Como funciona o módulo de compras en SAP?
As empresas de calquera tamaño utilizan a súa función de cadea de subministración para comprar elementos para fabricar produtos acabados ou para prestar servizos. Antes de que un departamento de compras poida comprar material en SAP, a infraestrutura única do departamento debe ser configurada.
Para deseñar unha estrutura que mellor se adapte ás necesidades dun negocio, cómpre entender a estrutura organizativa de SAP e as decisións que un departamento de compras necesita facer.
Estrutura organizativa de compras SAP
Cada departamento de compra é único, pero a estrutura organizativa definida dentro da SAP permitirá que unha empresa adopte as mellores prácticas para maximizar os beneficios do sistema.
- Organización de compras: este é o máis alto nivel da infraestrutura de compra. Unha organización de compras defínese como un grupo de actividade de compra que está asociado a toda ou a unha parte específica da empresa.
Se unha empresa ten un gran número de locais que son xeograficamente independentes, cada área pode ter a súa propia organización de compras. Non obstante, un pequeno negocio con unha ou dúas localizacións só pode usar unha organización de compras.
- Grupo de compras: o grupo de compras pode definirse como unha persoa ou grupo de persoas que se ocupan dun determinado produto ou grupo de produtos que se adquiren a través da organización de compras.
Nas organizacións máis grandes, moitas veces hai grupos de profesionais de compras no departamento de compras que traballan con determinados provedores ou tipos de provedores.
Documentos de compra
Hai unha serie de documentos de compra que utilizan os departamentos de compras en SAP.
- Requisición de compra: se se require un produto a través do proceso de planificación da produción, pódese xerar unha solicitude de compra. Os produtos e servizos que non forman parte do proceso de planificación pódense solicitar manualmente mediante unha solicitude de compra.
Pódense crear unha solicitude por parte dos usuarios autorizados e solicitarán elementos dun catálogo baseado na web ou ben introducir solicitudes directamente no sistema SAP . Se se produce unha solicitude para un elemento que non se comprou antes, pódese crear unha solicitude de cotización e enviarse a provedores existentes ou novos.
- Solicitude de cotización: se o produto non se pode comprar a un provedor contratado ou o prezo e a calidade non son aceptables, o departamento de compras pode enviar aos solicitantes novos ou existentes unha solicitude de cotización (RFQ).
O provedor pode revisar a RFQ e enviar de novo o seu mellor prezo e condicións para os elementos.
- Cotización: cando o provedor envía de novo as súas cotizacións, poden ingresar a SAP e entón o departamento de compras pode revisar e comparar.
Pode haber algunha negociación cos provedores para a mellor cotización, onde o departamento de compras intentará obter tempos de entrega máis favorables, descontos ou custos de transporte.
- Orde de compra: é un documento comercial emitido por un departamento de compras ao vendedor, que identifica o produto ou servizo necesario, as cantidades e os prezos negociados que o provedor e o departamento de compras acordaron.
É posible configurar o sistema para que un provedor teña que recoñecer que recibiron a orde de compra.
Ademais, é posible esixir aos vendedores que envíen un aviso de envío avanzado, de forma que se poida saber cando se entregarán os elementos.
- Contratos: en lugar dunha única orde de compra cun provedor, é posible crear un contacto onde o vendedor acepte enviar unha determinada cantidade de elementos durante un determinado período de tempo.
Ademais, o contrato pode ser un contrato de valor no canto dunha cantidade; o contacto é por unha cantidade total de bens adquiridos durante un determinado período.
- Acordo de programación: este acordo co provedor significa que haberá un contrato para fornecer os elementos en intervalos programados durante un período de tempo.
A función de compra de SAP foi deseñada para que os seus usuarios poidan axudar ás súas organizacións a proporcionar aos seus clientes os pedidos que os clientes desexan, cando os clientes queiran eses pedidos, e lograr isto gastando o mínimo de inventario posible.
Este artigo de compra de SAP foi actualizado por Gary Marion, Logistics and Supply Chain Expert.