Redacción de detalles esenciais
Do mesmo xeito que calquera proxecto empresarial, o primeiro paso é organizar toda a información que teña e identificar as materias máis urxentes.
Antes de comezar a escoller un lugar ou contratar un altofalante , necesitará coñecer os parámetros básicos do seu evento. É case imposible falar de detalles e custos cun terceiro ata que teña máis detalles expostos. Aquí están os detalles clave que debes definir antes de contactar con vendedores externos.
Data
Todo vira en torno á data do teu evento especial. Ideal, quere ter tres datas posibles en mente para que poida comparar a dispoñibilidade e os prezos en todo o taboleiro. Tenta incluír diferentes días da semana para obter a máxima flexibilidade.
Período de tempo
Incluso unha diferenza de unha hora pode afectar a súa planificación, polo que precisa concretar os seus cadros de tempo previstos. Por exemplo, a partir das 10 da mañá no canto das 8 da mañá significa que quizais non precise asignar un orzamento para o almorzo.
Números de asistencia
É un detalle que moitas veces se estima demasiado para as negociacións produtivas. Obteña realidade coas súas proxeccións de asistencia . Discuta anticipadamente quen invitarás e poñerás as túas proxeccións xuntas nunha folla de cálculo. A asistencia e o orzamento están directamente correlacionadas, polo que non adiviñas de xeito inesperado sobre o número de persoas que pensas que van asistir.
Sesións de ruptura
Só pode ter unha sala de banquetes se está hospedando unha cea, pero unha conferencia a gran escala probablemente necesitará salas de salas e un espazo de exposición. Unha vez máis, non poderás medir os custos ata que defines o espazo que necesitas. Para as conferencias, o mellor enfoque é planificar un simulado itinerario na súa primeira reunión. Compartir ideas e cortalas xuntas en papel axudará a guiarte ás próximas decisións de planificación.
Orzamento contra custos
Pode parecer pouco práctico traballar cun orzamento antes de coñecer os custos do lugar e da restauración, pero traballar deste xeito proporciona un punto de referencia para medir todas as propostas do vendedor. Comezar coas fontes de ingresos. Canto custarás por asistencia? Chamará aos patrocinadores para axudar a compensar os custos? ¿Que pagarán os participantes para participar? Os ingresos determinarán en última instancia o seu orzamento, polo que só ten sentido protexelo primeiro.
Márketing
Despois de identificar as súas fontes de ingresos, o seguinte paso é esquematizar o seu plan de mercadotecnia . Cal é a mellor forma de chegar e participar cos xeradores de ingresos? Quizais teña unha lista de posibles participantes como patrono ou asociación. Isto obviamente sería útil, pero que hai de patrocinadores e expositores?
Se está a planear atraer a máis de 20 expositores, entón ten que poder chegar a eles. As campañas de marketing orientadas custan cartos, e iso reduce os seus ingresos.
Transporte e aloxamento
Executar unha conferencia local normalmente elimina as preocupacións sobre o transporte. Non obstante, aínda debes abordar o aloxamento para oradores, expositores e invitados especiais. Algúns hoteis ofrecen descontos no espazo para reunións se reserva suficientes noites de cuartos . O único xeito de sacar proveito de isto é coñecer previamente as necesidades de aloxamento. Volva a través dos teus datos de asistencia e proxecta cantos clientes son de fóra da túa área.
Agora, todo isto probablemente soe como moita información para reunirse diante, e é. Pero ten en conta que estes son os detalles que afectan todo o resto do proceso de planificación.
Pode ser atraído inicialmente para as tarefas máis "glamouras", como visitas ao sitio e planificación de menús. Basta lembrar que chegará o seu tempo. Por agora, con todo, centrarse nos feitos para que poida tomar as mellores decisións despois.