Debido a todo isto, os planificadores de reunións precisan dunha comprensión firme dos números de catering para garantir a calidade dos alimentos e evitar taxas de penalización. A continuación amósanse as figuras e os termos destacados para familiarizarse.
Conta estimada
É o número de invitados que inicialmente construíu as proxeccións do seu evento. Non hai obrigación real coa conta estimada xa que é máis un "número de traballo" usado para estimar os custos e as necesidades de persoal.
Conta esperada
A conta esperada é enviada dúas ou tres semanas antes dun evento. Representa un reconto máis preciso dos invitados previstos, e está vinculado de forma contractual ao reconto final. Cada operación de restauración ten as súas propias políticas para contas esperadas, pero en xeral, non se debe desviarse máis do 15% do reconto final.
Conteo final / Contas garantidos
É o número de comidas invitadas que vai pagar e tamén representa o número de lugares que o equipo de catering establecerá dentro da sala.
Calquera cambio feito a este número despois da data de caducidade pode incorrer en penas ou tarifas por atraso. Así, é importante que o planificador configure unha data RSVP que caia antes do prazo de garantía.
Porcentaxe de caída
Hai dous ángulos para caer porcentaxes. O primeiro calcúlase mediante a restauración para ver que parte do reconto final caeu da conta esperada.
Se a porcentaxe é moi grande (máis do 20%), entón pode emitirse unha taxa de penalización para cubrir os gastos relacionados cos pedidos de persoal e subministración. Os planificadores usan porcentaxes de caída para estimar cantas expectativas "non mostra". A taxa de caída do 2% é aproximadamente a media de eventos pagos ou con cupóns. Esa media pode subir máis do 5% para eventos que son gratuítos. Como podes imaxinar, os asistentes teñen máis probabilidades de mostrar cando teñen diñeiro investido nun evento.
Tarxetas de comidas
Algúns planificadores ofrecen máis de unha entrada en comidas formais, e iso crea outro requisito de cálculo. Os hoteis e os centros de banquetes non queren quedarse sen adiviñar cantos invitados elixan carne ou polo, polo que correspóndelle aos planificadores obter contas precisas de cada opción a través do seu sistema RSVP. No día do evento, cada asistente debería obter unha tarxeta de comida coloreada que poidan colocar sobre a mesa, así que os servidores saben automaticamente que prato ordenaron.
Ingresos de bebidas
Os planificadores de eventos poden usar billetes de bebida para controlar os custos de executar unha barra aberta. Conséguese ofrecendo a cada convidado un ou dous billetes de bebida no rexistro. O barman aceptará os boletos a cambio dunha bebida e os invitados que opten por beber máis alá da súa bonificación de boleto poderán pagar en efectivo. Unha cousa a notar sobre billetes de bebida é que o local cobrará a bebida máis caro por billete.
Por este motivo, ten sentido usar este sistema cunha cervexa e un bar de viños ou casa porque as seleccións terán un prezo máis próximo.
Traballar co sistema
En definitiva correspóndelle ao planificador de eventos que proporcione contas precisos ao departamento de catering. Os planificadores que ignoran as políticas e prazos emitidos polo seu fornecedor poden terminar pagando máis do que deberían en forma de sancións e outras taxas. A mellor forma de evitar isto é ler as políticas de restauración antes de planificar o evento. Seguindo esta simple regra axudaralle a elixir as datas e os custos máis apropiados para pasar aos invitados.