É a clave para un evento exitoso
¿Que é unha Orde de evento para banquetes (BEO)?
Case todos os grandes eventos previstos nun hotel ou instalación de eventos especiais requiren unha Orde de Evento de Banquete ou BEO, que é un contrato que contén todos os detalles do evento. Se es un planificador de eventos, quererá familiarizarse co BEO para que poida asegurarse de que todos os detalles estean cubertos correctamente.
O acordo moitas veces descríbese nun formulario que detalla as seleccións de alimentos e bebidas, audio / visual, configuración da sala, incluídas as pezas centrais de mesa, os requisitos de persoal e todos os outros elementos relacionados co seu evento. Incluído no BEO é unha lista desglosada dos custos que terá que pagar.
O acordo máis probable inclúe "bloques" de información baixo subtítulos, como información de contacto, calendario, arranxos de alimentos e bebidas, configuración da sala, audiovisuais, termos e condicións, e os bloques de sinatura.
Lectura da Orde do Evento do Banquete
Aínda que é obvio, necesitas ler o BEO e aceptar os termos descritos no acordo, asegúrate tamén de ler a letra pequena.
Asegúrese de estar totalmente informado sobre o que está a aceptar, incluíndo todos os custos.
Asegúrese de que o seguinte se describe na sección xeral do BEO:
- Información do contacto no lugar, incluído un número de teléfono móbil
- Uso do espazo para o día do evento (verifíquese para asegurarse de que os espazos mencionados son os espazos que realizou durante a xira)
- Configurar, iniciar e finalizar o evento
- O número total de invitados esperaba
Disposicións de alimentos e bebidas
Unha sección do BEO dedicarase aos arreglos alimentarios e bebidas. Queres asegurarte de que se detallen nesta sección:
- Todo o menú , incluídos todos os cursos
- Cada elemento nun bufete, e como cada estación estará situada e situada na sala
- Como o local ten a intención de atender as necesidades dos hóspedes que teñen problemas especiais na dieta (como as dietas sen glute e vexetariano)
- Tempos de servizo
- Elementos especiais de servizo, como viño e auga espumante nas mesas
- Un desglose de todos os prezos dos alimentos
- Lista detallada de alcohol, marcas de alcohol e cervexas dispoñibles no bar
Conxunto de cuarto
O BEO debería describir específicamente a configuración da sala enteira. Inclúe:
- Colocación de táboas
- O número de prazas por táboa
- Colocación de estacións de alimentación
- Localización de entretemento (e detalles sobre aloxamento de animadores, se é o caso, incluído almacenamento de equipamentos, acceso a comida e bebida, cambio de espazo, etc.)
- Localización de barras / s
Algúns BEO poden incluso incluír un diagrama da configuración da sala.
Vendedores de audio e exterior
Os acordos audiovisuais ás veces aparecerán nun BEO, pero como moitos locais contratan a / v servizos a un terceiro, pode haber un contrato por separado.
Se está incluído no BEO, asegúrese de que todos os detalles sexan finalizados antes de asinar o contrato .
Termos e condicións
Todos os contratos, incluídos os BEO, teñen os termos e condicións que debe cumprir. Asegúrese de ter coñecemento de todos os termos e condicións antes de asinar o documento. Por exemplo, cales son os termos do acordo en caso de cancelación? Como se resolverán as disputas se, por exemplo, un convidado escorre e cae?
É importante facer calquera pregunta do xestor de instalacións e confirmar detalles co seu cliente antes de asinar. Unha vez que teñas asinado o BEO é un contrato vinculante.