É esencialmente a conferencia antes da conferencia.
Para aqueles que non poidan planificar reunións frecuentes, unha reunión previa pode parecer incómoda ou incómoda ao principio porque pode incluír novos termos ou linguaxe, como "currículo de evento" ou "orde de evento de banquete".
¿Que debería esperar un planificador de eventos a partir dun preconxunto?
Un pre-con é unha reunión que se celebra cos provedores de eventos e provedores onde se programa o evento ou o programa. Mantense normalmente un ou dous días antes do evento real e é diferente do paseo que ocorre o día do evento.
Algunhas persoas poden asociar reunións pre-con planificación de conferencias maiores, convencións, congresos e programas de incentivos. Non obstante, tamén é común realizar unha reunión previa para os seminarios e outros eventos especiais.
Que esperar durante unha reunión previa
A reunión pre-conxunta permite que o planificador de eventos poida revisar toda a loxística final dun programa determinado co equipo de xestión de provedores que participa no programa.
Normalmente, unha reunión pre-conxunta é coordinada e programada polo xestor de servizos de conferencias do local. El ou ela invitará xerentes de diversas áreas implicadas no evento a revisar a loxística do seu papel particular para un evento.
Este é un excelente momento para que a reunión ou planificador de eventos estableza unha relación con todos os implicados.
Durante a preconvención, é apropiado que o planificador de eventos resalte algúns dos obxectivos clave do evento, incluíndo información importante sobre a organización que acolle o evento, as mensaxes clave que se transmiten no evento e VIP importantes.
Pre-Con é o momento ideal para revisar o currículo do evento
Un currículo de eventos tamén é coñecido como especificacións do evento. Inclúe toda a información relevante sobre un programa ou evento, incluíndo detalles sobre o propio programa. Estes elementos poden incluír algúns ou todos os seguintes: datas, horarios, contactos, perfís de asistentes, contactos de emerxencia, alimentación e bebida, transporte, información de envío, facturación, audio / visual e outras necesidades especiais.
Cada xefe de departamento revisará a súa comprensión do evento , incluíndo detalles relevantes e os seus procedementos operativos típicos. Tamén revisarán a súa comprensión do contrato do evento e información compartida previamente nas ordes do evento do banquete.
Os planificadores de reunións e eventos deben recordar facer preguntas detalladas relacionadas coas especificacións do evento durante este tempo, como os niveis de persoal e os nomes dos contactos clave durante o evento real de todas as áreas representadas. Os elementos clave da discusión precon pode incluír unha revisión de:
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Requisitos da lista de hóspedes (se procede)
- Requisitos de exhibición de conferencias e exposicións comerciais
- Reunións de sala de reunións e exposicións espaciais (plans de planta)
- Requisitos técnicos, como a eléctrica e as telecomunicacións
- Detalles sobre colocación de sinalización
Este é o momento ideal para realizar calquera cambio de última hora. Aínda que non sempre sexan agradables, a maioría dos vendedores e provedores esperan cambios razoables (e non razoables). Por suposto, se a programación previa está programada durante un tempo no que a configuración está en progreso, considere levar a cabo unha inspección temprana para asegurarse de que todo está funcionando sen problemas.