É difícil planificar un orzamento de eventos a menos que teña unha boa idea de que gastos incorrerá. Isto parece bastante obvio, pero os custos asociados coa planificación de eventos poden provenir de varios lugares diferentes. Só cando pensas que identificaches todas as túas categorías de gastos, aparece outra para que che devolva ao taboleiro. Para evitar que isto pase a ti, coloque este esquema de gastos de planificación de eventos para ter en conta ao crear o teu orzamento.
Gastos no lugar
Incluímos aquí os custos e taxas que normalmente cobran o lugar do evento . Esta é moitas veces a categoría máis cara, pero tamén é o máis sinxelo de prever, xa que obterás unha estimación de custos formais para revisar con antelación. Dito isto, non esquezas calcular os custos variables que cambian cos teus números de asistencia. O servizo de restauración é un bo exemplo disto, xa que os custos dos alimentos aumentarán cada adición á túa listaxe.
Custos de lugar
- Aluguer de cuarto
- Depósito de seguridade
- Cobertura de seguro
- Aparcadoiro
Comida e restauración
- Comidas
- Bebidas
- Taxas de Traballo de Bartender / Server
- Taxas e servizos / Tarifas gratuitas
Audio / Visual
- Micrófonos
- Pantallas e proyectores
- Acceso a Internet
- Outros equipos especializados
Vendedores de terceiros
Esta categoría representa todos os elementos e servizos subministrados por vendedores fóra do local de acollida. Cada un ha de facturar de forma independente, polo que é importante manter unhas pestanas cercanas con todos os que estea a traballar.
Usar unha folla de cálculo axudaralle a organizar os contactos do vendedor xunto cos custos asociados cos seus servizos.
Aluguer de eventos
- Ropa de cama, cadeiras de mesa e cadeiras
- Tendas, escenarios e atraccións de atraccións
- Elementos físicos non proporcionados por lugar
- Traballo e entrega para instalación / Teardown
Vendedores de decoración
- Accent Lighting
- Flores e pezas centrais
- Globos
Diversión
- Músicos ou DJ
- Taxas de altofalante
- Riders do contrato (alimentación, aloxamento, transporte)
Gastos de produción
A produción inclúe todo o persoal e recursos necesarios para planificar e executar o evento. Estes gastos comezan o momento no que se soña e continúa a través da documentación posterior ao evento. En definitiva, esta categoría representa o custo de organizar o evento, atraer os asistentes e xestionar os elementos administrativos.
Marketing e rexistro
- Traballo de impresión e deseño
- Anuncios
- Invitacións
- Xestión de Rexistro
Planificación e organización
- Tarifas de planificador de eventos
- Part-time e empregados temporais
- Suministros de oficina
- Custos de comunicación
- Gastos de viaxe
Gastos administrativos
- Asignacións de traballadores asalariados
- Custos de contabilidade
- Taxas xurídicas
- Taxas de consultores
Overages de custos e fondos de emerxencia
Non hai un número máxico para o que debes reservar para gastos non planificados, pero definitivamente debes esperar o inesperado. Algúns planificadores de eventos suxiren un orzamento de cinco a dez por cento sobre os gastos previstos, mentres que outros elixen un número redondo para traballar. Os eventos maiores deberían asignar, por suposto, máis porque unha supervisión que se factura por persoa podería chegar aos miles de dólares.
O obxectivo deste esquema é facelo consciente dos diferentes tipos de gastos de planificación de eventos que poden ocorrer. Cada evento é único , polo que o teu pode incluír máis ou menos dos elementos que aparecen aquí. O importante é saber de onde procederán os custos. Os gastos relacionados cos gastos asociados a un determinado provedor ou categoría poden causar estragos no seu orzamento, pero o peor escenario está esquecendo por completo un gasto ata que chegue a factura.