O avogado confía en erros da conta que os avogados non deberían facer
Aínda que hai moitas formas nas que as contas de confianza non se manexan correctamente, hai tres erros comúns que os avogados fan na xestión das súas contas IOLTA.
"Prestar diñeiro" da conta de confianza
Non hai ningunha forma lexítima de pedir prestado dunha conta de confianza. Ás veces, os avogados usan fondos da conta de fideicomiso antes de ter dereito a facelo, mentres noutras situacións utilizan fondos que nunca obterían o dereito de usar. En calquera caso, o enfoque abre a porta para que o avogado teña problemas graves.
Hai tres formas nas que se dá un préstamo indebido da conta fiduciaria:
O fiscal toma o diñeiro da conta de confianza antes de que se gante
Isto moitas veces ocorre cando un avogado está tendo problemas de fluxo de caixa. Nesta situación, o avogado recibiu un retenedor que ten (con sorte) colocado na conta de fideicomiso, eo avogado terá dereito a pagar ese diñeiro para si mesmo cando o traballo se complete. Non obstante, o avogado non terá o traballo concluído antes de que se pague algún gasto inminente: nómina, aluguer de oficina, custos adiantados nun caso de tarifa continxente, etc.
Así, o avogado segue adiante e leva máis de confianza do que realmente ten dereito a tomar da conta fiduciaria nese punto do caso.
A Fiscalía adula diñeiro dos fondos do cliente coa intención de poñelo de volta
Cando os problemas de fluxo de caixa aumentan en problemas financeiros máis graves, o avogado ten miles de dólares en fondos de clientes sentados nunha conta de confianza, algúns poden sucumbir á tentación de pedir diñeiro prestado da conta de fideicomiso para manterse á luz.
O avogado pode racionalizalo pensando que, se non pode pagar as contas da oficina, non pode estar no negocio e, se non pode seguir traballando, non pode coidar dos seus clientes. Entón, el leva un pouco de diñeiro da conta de confianza só para prendelo ata o seu fluxo de caixa mellora. O avogado pode ter toda a intención de substituír os fondos o máis axiña posible, pero este tipo de situación adoita ser bola de neve e termina moi mal para o avogado, así como o cliente.
Confianza en roubo de contas
Esta situación realmente non se pode chamar préstamo, e non se refire ás estafas perpetradas en despachos de avogados. Na situación de fideicomiso na conta de fideicomiso, o avogado ou alguén con acceso á conta fiduciaria chegou ao punto de avaricia ou desesperación que simplemente deciden sacar diñeiro que non é deles. Os avogados con problemas de abuso de substancias ou adiccións ás apostas poden ser particularmente vulnerables a este erro, pero outras veces isto ocorre por razóns que non aparecen claras. Se se comete por un avogado, este erro na conta de confianza é o que máis probabilidade pode acabar cunha carreira xurídica. Pero aínda que sexa cometido por un paralegal ou por un contador, o avogado aínda é o único no gancho para pagar os fondos.
Comezando os fondos do fiscal cos clientes
Un segundo erro importante na administración de contas de fideicomiso implica comerciar fondos de avogados cos cartos do cliente. Isto moitas veces xorde da falta de comprensión de como se supón que debe funcionar unha conta fiduciaria.
Laura A. Calloway, unha consultora de xestión de prácticas de lei no Alabama State Bar, dixo: "Moitos avogados non entenden o que fai e non entra na conta de confianza. Algúns executan todo, incluídos os custos obtidos, a través da conta de confianza, usando el como un único xornal xeral para as súas empresas. Outros toman "retenedores" sen entender que, polo menos nalgunhas xurisdicións como Alabama, non hai ningún retenedor non reembolsable. Polo tanto, non depositan un depósito contra o futuro. traballen na confianza como deberían, especialmente se o necesitan agora para manter as luces ".
Algunhas das formas comúns que os avogados gañan o seu diñeiro cos fondos de clientes inclúen:
Unha verificación para dous propósitos
Un avogado di ao cliente que as taxas legais serán de 1.000 dólares ea taxa de depósito será de 200 dólares, polo que o cliente escribe un avogado por $ 1.200. Algúns avogados poñerán todo o cheque na conta comercial porque a maioría dos cartos van ao avogado de todos os xeitos. Non obstante, as regras de asociación de bares esixen que o cheque ingrese á conta de fideicomiso, aínda que o avogado teña dereito á taxa completa do avogado inmediatamente porque a porción da taxa de depósito dese control debe manterse en fideicomiso.
Fondos persoais mantidos en confianza cos fondos do cliente
Algunhas asociacións de barras estatais prohiben aos avogados ter fondos persoais nunha conta de confianza, mentres que outros permiten aos avogados manter unha pequena cantidade na conta para cubrir os gastos relacionados coa operación da conta (aínda que a práctica recomendada é que todas as contas da conta sexan deducidas a conta comercial). Non obstante, ningún avogado pode utilizar unha conta de confianza como unha conta de operación, unha conta de aforro ou un lugar onde ocultar os activos.
Ás veces, os avogados simplemente non entenden que non poden pagar facturas como os gastos xerais da oficina directamente fóra da conta de fideicomiso, mesmo cando os cheques están sendo escritos por fondos que xa foron obtidos. Outras veces os avogados intencionalmente usan mal a conta fiduciária como forma de ocultar os bens. Por exemplo, Calloway di que viu que os avogados colocaban fondos persoais na conta de fideicomiso para evitar un imposto IRS por impostos adicionais. É unha violación obvia de ética.
