As solucións de contabilidade en liña utilizan o entorno de computación en nube para recoller e correlacionar a información que unha empresa necesita para xestionar as súas finanzas. Estas plataformas de software simplifican o proceso de contabilidade, minimizan o tempo dedicado á entrada de datos e aumentan a eficiencia en todo o taboleiro. Moitos empresarios e directores financeiros están aproveitando estes beneficios seguindo procesos de implementación intelixentes para crear o ambiente perfecto para manexar as finanzas diarias.
Atopar o mellor software
O primeiro paso para configurar o ambiente de contabilidade en liña ideal é determinar que plataforma de software ten as ferramentas adecuadas para a empresa. Os directores financeiros deben familiarizarse coas opcións máis útiles e desenvolver unha lista das plataformas que ofrecen as mellores funcións. As pequenas empresas varían de tamaño, alcance e necesidades, polo que é importante consultar cos executivos da compañía con antelación para determinar exactamente cales son as ferramentas necesarias para manexar as constantes flutuacións nos seus datos financeiros.
As consideracións son abundantes nesta fase, pero deben valorarse todas as características e beneficios dos servizos de apoio que ofrece a plataforma de contabilidade. Moitas empresas esixen moita personalización ou poden necesitar o software para escalar e ofrecer informes máis completos na estrada. As necesidades de contabilidade para hoxe e para o futuro deben ser analizadas antes de iniciar sesión na liña de puntos.
Simplifique a nómina
A folla de pagamento faise máis e máis complicada cando as pequenas empresas se expanden e asumen empregados adicionais. A información de seguimento de tempo debe ser transferida ao departamento de nóminas para xerar os informes necesarios para dar unha compensación precisa aos seus empregados. As ferramentas de contabilidade en liña poden levar os datos ingresados no software de seguimento e folla de pagamento e traducirlo nun formato que se poida usar para preparar cheques directamente desde o programa.
Isto aumenta a precisión e garante que todos os empregados sexan pagados a tempo, sempre que o departamento de contabilidade non teña que dedicar horas traballando á folla de pagamento cada semana.
Moitas aplicacións de seguimento de tempo tamén abrazan a ampla gama de opcións e beneficios dispoñibles a través da conectividade móbil. Existen programas de seguimento de tempo que permiten aos usuarios ingresar tempo desde o campo, a través de aplicacións móbiles e ata a través de mensaxes de texto SMS. Os directores financeiros poden configurar varios procesos de aprobación para varios membros, fomentando a axuda nos datos e detalles mellorados no tempo enviado seguido pola nómina.
Xestionar datos de vendas
As pequenas empresas tratan dun fluxo constante de datos de vendas. As facturas entrantes e saíntes, pagos, ordes de compra, cumprimento de pedidos e información de envío conteñen datos financeiros vitais que forman unha gran parte da imaxe no que se refire ao fluxo de caixa. Ao non realizar un seguimento destes números de forma precisa e oportuna, pode provocar a confusión que sofre a capacidade dunha empresa para tomar decisións sobre o crecemento futuro.
O software de contabilidade en liña xestiona todos estes datos esenciais a medida que vén para que os executivos da empresa sempre teñan unha imaxe clara de canto diñeiro está dispoñible en cada momento.
Ao proporcionar unha forma rápida e precisa de determinar o estado das solicitudes e as solicitudes individuais, estas plataformas aforran tempo en cada paso ao longo do embudo de vendas. Algunhas solucións de software ofrecen a opción de xerar facturas automáticas e envialas aos clientes para desembolsar aínda máis o departamento de vendas.
Monitorizar as contas a pagar e cobrar
É posible que unha empresa pareza rendible en papel pero estea loitando ou fallando en realidade. Este é un problema común que enfrontan as empresas con procesos de contabilidade ineficientes que non mostran a verdadeira historia detrás do fluxo de caixa. Usando unha ferramenta en liña para seguir o estado das dúas contas a pagar e as contas a cobrar elimina a confusión e mostra onde hai que tomar medidas para mellorar a saúde das finanzas da compañía.
A creación de recordatorios e alertas de correo electrónico acelera o proceso de recadación dos créditos e recórdalles aos empresarios e executivos cando se paguen os pagamentos.
Isto fai que sexa máis doado crear un calendario de pagamentos equilibrado que mantén a compañía en vermello en lugar de demoler o seu orzamento.
Incentivar o uso móbil
O acceso remoto é unha gran parte do que fai que a contabilidade en liña sexa tan efectiva. Todos os membros do CFO á forza de traballo móbil poden acceder ao software e ingresar datos esenciais desde calquera dispositivo independentemente da súa localización actual. Cando todos na compañía chegan a bordo coa gravación de vendas e gastos tal e como ocorren, debería crear un gran aumento da precisión en todo o taboleiro. Os empregados que están a facer negocios fóra da oficina xa non teñen que esperar para volver aos seus ordenadores para rexistrar datos de transaccións. No seu canto, poden ingresar todos os números usando unha aplicación nos seus dispositivos móbiles que se integra co software de contabilidade principal e entrega a información directamente á nube.
Sincronizar cos bancos
É moi fácil esquecer escribir un depósito ou retirada nunha carteira de negocios e obter unha sorpresa desagradable cando chega a declaración mensual. Este problema pode evitarse configurando un software de contabilidade en liña para recibir automaticamente datos financeiros no momento en que se producen as transaccións bancarias. Os valores exactos do dólar rexistráronse de forma instantánea e son accesibles desde o panel de control, un método que non só mellora a precisión, senón que tamén fai que sexa innecesario gastar o tempo cada mes ordenando declaracións en papel para asegurarse de que o saldo dos libros.
