7 Consellos para unha reunión ben executada
Diga adeus ás reunións aburridas e aprenda a realizar reunións eficaces que deixan aos empregados comprometidos e motivados.
7 consellos para reunións eficaces
Establecer o obxectivo da reunión
Antes de enviar unha alerta de xuntanza e poñela no seu calendario, pregúntese por que desexa realizar unha reunión e determinar o obxectivo. ¿É unha reunión para que os empregados aceleren o cambio na xestión? Estás tomando unha decisión sobre un proxecto? ¿É unha sesión de brainstorming para unha nova estratexia comercial? Asegúrese de que reunir os empregados nunha sala para que o debate e a interacción cara a cara sexan necesarios para o seu obxectivo; se o obxectivo da reunión é unha actualización de estado, quizais o envío dun correo electrónico de grupo é un mellor uso do tempo de todos.
Comunicar o propósito da reunión
Ao invitar a outros á súa reunión, ten claro o propósito da reunión. Isto non só o manterá enfocado, senón que permitirá aos empregados asistir á reunión preparada con documentos ou con reflexións sobre o tema que se ten presente.
A comunicación é esencial para unha reunión eficaz.
Sexa selectivo sobre os asistentes
Ninguén agradece asistir a unha reunión que non teña ningunha relación con eles nin co seu traballo. Determine quen realmente necesita estar alí e por que. Cuxa entrada precisa? Cales colegas deben participar e probablemente terán preguntas ao respecto?
Se alguén está na súa lista, simplemente ten que estar informado do que foi discutido, entón fainos un favor e eliminalos da lista. Poden ser facilmente actualizados cun correo electrónico de seguimento. O tempo é valioso e ningún empregador quere impactar negativamente a produtividade ao ter empregados asentos en reunións innecesarias.
Debes crear unha axenda de encontro
Realizar unha reunión sen unha axenda de reunións é semellante a subir a un barco a vela e esperando que o vento leve onde quere ir. Vai, literalmente, perder no mar. A túa axenda de encontros o guiará ata o teu destino final. Inclúe temas a discutir e quen abordará cada elemento se outros participan. Envía por correo electrónico a axenda aos asistentes antes de tempo para que todos saiban o que esperar e vén preparado.
Seguro o teu plan
Incluso a reunión mellor planificada vai mal cando a discusión se descarta e despraza temas tanxenciales. É por iso que a maioría das reunións non logran o seu obxectivo; non se atopan na pista. No inicio da súa reunión, estableza as regras básicas e unha asignación de tempo especificada para cada elemento na súa axenda, así como a reunión xeral. Por exemplo, "Grazas por vir hoxe. O tempo de todos é valioso e é o meu obxectivo manter esa reunión a menos dunha hora.
Mantémonos cos elementos en cuestión e reservemos a discusión sobre outros temas para un tempo posterior. "Reinístrate en quen está monopolizando a discusión ou a introdución de temas, non na axenda.
Mantéñase comprometido
As axudas visuais recorren un longo camiño para manter a todos centrados na reunión e non nos seus teléfonos nin no reloxo. Publica a axenda nunha Xunta intelixente na fronte da sala. Visualiza proxectos nunha pantalla grande usando unha computadora; calquera cousa para manter os ollos por diante.
Resumir a xuntanza
Deixar unha reunión e ter un takeaway totalmente diferente do que o teu compañeiro? Asegúrese de que isto non suceda coa súa reunión enviando un correo electrónico nun seguimento no prazo de 24 horas. Incluír un resumo, destacar temas clave abordados, tarefas asignadas e indicar prazos. O envío de forma oportuna asegurarase de que os asistentes non teñan a dirección incorrecta.