Non eliminando taxas ou reembolsos extraídos da conta de fideicomiso
Calloway di que viu algúns avogados que usaron a súa conta de confianza como unha conta de aforro de día chuvioso. En vez de eliminar todas as taxas despois de que se gañaron, o avogado demora retirar o diñeiro da confianza para reducir o risco de gastalo. Calloway di que isto é tanto unha mala práctica comercial como unha violación de ética. Mentres o fondo estatal IOLTA pode beneficiarse das ganancias de xuros extras, o avogado debe mover ese diñeiro á conta operativa empresarial ou algún tipo de fondo de aforro.
Non pode seguir correctamente os fondos do cliente
A terceira forma principal de que os avogados perden as súas contas de confianza non conseguen manter rexistros detallados das transaccións da conta de confianza de cada cliente. Hai varios xeitos nos que os avogados cometen este erro.
Non poñer o nome do cliente nos cheques da conta fiduciária
Aínda que a maioría dos avogados son bos para manter as copias dos controis da súa conta de confianza, non todos recordan que deberían notar o nome do cliente ou o número de arquivo en cada verificación cando se emita. Aínda que pode ser fácil de lembrar por que se escribiu un cheque fai un mes, pode ser difícil recordar por que se escribiu un ano a partir de agora.
Os avogados que pensan que nunca terían un problema para descubrir o que están nas súas contas de confianza deben considerar o impacto de eventos catastróficos ou desastres naturais. Aínda que non suceda que moitas veces, ás veces as oficinas de avogados e todos os seus rexistros destrúense. Un incendio pode incinerar eses ficheiros de papel bastante rápido, así como destruír o disco duro da computadora. Un furacán ou un tornado pode dispersar rexistros de facturación por quilómetros. Isto sucede cos avogados. Se un avogado necesita reconstruír os rexistros da conta de confianza dunha empresa mediante declaracións bancarias e copias de cheques antigos ordenados polo banco, a tarefa será practicamente imposible a non ser que as comprobacións indiquen cuxo diñeiro se usaba na transacción.
Non mantendo un Libro individual para cada cliente
Ás veces os avogados pensan que poden facer un seguimento do saldo da conta de cada cliente nas súas cabezas. Nalgún momento, non poden. E mesmo se poden, o que acontece con esas contas de clientes se algo acontece co avogado?
Calloway describiu unha situación que atopou cando un avogado mantivo dúas contas de confianza. Usaría unha conta de confianza durante un mes e cambiará á outra conta de confianza o próximo mes. A súa crenza era que ao deixar que cada conta acadase un saldo cero durante o mes en que se utilizase, non tería que gardar libros de confianza individuales sobre o diñeiro que quedaba na conta. Estaba enganado. As regras éticas requiren manter un balance de cada cliente para que se poidan identificar os fondos de clientes específicos.
Para cumprir os requisitos da asociación de bares, os avogados deben manter rexistros que amosan canto diñeiro ten cada cliente en fideicomiso en calquera momento. Os depósitos e desembolsos deben ser claramente seguidos de forma que facilite a determinación do saldo da conta de confianza de cada cliente. Se non, sería bastante doado para o gasto dun cliente por outro cliente.
Non equilibrar os saldos de clientes individuais contra a conta global
Os avogados non só deben asegurarse de que a súa conta fiduciaria global estea equilibrada ao final do mes, nin tampouco se aseguren de que cada conta de cliente individual estea equilibrada. Comparar os dous xuntos e equilibralos uns contra os outros. Comparando os saldos globais ás veces revelarase un erro contable feito nunha conta individual, onde se ignoraba un cheque ou un depósito. Este sinxelo paso ás veces atrapará erros que puidesen resultar nunha verificación de conta fiduciaria recuperada.
Obter axuda
Algúns avogados danse conta de que as súas contas de confianza están cargadas, pero non saben como solucionar o problema. Unha solución é poñerse en contacto cun conselleiro de xestión da práctica da lei. Moitas asociacións de barras estatais ofrecen asesoramento de xestión de práctica legal para os seus membros da asociación de bares e tamén ofrecen varios servizos de asesoramento de xestión de prácticas de dereito privado.
Algúns avogados poden ter medo de discutir a situación da súa conta de confianza con calquera avogado, especialmente cun avogado que traballa para a asociación de barras do estado, por mor dos requisitos obrigatorios de información para violacións éticas. Non obstante, en moitos estados, as regras de conduta profesional agora exclúen especificamente aos seus consultores de xestión de prácticas de dereito de informar estes problemas á súa mesa de ética. Nerino J. Petro, o consultor de Xestión de Prácticas do programa de Asistencia á Xestión de Oficinas de Lei da Bar de Wisconsin, sinala que, aínda que as regras varían de estado a estado, algúns estados como Wisconsin implementaron normas que outorgan confidencialidade aos avogados que buscan axuda na barra de estado. programa de asistencia á xestión de oficinas de avogados (LOMAP).
Xestionar axeitadamente unha conta de confianza pode ser unha molestia, pero perder unha licenza de lei por falta de rexistro desleixable sería aínda peor. Os avogados que teñen problemas para xestionar as súas contas de confianza deberían abordar o problema de inmediato obtendo a axuda dun contador cualificado ou dun consultor de xestión de prácticas de lei.