Solicite un número de identificación do empresario (EIN)
O seu EIN é un número exclusivo asignado específicamente para a súa empresa para fins IRS. Este número identifica a túa empresa ao informar información sobre os teus empregados ás axencias gobernamentais do estado e do estado. Exemplos desta información inclúen os ingresos totais e os impostos pagados no seu nome. Podes escoitar a EIN referida como un Formulario SS-4 ou un ID de tributación: estes son os mesmos que o EIN.
Solicite o seu EIN a través do IRS directamente. A forma máis conveniente de completar esta transacción é a través dunha aplicación en liña. Non obstante, as solicitudes tamén son aceptadas por fax e correo.
Consulte os regulamentos estatais e locais para os requisitos adicionais de EIN
Aínda que moitos estados e localidades aceptan o seu EIN federal para a súa identificación, algúns requiren números separados para efectos fiscais. Exemplos son Nova York, Massachusetts e Carolina do Sur. Pode determinar a súa cidade e / ou a regulación estatal visitando o sitio web do pequeno negocio do estado apropiado.
Comprender a diferenza entre o contratista independente eo empregado
Se contratas contratistas independentes ou empregados afecta significativamente como se pagan os ingresos, o Medicare, a Seguridade Social e os impostos do desemprego, polo que é fundamental comprender a distinción entre os dous.
A proba básica reduce as seguintes tres preguntas:
- ¿O empresario controla cando, onde e como se completa o traballo? Se é así, probablemente o traballador sexa empregado.
- ¿O empresario controla os aspectos financeiros do traballo? Por exemplo, ¿son reembolsados os gastos? ¿O empresario ofrece ferramentas relacionadas co traballo, como as computadoras? Se é así, probablemente o traballador sexa empregado.
- ¿A relación está en curso ou o traballador é empregado para un proxecto específico sen expectativa de traballo continuado? O empresario ofrece beneficios, como o seguro de saúde e o tempo de pagamento, ao traballador? Se a relación está en curso e / ou se se ofrecen beneficios, o traballador probablemente sexa empregado.
Obter Formularios de empregados obrigados
Unha vez que os seus propios documentos están en orde, está listo para contratar aos seus empregados. Asegúrese de recoller información de impostos e folla de pagamento nos primeiros días de traballo para asegurarse de que reciban o seu primeiro cheque de pago en tempo hábil. Pode que desexe fomentar o uso do empregado de depósito directo para pagamentos máis rápidos.
Cada empregado debe completar un formulario de retención do imposto de renda federal W-4, que permite calcular a retención fiscal correcta. Os empregados tamén deben completar un formulario I-9 para verificar que estean legalmente autorizados a traballar nos Estados Unidos.
Elixe o teu período de pagamento
Os menores períodos de pagamento que posúa, máis fácil é completar a súa nómina. Non obstante, algúns estados esixen que os empregados sexan abonados segundo un calendario determinado, por exemplo, semanalmente ou semestralmente. Se desexa realizar a nómina con menos frecuencia que unha vez por semana, contacte co seu Departamento de Traballo do Estado para determinar se o seu período de pagamento proposto cumpre coa normativa estatal.
Crear procesos relacionados con nómina
Antes de que vostede poida emitir cheques de pago precisos, necesitará un método de seguimento das horas de empregados. Hai moitas ferramentas dispoñibles para este fin, desde follas de inicio de sesión básicas ata plataformas que rastrean a actividade dos empregados nos teléfonos ou as computadoras. Tamén é importante configurar as políticas de tempo perdido se pretende ofrecerlle, pagar por horas extras e calquera outro beneficio.
Doutra banda, ten que ter un proceso establecido para garantir que as deducións por beneficios, impostos e similares se paguen aos vendedores e axencias apropiados en nome dos seus empregados.
Seleccione unha plataforma de folla de pagamento
Se planea xestionar a nómina na casa, asegúrese de que vostede ou o seu contador estean cómodos cos matices desta tarefa. Hai varias plataformas de folla de pagamento de alta calidade dispoñibles para facilitar as cousas. No entanto, a maioría das pequenas empresas prefiren terceirizados servizos de control, xa que estes profesionais teñen o coñecemento ea experiencia para producir nómina con precisión e tempo.
Produce a túa nómina
Unha vez que vostede ou o seu controlador ingresaron a información persoal dos empregados no seu sistema de folla de pagamento, está listo para producir a súa primeira execución de folla de pagamento. Usando as ferramentas de cronometraxe que ten no lugar para traballadores por hora (non exentos), ingrese ou informe o número de horas para cada un. Os traballadores salariados (exentos) non teñen que informar as súas horas. Pagan o mesmo importe cada semana.
Nota: Se está a facer o custo do traballo na súa contabilidade, aínda vai querer que os empregados asalariados poidan rastrexar as súas horas. Non terá en conta o seu salario semanal senón que quererá poder asignar o tempo con precisión aos traballos para comprender os custos. Considera o uso dun programa de seguimento de tempo que se sincronice co seu software de contabilidade xeral para producir estes informes. Moitos terán sincronía coa túa folla de pagamento tamén para que poidas utilizalas tanto para os traballadores asalariados como para os que traballas por hora.
Manteña rexistros requiridos
Certos rexistros relacionados coa nómina deben manterse para fins IRS. Como norma xeral, debes manter todos os registros para os individuos que estean activamente empregados, independentemente da duración do seu mandato. Moitos rexistros deben ser mantidos por un determinado período despois de que o emprego sexa rescindido. Por exemplo, os rexistros do imposto sobre o emprego deben conservarse durante polo menos catro anos. As instrucións específicas están dispoñibles a través do IRS.
Calcular e pagar impostos nacionais e nacionais de nómina
Finalmente, vostede como empresario é responsable de facer pagos de impostos sobre a folla de pagamento e producir certos informes. Xeralmente, os informes son debidos trimestralmente ou anualmente. Utilice os recursos dispoñibles a través do IRS ea súa oficina tributaria para garantir que todos os impostos e informes sexan tratados de forma adecuada.
A nómina precisa e puntual é unha das responsabilidades máis importantes do seu negocio. En primeiro lugar, os erros na folla de pagamento son unha forma segura de molestar aos empregados. En segundo lugar, os erros fiscais poden producir multas e sancións significativas. Considere coidadosamente como se manipulará a súa nómina para garantir que evite as trampas máis comúns.