Non obstante, tamén poden deletrear o desastre mesmo para presentadores experimentados se fai algún destes erros cruciales de Powerpoint. A clave do éxito é facer que a presentación das diapositivas sexa unha axuda visual e non unha distracción visual.
Para os mellores resultados, evita estes comúns "sete pecados mortais" das presentacións de PowerPoint.
1. Transición de diapositivas e efectos de son.
Tornan o foco da atención, que á súa vez distrae ao público. Peor aínda, cando unha presentación que contén varios efectos e transicións funciona nunha computadora moito máis lenta que a que se creou, o resultado é unha reprodución lenta, case cómica. Eses trucos raramente melloran a mensaxe que estás a comunicar. A non ser que estés presentando nunha convención de ciencia ficción, deixa de lado o texto guiado por láser.
Deixar os fade-ins, fade-outs, wipes, persianas, disolve, checkerboards, cortes, covers e splits para cineastas de Hollywood. Incluso "builds" (liñas de texto que aparecen cada vez que fas clic co rato) pode distraer. Concéntrase na súa mensaxe, non a tecnoloxía.
2. Clipart estándar.
¡Morte a pantalla de frijoles! Powerpoint agora é tan amplamente utilizado que o clipart incluído converteuse nun "cliché visual". Mostra unha falta de creatividade e unha adhesión cansada a un formulario estándar.
Primeiro, asegúrese de que necesita gráficos para mellorar a súa mensaxe. Se o fas, usa as túas propias fotografías escaneadas ou gráficos de mellor calidade de empresas como PhotoDisc.
As capturas de pantalla poden agregar realismo ao presentar información sobre un sitio web ou un programa de computadora. Dous programas de captura de pantalla populares son Snagit (www.techsmith.com) para Windows e Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) para Macintosh.
Ambos están dispoñibles como shareware.
3. Modelos de presentación.
Outro cliché visual. As plantillas obrigan a axustar as túas ideas orixinais ao molde preenvasado doutra persoa. Os modelos adoitan conter fondos distraídos e pobres combinacións de cores. Selecciona un bo libro sobre gráficos web e aplica os mesmos principios ás túas diapositivas. Crea o teu propio aspecto distintivo ou usa o logotipo da túa empresa nun recuncho da pantalla.
4. Text-Heavy Slides.
As diapositivas proxectadas son un bo medio para representar gráficamente unha idea ou proporcionar unha visión xeral. Son un medio pobre para o detalle e a lectura. Evite os parágrafos, as citas e incluso completar oracións.
Limite as túas diapositivas a cinco liñas de texto e use palabras e frases para facer os teus puntos. O público poderá dixerir e reter puntos clave con maior facilidade. Non empregue as diapositivas como notas do altofalante ou simplemente proxecte un resumo da súa presentación.
5. O paradigma "Me".
Os presentadores frecuentemente escanean unha táboa ou un gráfico directamente do material corporativo impreso existente e inclúeo nas presentacións de presentacións de diapositivas. Os resultados son case sempre sub-óptimos. Os visualizacións de impresión adoitan ser vistas desde 8-12 polgadas en lugar de visualizarse desde varios pés. Normalmente, son demasiado pequenos, demasiado detallados e moi textuais para unha presentación visual efectiva.
O mesmo é certo para o tamaño da fonte; A letra de 12 puntos é adecuada cando o texto está diante de ti. Nunha presentación de diapositivas, apúntase unha fonte mínima de 40 puntos. Lembre da audiencia e mova o círculo de "min" a "nós". Asegúrese de que todos os elementos de calquera diapositiva en particular son o suficientemente grandes como para ser visto con facilidade. O tamaño realmente importa.
6. Lectura.
Unha presentación oral debe centrarse en falar e escoitar de xeito interactivo, sen ler por parte do orador ou do público. As demandas da linguaxe oral e escrita difiren significativamente. O idioma falado é máis curto, menos formal e máis directo. A lectura das ruínas de texto presenta unha presentación. Un punto relacionado ten que ver cos folletos para o público.
Un dos seus obxectivos como presentador é capturar e manter a atención do público. Se distribúe materiais antes da súa presentación, a súa audiencia lerá os folletos en lugar de escoitalos. Moitas veces, partes dunha presentación eficaz dependen da creación de suspenso para involucrar ao público.
Se o público pode ler todo o que vai dicir, ese elemento pérdese.
7. Fe en Tecnoloxía.
Nunca sabes cando un mal funcionamento do equipo ou interfaces incompatibles obrigarache a dar a túa presentación noutra computadora. Prepárese cunha copia de seguridade da súa presentación nun CD-ROM.
Mellor aínda é unha tarxeta de memoria flash compacta cun adaptador para o slot PCMCIA no seu caderno de notas. Con el, aínda podes facer cambios de última hora. Tamén é unha boa idea preparar algunhas transparencias de cor das túas diapositivas.
No peor dos casos, ningunha tecnoloxía funciona e non tes visuales para presentar. Aínda debería ser capaz de dar unha excelente presentación se se enfoca na mensaxe. Sempre familiarice coa presentación, practícao e estea listo para involucrar á audiencia con independencia da tecnoloxía dispoñible. É case unha arte perdida.
O Dr. Joseph Sommerville obtivo o título de "The Presentation Expert" para axudar aos profesionais a deseñar, desenvolver e entregar presentacións máis eficaces. É o director do Peak Communication Performance, unha empresa baseada en Houston que traballa en todo o mundo para axudar aos profesionais a desenvolver habilidades en comunicación estratéxica.