Mantén a comunicación aberta
Unha solución de contabilidade en liña fiable debería permitir que os administradores creen varios permisos de acceso para que os xefes de departamento, supervisores e empregados dunha empresa poidan acceder e modificar información. As ferramentas de seguimento permiten que os directores financeiros comprobe se todo está funcionando sen problemas e responder a todas as preguntas utilizando as opcións de colaboración dentro da aplicación. Isto mantén o fluxo de información libre entre todas as partes implicadas nas decisións financeiras dunha empresa e elimina as barreiras que obstaculizan o funcionamento eficiente. Se as necesidades do negocio cambian, o director xeral e o prestador de servizos sempre están dispoñibles para axudar con melloras.
Aproveitar a información
Crear informes de datos financeiros sen a axuda do software é un arduo proceso que vincula os empregados de pequenas empresas que poderían ser máis produtivos noutros lugares. O atraso entre a recolleita de datos ea compilación destes informes manuais crea o risco de que a información poida ser obsoleta no momento en que o informe finaliza. As plataformas de contabilidade en liña inclúen ferramentas de informes para varias das métricas máis importantes do negocio:
- Vendas proxectadas
- Ingresos e gastos
- Fluxo de caixa
- Resultado e perda
Como todos os datos ingresados no sistema correlacionan de inmediato, cada novo informe reflicte as últimas modificacións nas finanzas da compañía. A sincronización multiplataforma é un dos principais beneficios dos sistemas de informes en liña, pero non é o único. Os cadros de taboleiro comprensivos poden agrupar datos, mellorar informes e permitir que os directores financeiros accedan aos indicadores clave de rendemento da empresa aínda sen arrincar a súa computadora. A conectividade móbil nas aplicacións contables é omnipresente e permite aos usuarios ver non só visualizar, pero tamén editar, manipular e analizar todos os datos importantes sempre e cando sexa necesario.
Integrar todos os programas
A contabilidade en liña é máis beneficiosa cando se vincula ás outras aplicacións que usa unha empresa para xestionar as operacións. Xuntar seguimento de tempo, folla de pagamento, xestión de inventario e outro software usando unha plataforma de integración segura simplifica o fluxo de datos e asegura que a información accesible a través do programa de contabilidade en liña sexa sempre precisa.
Do mesmo xeito que coa automatización, a integración facilita unha maior eficiencia e pode aforrar unha empresa cunha cantidade significativa de diñeiro reducindo o tempo dedicado a buscar bits de información que anteriormente estaban espallados por departamentos. A integración tamén elimina unha gran cantidade de tarefas de entrada de datos repetitivas, diminúe a taxa de erro e permite ás empresas optimizar informes para conter a maior cantidade de detalles.
Un compoñente crítico da integración da plataforma de contabilidade é comprender primeiro cal é o resultado desexado antes de aliñar os sistemas. Ao saber cales son os requisitos contables , os directores financeiros poden avaliar de forma máis precisa a relevancia das moitas características e beneficios de diferentes programas para garantir que realmente cumpran as necesidades da compañía. Por exemplo, o custo de emprego require varios sistemas para falar entre si a través de folla de pagamento, seguimento de tempo e sistemas de contabilidade xeral. Se o custo do traballo é un importante principio de informes, entón se a aplicación de seguimento de tempo sincroniza os seus datos cos servizos de procesamento de folla de pagamento é unha consideración específica e importante.
Personaliza o ambiente de traballo
As empresas que ofrecen solucións de integración adoitan incluír a personalización como parte dos seus servizos. Os directores financeiros poden aproveitar isto para crear unha plataforma central adaptada especialmente para xestionar as necesidades de calquera empresa. Cada empresa require unha configuración particular en termos de fluxo de traballo, formularios de entrada de datos e conexións entre aplicacións de software. A propia plataforma debería ser o suficientemente fácil para que todos poidan usar sen requirir un amplo adestramento. A contabilidade en liña pode integrarse perfectamente neste ámbito para que se converta nunha ferramenta habitual na xestión do fluxo de datos.
Teña en conta que as personalizacións poden requirir a intervención de servizos de TI adestrados segundo o necesario para configurar a conectividade, garantir que os datos se sincronicen de forma adecuada e que os informes sexan precisos. Este apoio debe ser orzado cando se considera o custo de implementación de novas solucións de contabilidade e de servizos de contabilidade en liña porque, en definitiva, será necesario non só durante a configuración, senón durante os tempos de cambio, durante o crecemento e cando o equipo de contabilidade esixe novas informacións e informes. As empresas abordan isto de varias maneiras.
As pequenas empresas con orzamento limitado e un CFO fraccionado no campo de contabilidade poden preferir manter unha relación cun único propietario que poida ser flexible e conectado de ser o caso. A non ser que as necesidades sexan extensas, a facturación das horas traballadas tería máis probabilidades de beneficiar os orzamentos das pequenas empresas que os retenedores mensuais. Por outra banda, as empresas máis grandes ou as empresas con necesidades contables complicadas poden beneficiarse máis a manter unha empresa de TI no retenedor para atender as súas necesidades en curso. En situacións limitadas, algunhas empresas son máis axeitadas por ter unha persoa de soporte de TI interna no persoal. Esta é xeralmente a máis adecuada para as empresas que teñen unha persoa de TI xa no persoal que pode asumir responsabilidades sobre sistemas adicionais.
Ao dar aos CFOs, empresarios e empregados un ambiente compartido no que realizar un seguimento e xestionar as finanzas, a contabilidade en liña aborda moitas das cuestións de precisión e comunicación que poden causar erros prexudiciais. A implementación correcta crea unha plataforma que transforma a forma na que as empresas xestionan as finanzas e ofrecen o medio ideal para a produtividade eo crecemento.