A organización é a clave para unha conferencia exitosa
A planificación da conferencia é diferente doutros tipos de planificación de eventos e inclúe pasos adicionais.
As conferencias adoitan ser eventos a gran escala que adoitan levar un ano ou máis para planificar. A súa lista de tarefas pode incluír a selección dun lugar, reservar cuartos de hotel, configurar o rexistro en liña, asegurar oradores, organizar suites de hospedaxe, aloxar unha sala de exposicións, axenda reunións, manipular alimentos e bebidas e moito máis. Preparar unha guía de planificación de conferencias ben organizada que mapea os pasos é imprescindible para calquera planificador de conferencias exitoso.
Os seguintes pasos axudarán a preparar unha guía de planificación de conferencias que servirá de plan para a planificación de calquera conferencia. Personaliza e modifica a guía en función do evento que estás a planear e faino á man. Cando estea preparado e usado correctamente, pronto se converterá na túa ferramenta de planificación de conferencias máis valiosa.
Comezar cos conceptos básicos
A primeira parte da súa guía de planificación da conferencia debe incluír os conceptos básicos relativos á conferencia:
- Data e hora do evento
- Localización do evento (se se coñece)
- Obxecto do evento
Inclúe outros elementos coñecidos, como datas alternativas ou número de asistentes.
Cal é o Plan?
Antes de entrar na planificación dos distintos elementos dunha conferencia, debes descubrir cales son eses elementos e onde se encaixan no esquema xeral do teu evento.
Entón saque o bolígrafo e almofada ou sente fronte á computadora e comece a escribir todo o que me vexa á mente. Non se preocupe en catalogar as cousas en orde de importancia ou en calquera tipo de secuencia cronolóxica. Iso virá máis tarde. Neste momento, esencialmente elaborará unha versión moi longa e sinxela da súa lista de tarefas pendentes, que se dividirá en diferentes compoñentes independentes que se manexarán individualmente durante o proceso de planificación.
Esta sección pode incluír algunha das seguintes accións:
- Selección de lugar
- Selección de hotel
- Espazo para reunións
- Suites de hospitalidade
- Salón de exposicións e cabinas
- Cerimonia de apertura
- Rexistro de expositores / expositores
- Rexistro do asistente
- Acordos de viaxe
- Insignias do asistente
- Programa de eventos
- Alimentos e bebidas
- Audiovisual
- Persoas no lugar
Leve un pouco de tempo extra na compilación desta lista para que non teña que pasar por alto e continúa e engada todo o que apareza máis tarde. Non se abraña polas moitas áreas de responsabilidade enumeradas; o obxectivo aquí é pensar en todo agora para que poida planificar e xestionar cada elemento de forma eficiente.
Selecciona un lugar
Unha vez que determinou cando se celebrará a conferencia e terá coñecemento do alcance xeral do evento, o seguinte paso é seleccionar un lugar.
Dependendo do tamaño da conferencia, podes seleccionar un lugar para todas as necesidades da túa conferencia, dende a sala de exposicións ata salas de reunións, banquetes e salas de hotel. Se a conferencia é demasiado grande para ser acomodada nun lugar, busque un lugar que estea próximo a hoteis ou sitios de restauración externos para que os asistentes á conferencia non teñan que viaxar demasiado para desprazar desde un evento de conferencia a outro.
Pense sobre o rexistro de asistentes
Como participarán os asistentes a esta conferencia? Como recibirán a confirmación de rexistro? Como se xerarán e distribuirán etiquetas nas conferencias? A súa guía de planificación de conferencias incluirá respostas a todas estas preguntas e debería actualizarse unha vez que se está a realizar o rexistro da conferencia.
Se se espera que un evento atraiga grandes multitudes, un sistema de rexistro de conferencias en liña é o camiño a percorrer.
O sistema pode procesar pagos , rexistrar rexistros e organizar outras informacións relevantes e axudar na xeración de informes.
Expositores e Salas de exposicións de conferencias
As áreas de exposicións son un recurso común nas conferencias, ofrecendo unha oportunidade para que os patrocinadores e provedores poidan alugar espazo para promocionar os seus produtos e servizos. Esta é tamén unha oportunidade para que o servidor da conferencia traiga ingresos se a característica da exposición é efectivamente promovida e ben recibida. Dependendo do tamaño da súa conferencia, a xestión dos expositores e da sala de exposición requirirá tempo e recursos adicionais para planificar de conformidade.
Como se indicou anteriormente, os sistemas de rexistro de conferencias en liña son a mellor forma de seguir as inscricións, polo que se espera unha gran cantidade de expositores, considere incorporarse o rexistro do expositor no seu sistema de rexistro de asistentes. Os expositores tamén necesitarán o seguinte:
- Insignias do expositor
- Mapa da sala de exposicións de conferencias con números de cabina enumerados
- Manuales para instalar e desmontar a cabina de exhibición
- Contrato de expositores
- Lista de vendedores no lugar dispoñibles para asistir con aloxamentos e servizos de exposicións
Como planificador de conferencias , será responsable da contratación de seguridade para garantir a seguridade dos materiais situados na sala de exposicións.
Planifique os Detalles da Conferencia
Con algunhas das maiores responsabilidades abordadas, como a selección da sala de conferencias e o rexistro de asistentes, pode mover o seu foco para planificar os detalles da conferencia. Como é o caso da planificación dun evento de calquera natureza, a organización é primordial como a atención aos detalles.
Agora é hora de retirar esa longa lista de elementos de tarefas pendentes que xuntas no inicio do proceso de planificación da conferencia. Consulte a lista e faga cambios ou engadidos como sexa necesario para reflectir as últimas tarefas e responsabilidades. A continuación, coloque estes elementos en orde cronolóxica, comezando con elementos que poden ou deben ser completados con antelación. Por exemplo:
- Libro de habitacións de cuartos de hotel
- Reserva espazo da sala de exposicións
- Busca sistemas de rexistro de conferencias en liña
- Planificar o plan de comercialización de conferencias
Comeza ao comezo e vaia desde alí. Para cada detalle que debe atenderse, inclúa un seguimento para asegurarse de que os contratos están asinados e recibidos. A medida que se achega a data da conferencia, os elementos da acción incluirán tarefas a curto prazo, como por exemplo:
- Escolle o esquema de cores e decoración
- Fai arranxos florais
- Elixe o menú
- Organiza o transporte aeroportuario para altofalantes ou VIP
Considere a súa guía de planificación da conferencia como o seu manual de acceso a todo o que se inclúa na planificación dunha conferencia, non importa o pequeno. Esta guía converterase rápidamente nunha ferramenta inestimable que non só lle manterá organizado e programado, senón que calmará os nervios a medida que se achegue a gran data e pregunta se esqueceu algo.