Non permitindo tempo de configuración suficiente
Sempre hai unha carreira contra o tempo ao configurar un evento , pero debería ter unha estimación de canto tempo terá que ter todo no lugar. Nada se ve peor que ter unha sala chea de traballadores que corren cando chega o primeiro convidado. O obxectivo debe ser configurar todo polo menos 15 minutos antes de que se abran as portas.
Non está programando un tutorial cos clientes
As follas de cálculo, os correos electrónicos e os pedidos dos eventos do banquete son excelentes ferramentas para comunicar os detalles dun evento. Non obstante, confiar só en documentos para pintar unha imaxe da ocasión pode levar a descuidos. A mellor estratexia é percorrer o itinerario co seu cliente no lugar sempre que sexa posible. Discuta cada momento e detalles coma se o evento estivese a suceder diante.
Escoitando para confirmar os vendedores
O seu provedor de eventos medio atende a varios clientes en varias categorías diferentes.
En definitiva, isto significa que teñen moito que recordar. Sempre quere obter unha confirmación verbal ou por correo electrónico de todos os vendedores 48 horas antes do tempo de instalación. O correo electrónico normalmente é mellor porque pode definir as súas expectativas e pedirlles que respondan por escrito.
Con vistas a eventos competidores
Se algunha vez tiveron un "veciño ruidoso" xa sabes como distraer estas situacións.
Subir contra outros eventos no teu local pode ser un gran desafío, polo que debes discutir este escenario con antelación coa xestión do lugar e os teus clientes. Descubra quen compartirá as mesmas áreas comúns e recursos públicos co seu partido e identificar quen ten a autoridade para resolver problemas de ruído se se fan un problema.
Non ter un plan de continxencia
Que pasa co teu evento en caso de mal tempo ou mesmo o peche do teu local? Estas cousas non son fáciles de planificar, pero fanse imposibles de xestionar o día do show. Marque a súa estratexia de continxencia con polo menos dúas semanas de antelación para unha boa medida. Aínda que planeas cancelar o evento, aínda necesitarás un método organizado para contactar a todos os teus convidados.
Non ter suficiente axuda no día do evento
Os custos laborais son sempre un problema cando se trata de equilibrar os orzamentos do evento . Dito isto, quedar sen axudar ás mans pode causar problemas maiores que superar o orzamento. Non pode esperar facer todo só se é o planificador de eventos. Coordinar empregados, provedores e detalles é suficiente para mantelo ocupado por si mesmo. Non teña medo de gastar un par de cen dólares para contratar traballadores adicionais porque non poderás mover as cousas.
Non se usa unha lista de embalaxe
Xestionar un evento fóra de sitio normalmente require unha extensa lista de subministracións. Por suposto, adoita ter varias semanas para obter todos estes materiais, pero non fará nada bo se nunca o fan. Unha lista de envasado proporciona unha actualización instantánea sobre as cousas que necesita para cargar no coche. Por suposto, probabelmente atoparás plumas e cinta para pedir prestado no lugar, pero que pasa se esquezas as túas etiquetas de nome ou o teu portátil? Faga unha lista de envases e marche dúas veces antes de saír.
A boa noticia é que estes erros de planificación de eventos son fáciles de evitar. De feito, podes imprimir este artigo e publicalo para servir como recordatorio do que non facer. Lembre, a prevención sempre é máis fácil que a recuperación.