Cada ano, os empresarios están obrigados a enviar un informe aos empregados que mostren os seus salarios e deducións totais, polo que os empregados poden incluír a información sobre as súas declaracións. Os informes tamén deben presentarse ante a Administración da Seguridade Social. Este informe é un formulario W-2.
Antes de preparar e enviar formularios W-2 aos empregados e á Administración da Seguridade Social, siga estes pasos para asegurarse de que todo funcione sen problemas.
01 - Asegúrese de ter traballadores clasificados como empregados correctamente
Un empregado é un traballador que realiza traballo na dirección dun empresario. En xeral, calquera que realice servizos para unha organización é un empregado se a organización pode controlar o que se fará e como se fará.
Por outra banda, un contratante independente é un individuo ou empresa que presta servizos a outro individuo ou empresa. O contratista independente é unha entidade comercial separada e non se considera empregado. Algúns exemplos de contratistas independentes son consultores, axentes ou corretores. O traballo dos contratantes independentes adoita ser incidental ou non esencial para o negocio; por exemplo, un servizo de limpeza, procesador de folla de pagamento ou servizo de TI.
Lea máis sobre a clasificación dos traballadores como empregados ou contratistas independentes e consulte a un avogado de emprego para obter axuda.
02 - Comprobar datas de distribución e arquivo para o ano actual
Están implicados dous pasos no proceso W-2. O primeiro paso é distribuír os formularios W-2 aos empregados. O segundo paso é presentar estes formularios coa Administración da Seguridade Social. (SSA)
O prazo para a distribución dos traballadores e a presentación co SSA é o 31 de xaneiro do ano seguinte. Este é un novo prazo anterior para que a presentación de SSA configurouse para axudar a evitar o fraude fiscal. Lea máis sobre os prazos W-2 e 1099.
Asegúrese de dar aos empregados os seus formularios a principios de xaneiro, polo que teñen tempo para revisalos, para evitar erros.
03 - Verificar os formularios W-4 do empregado
Os empresarios están obrigados a ter un formulario W-4 no ficheiro para todos os empregados en todo momento. O formulario W-4 inclúe a información necesaria para determinar o importe da retención do imposto sobre a renda federal do empregado, o uso do estado civil, o número de dependentes e os montos adicionais que se rexeitarán.
O formulario W-4 debe ser rematado en aluguer e en calquera momento o empregado quere facer un cambio. O empregado debería cambiar a forma W-4 se a información persoal do empregado (incluído o estado civil eo número de dependentes) cambia ou se a dirección do empregado cambia. O empregado tamén pode cambiar o formulario W-4 en calquera momento para alterar a cantidade de retención.
Cada ano antes de que finalice o ano, os empresarios deberán pedir a todos os empregados que revisen o formulario W-4 para asegurarse de que a información persoal sexa precisa.
Asegurarse de que os empregados teñan información precisa e actualizada no formulario W-4 axudarán a preparar e distribuír formularios W-2.
04 - Reúne información de folla de pagamento para os formularios W-2
En primeiro lugar, necesitarás información básica sobre a túa empresa para todos os formularios W-2:
- Número de ID do empresario da empresa
- O nome, enderezo e código postal da empresa
- E o número de identificación fiscal do estado da empresa
A continuación, terás que recoller información sobre cada empregado, tanto a información persoal como a información de folla de pagamento:
- Nome do empregado e enderezo e número de seguridade social ou outro número de identificación fiscal
- Importe pagado a ese empregado: salarios totais, suxestións e outra compensación
- Importe do imposto sobre a renda federal retenido
- Salarios á Seguridade Social (ata o importe máximo da Seguridade Social do exercicio)
- Os salarios e as suxestións de Medicare e o imposto de Medicare rexeitado, incluído o imposto adicional de Medicare para os empregados de alta renda.
- Consellos de empregados asignados
- Prestacións de coidados dependentes pagados e outros beneficios tributábeis ao empregado
- Para cada estado onde traballou o empregado, os salarios e consellos estatal e o imposto sobre a renda estatal rexeitaron
- Os salarios e consellos locais pagados e o imposto sobre a renda local rexeitado.
05 - Revisar o procesamento W-2 - Como se creará o W-2?
Se a súa empresa é nova no procesamento da folla de pagamento, ou se a súa situación de nómina cambiou recentemente, é unha boa idea revisar o proceso de atopar, completar e distribuír informes de fin de curso aos empregados. Pode obter formularios W-2 desde unha tenda de subministración de oficina, o seu CPA, desde software fiscal ou contable ou desde o IRS.
Nota: Non pode descargar os formularios W-2 do IRS ou noutros lugares de Internet. A copia A do formulario W-2 ten unha cor específica de tinta vermella e non se pode duplicar. Debe presentar o formulario IRS específico da copia A coa Administración da Seguridade Social (esta é a copia que gardas e fala coa Seguridade Social a finais de febreiro).
