , as licenzas de licor deben recibirse 20 días antes do evento.
08 - Ter un plan para contratar servizos municipais
Os contratistas públicos ou privados deben ser contratados para unha variedade de servizos, incluíndo a publicación de sinais de aparcamento , ofrecendo barricadas, remolques, baterías de reciclaxe, tambores de reciclaxe, revestimentos, varrido, recollida de lixo, servizos eléctricos e / ou equipos de son. En Chicago, o Departamento de Rúas e Saneamento está dispoñible para proporcionar estes servizos nunha tarifa por hora programada baseada na experiencia.
Ademais, requírese un programa de reciclaxe como parte do paquete de permisos especiais de eventos en Chicago. Co aumento da popularidade dos eventos verdes , esta non é unha mala idea.
09 - Requirir permisos de animais
Se os animais están involucrados no evento de forma algunha, a cidade de Chicago esixe que o nome dun veterinario local que estará presente no evento deberá presentarse coa solicitude do evento. Esta persoa será a responsable de proporcionar calquera animal enfermo ou ferido. Ademais, a Comisión de Coidados e Control Animal pode inspeccionar os animais antes do seu uso en actividades públicas.
10 - Xestionar sinalización e promoción de eventos
Os organizadores de eventos públicos en Chicago teñen a oportunidade de obter exposicións de eventos adicionais con paneis de luz pole. Por suposto, a cidade xestiona estas solicitudes que esixen que os organizadores realicen unha solicitude de permisos de banner que inclúa unha copia dos gráficos de pancarta propostos, a data do evento e outros aspectos significativos da solicitude. O departamento de rúas e saneamento xestiona este tipo de solicitudes.