Consideracións tributáveis
Este artigo lévate a través de algúns dos problemas relacionados cos condutores dos automóbiles da empresa.
Só o uso de empresas é deducible
Non importa quen conduza un coche ou que posúa un coche, só o uso comercial deste coche é deducible como gasto empresarial. Quen conduza o coche debe manter bos rexistros de condución para o seu uso comercial.
O evento comercial debe rexistrarse o día que se produciu e debe incluír os detalles do propósito, data e localización ou quilometraxe.
Pode dar aos empregados unha asignación automática
A maioría das empresas dan aos empregados un subsidio automático para reembolsalos a expensas de conducir un automóbil para fins comerciais. A prestación pode darse ademais de proporcionar o coche ao empregado.
Esta bonificación non é un beneficio tributável para o empregado, sempre que se deba a través dun plan responsable. Un plan responsable é un conxunto de procedementos que a súa empresa establece para adecuadamente a conta do diñeiro que se lle entrega ao empregado. O IRS quere asegurarse de que non está a dar beneficios aos empregados, pero que estes son legítimos gastos comerciais pagados polo empregado e reembolsados por vostede.
Debe usar un plan responsable do IRS
Basicamente, para ter un plan responsable, os gastos de auto deben ter un propósito de negocio lexítimo, o empregado debe proporcionarlle rexistros adecuados que mostren o uso da empresa e as cantidades gastas, eo empregado debe devolver os reembolsos en exceso dentro dun período de tempo razoable.
A asignación automática que dá aos empregados pódese determinar utilizando a taxa IRS estándar (diferente cada ano) ou os gastos reais. O método que usas depende de ti, con algunhas limitacións.
Se non configura e usa un plan responsable, calquera subsidio ou reembolso que lle dá aos empregados para conducir está suxeito a eles, e debe incluír os reembolso dos seus pagos e reter impostos.
O uso dos empregados dun automóbil é un beneficio condición laboral
Unha condición de traballo beneficio, de acordo co IRS, é "a propiedade e os servizos que presta a un empregado para que o empregado poida realizar o seu traballo". Este beneficio queda excluído da renda do empregado no suposto de que o empregado poida tomar a dedución nunha declaración de impostos persoal. No caso dun coche da compañía. Lembre, este é só o uso comercial do coche que é (a) admitido como un gasto de negocio e (b) non se tributará ao empregado como un beneficio.
Non obstante, o uso dos empregados do automóbil por motivos persoais non é deducible como gasto empresarial, nin para o empregado nin para o seu negocio. Vexa como funciona isto:
O uso persoal dun coche da empresa é un beneficio tributável
Basicamente, calquera cousa que dá aos empregados é un beneficio tributável. Se lle dá un empregado o uso dun coche, o IRS é considerado polo uso persoal por un beneficio non monetario.
Intuit Payroll di: "Unha porción do valor do automóbil considérase parte da compensación total do empregado para efectos fiscais." Debe considerar o valor deste beneficio e mostralo no pagamento do empregado e, por suposto, reter impostos federales e estatais e impostos FICA (impostos de Seguridade Social e Medicare) a partir deste importe, o mesmo que outros pagos e beneficios.
Os coches están enumerados como propiedade dun negocio
Unha nota final: os vehículos comerciais están nunha clase especial de propiedade para fins fiscais. Considéranse propiedade cotizada, que inclúe propiedades que se poden usar tanto por motivos comerciais como persoais.
Se vostede dá o coche a un empregado ou o usa de xeito automático, se o coche se usa menos do 50% do tempo para fins comerciais, aínda pode deducir o uso do negocio, pero debe empregar a depreciación en liña recta.
Se decidiu dar un coche da compañía a un empregado
Vexamos un exemplo para ver como funciona todo isto:
A súa empresa aluga un coche e dálle a Mary para usar para dirixir o negocio.
Mary debe manter bos rexistros sobre a división entre o negocio e o uso persoal e proporcionarlle á súa empresa informes detallados. Para este propósito, digamos que dirixe o 50% para empresas e o 50% para uso persoal.
Non importa quen conduza o coche, o contrato de arrendamento está no nome da compañía, polo que o pagamento de arrendamento é deducible como gasto comercial, pero só na medida en que se usa para fins comerciais. (Se o coche se compra, a depreciación do coche é deducible, de novo só para a parte comercial do seu uso).
Se reintegra a Mary polos gastos de condución dos seus negocios, non ten que considerar este reembolso impoñible se ten un plan responsable, como se describe anteriormente.
Pero o valor do coche para o tempo de condución persoal debe incluírse nas rendas de Mary (e aplícanse retencións). Se o contrato de arrendamento mensual no coche da empresa que dirixe Mary é de $ 500, debe incluír 250 dólares ao mes no seu cheque de pagamento.
Por que é importante manter bos rexistros de uso comercial
Como se pode ver dende a discusión anterior, é moi importante que o condutor do coche da empresa manteña rexistros excelentes para demostrar a cantidade de condución dos negocios.
Esta proba é necesaria:
- Entón, pode reembolsar os gastos de condución dos empregados e non ter que incluílos no pagamento do empregado
- Para probar o uso comercial, non tes que incluír esta porción do valor do automóbil na remuneración dos traballadores,
- Entón pode deducir máis gastos de depreciación, e
- Entón, pode usar máis do valor do coche para os seus outros gastos comerciais.
Máis información nas publicacións do IRS
- Publicación do IRS 535 - Deducando os gastos comerciais
- Publicación IRS 15-B - Guía impositiva do empregador para os beneficios de Fringe
- Publicación IRS 463 - Viaxes, entretemento, agasallo e gastos de coche
- Imposto IRS Tema 510 - Uso comercial dun automóbil
Exención de responsabilidade: este artigo é só para fins informativos. Non se trata de asesoramento fiscal ou legal. Consulte cos seus asesores fiscais e financeiros antes de comezar a entregar os empregados as claves dos automóbiles da empresa.