Aquí tes algunhas opcións para preparar os formularios W-2:
- Usar software de contabilidade . Se só ten poucos empregados e utiliza software de contabilidade, pode comprar un complemento para preparar formularios W-2 usando este software.
- Usar software de preparación de impostos. Se usa un dos programas comúns de software de preparación de impostos, xa sexa en liña ou nunha versión de escritorio, e comprou a versión comercial deste software, verifique se o procesamento W-2 está incluído. Shirley Elmblad, Guía de software financeiro, ten un artigo sobre revisións de software fiscal
- Usando formularios W-2 adquiridos . As principais compañías de subministración de oficinas teñen impresos W-2 preimpresos para usar con software nun CD que lle permite ingresar a información para estes formularios manualmente e imprimilos na súa impresora.
Calquera método que use para completar e imprimir os formularios W-2 tamén debe ter formularios de transmisión W-3 .
06 - Decidir como distribuír formularios W-2 aos empregados
Unha vez que creou os formularios W-2, a súa próxima decisión é como distribuílos aos empregados. Lembre que o prazo de distribución dos formularios W-2 aos empregados é o 31 de xaneiro do ano seguinte ao ano fiscal. Por exemplo, os empresarios que estiveron obrigados a distribuír o ano fiscal 2016 W-2 teñen ata o 31 de xaneiro de 2017, para distribuílos.
Ten dúas opcións para distribuír impresos formularios W-2 aos empregados: envialos ou distribuíndoos aos empregados en persoa. Se un empregado retoma a súa forma W-2 en persoa, pode querer que o empregado asine que o formulario foi recolleito, para evitar preguntas sobre se isto se fixo.
07 - Verifique se hai erros antes de enviar formularios W-2 aos empregados
Para minimizar os problemas e ter que reenviar os formularios W-2, consulte os formularios W-2 por erros, usando esta lista de comprobación. Os erros comúns de W-2 inclúen o uso do formulario do ano incorrecto, non incluír información, poñer información no cadro incorrecto e non deixar de retenir a garantía da Seguridade Social.
08 - Manipulación de solicitudes de traballadores por formularios duplicados de W-2
Os empregados a miúdo maltratan ou perden os formularios W-2 e poden chegar ao seu departamento de folla de pagamento solicitando unha copia duplicada do seu formulario W-2. Antes de distribuír os formularios W-2, considere como vai xestionar estas solicitudes:
- Se imprimiu os formularios internamente, pode simplemente reimprimir o formulario W-2 e darlle ou envialo ao empregado.
- Se o formulario foi elaborado por un servizo de folla de pagamento fóra, poden cobrar polo custo de reimpresión e envío do formulario. Pode querer cobrar os empregados por un primeiro formulario duplicado, ou un segundo duplicado nun ano (isto ocorre!).
Independientemente do que vostede decida, é unha boa idea comunicar a súa política sobre formularios duplicados aos empregados. O cobro por formularios duplicados pode parecer extremo, pero pode reducir o número de formas perdidas coas que ten que xestionar.
09 - Presentación de formularios W-2 e W-3 coa Administración da Seguridade Social
Despois de decidir como preparar os formularios W-2 e distribuíu estes formularios aos empregados (a 31 de xaneiro do ano seguinte ao ano fiscal), a súa próxima decisión é determinar como presentar estes formularios coa Administración da Seguridade Social (SSA) .
Todos os formularios W-2 deberán presentarse na Administración da Seguridade Social, xunto cun formulario de envío W-3 . Dúas opcións para enviar estes formularios:
- Pode rexistrarse en liña na sección Servizos comerciais en liña do sitio web da Seguridade Social. Primeiro terás que rexistrarte e completar os formularios axeitados en liña. Se envía en liña co BSO, non necesita incluír os formularios W-3.
- Tamén pode enviar formularios W-2 completos xunto co Formulario W-3 á Administración da Seguridade Social.
Aquí tes máis información sobre como preparar un formulario W-3 .
10 - Verificar os regulamentos estatais para a distribución dos formularios W-2
Cando complete un formulario W-2 para un empregado, unha porción dese formulario (Copy 1) está designada para ser enviada ao estado onde traballa o empregado. Se o empregado traballa en máis dun estado, terá que enviar unha copia do formulario W-2 a cada estado.
Cada estado ten diferentes requisitos para a presentación de formularios W-2 e de calquera forma de envío. Consulte coa autoridade tributaria do estado ou o departamento de ingresos estatal para saber cales son os requisitos do estado.
ACTUALIZACIÓN: Moitos estados están de acordo co novo prazo de 31 de xaneiro anterior para presentar W-2s co SSA.
Ler máis sobre os impostos estatísticos sobre a folla de pagamento.