O proceso de planificación debería incluír os seguintes seis pasos.
- Definir obxectivos
- Recoller información
- Análise
- Crear plano
- Implementación
- Publicación de correos
Definir obxectivos
Ao decidir sobre o deseño dun almacén, os obxectivos deberían definirse claramente. Os obxectivos deben estar aliñados coa estratexia global de almacenamento da compañía. Os obxectivos pódense definir a un alto nivel, como para reducir custos de almacenamento ou para proporcionar o máximo servizo ao cliente.
Igualmente, os obxectivos poden ser máis específicos, como maximizar o espazo de almacenaxe, proporcionar a máxima flexibilidade no almacén ou aumentar a eficiencia do almacenamento sen aumentar os recursos.
Recoller información
Deberá recollerse a información específica do almacén proposto. Isto inclúe as especificacións do almacén a partir dos debuxos arquitectónicos que poden afectar o almacenamento e o manexo de materiais.
Os detalles deben incluír un mapa físico do espazo do almacén para mostrar columnas, portas, restricións de altura, peiraos e bastidores de almacenamento. As características externas que poden afectar a recepción, almacenamento e envío de materiais tamén deben ser observadas.
Análise
Unha vez recollida a información específica sobre o almacén, a análise pode comezar en relación aos obxectivos definidos para o deseño do almacén. A análise debe determinar se se poden cumprir os obxectivos globais e se non se poden modificar os obxectivos.
Neste punto do proceso de planificación, as decisións deben ser tomadas pola xestión do almacén para determinar as accións que se deben tomar se os obxectivos globais non se poden cumprir ou se necesitarán cambios substanciais.
Se se poden cumprir os obxectivos baseados na análise da información, pódese crear o plan de implementación detallado.
Crear plano
O plan de implementación detallado debe mostrar todos os pasos necesarios para crear o deseño do almacén.
Os obxectivos e a análise da información recollida deben utilizarse na creación do plan. O primeiro plan debe estar nun alto nivel mostrando as principais tarefas e, a continuación, cada unha destas debe subdividirse nas tarefas individuais que se requiren.
Cada tarefa debe ser revisada e asignada os recursos apropiados, como a asignación do tempo estimado necesario para completar a tarefa. O plan debe indicar cando se require unha tarefa para comezar e rematar en función da dispoñibilidade de recursos, internos ou externos, ou se depende noutra tarefa.
Debe verificarse o plan para garantir que todas as dependencias estivesen correctamente ligadas. Unha vez creado o plan, debe verificarse para ver se a liña de tempo é alcanzable e se hai suficientes recursos dispoñibles.
Implementación
Ás veces o deseño do almacén que se implementa non é o que está no plan. Isto pode ocorrer debido a prazos de tempo irreal no plan, a falta de recursos, a indisponibilidade dos contratistas externos ou a mala análise da información recompilada.
Para asegurarse de que o plan para o deseño do almacén sexa alcanzado, a implementación debe cronometrarse de maneira que haxa poucos ou ningún movemento de materiais no almacén. Un momento ideal para iso sería durante unha parada de planta ou nun fin de semana se a implementación era de menor tamaño.
Non obstante, nos almacéns modernos, isto non sempre é posible con frecuencia, son necesarios recursos de depósito adicionais para manter os produtos de envío durante a implementación. Se este é o caso, isto deberá ser considerado no plan. A implementación debe asegurar que todos os cambios feitos no almacén sexan reproducidos no sistema de xestión de almacéns que se executa para que se poida atopar cada elemento.
Deberá realizarse un inventario físico dos produtos no almacén despois da implementación para garantir que o sistema reflicta con precisión o depósito.
Publicación de correos
Unha vez implementado o deseño, debe haber unha serie de comprobacións para asegurarse de que o deseño sexa exactamente definido polos debuxos aprobados.
Cada elemento debe ser almacenado de acordo co plan xeral e debe ser verificado para garantir que o deseño é correcto. Se hai erros, isto podería supoñer erros ou material perdido no almacén. O envío podería interromperse se os sistemas de almacén non se actualizaron con precisión coa información de deseño correcta ou se os elementos se almacenaron en lugares incorrectos.
Durante un período de tempo, despois de que se implementase o novo deseño, deberíanse realizar controis periódicos para asegurar que o deseño funcione e que non haxa problemas operativos que se produciron debido ao novo deseño. Estes controis deben incluír contas de ciclos e inventarios físicos regulares.