Máis información sobre a información clave que se atopa no documento fonte
Por que os documentos fonte son importantes
O documento de orixe é esencial para o proceso de contabilidade e contabilidade , xa que é a evidencia de que se produciu unha transacción financeira.
Se unha empresa está auditada, os documentos fonte recargan as revistas de contabilidade e o libro xeral como unha pista de auditoría indiscutible.
Manter un documento de orixe para unha empresa é como gardar os recibos de elementos deducibles por impostos para os seus impostos persoais. Se os seus impostos audítanse, proporcionan a proba de que realizou esas compras. O mesmo é certo para o seu negocio, pero no negocio, non garda recibos só para os gastos deducibles por impostos. Mantén os documentos orixinais para cada transacción financeira.
Que proporcionan os documentos fonte
Un documento fonte describe todos os feitos básicos da transacción, como o importe da transacción, a quen se fixo a transacción, o propósito da transacción e a data de transacción.
Aquí tes algúns exemplos de documentos fonte comúns:
- un cheque cancelado
- factura
- recibo de caixa rexistrada
- recibo xerado por computadora
- Memoria de crédito para un reembolso do cliente
- tarxeta de tempo empregada
- depósito de depósito
- orde de compra
Como tratar os documentos fonte
O documento fonte debe rexistrarse no xornal contable correspondente o máis axiña posible despois da transacción. Despois da gravación, todos os documentos fonte deben ser arquivados en algún tipo de sistema onde poden ser recuperados se e cando son necesarios.
En certos casos, incluso pode ser importante proporcionar a cadea de custodia para poder determinar que o documento fonte en cuestión permaneceu no seu control.
Documentos de orixe vs. Fotocopias
Na maioría das circunstancias, as fotocopias dos documentos fonte son legalmente aceptables. O Servizo de Impostos Internos, por exemplo, aceptou fotocopias de recibos desde 1997, sempre que sexan lexibles, conteñan toda a información presente no orixinal e, dentro dos límites do proceso de dixitalización, presenten esa información nun formato idéntico ao orixinal.
Un recibo de materiais que especificaba os obxectos adquiridos eo prezo pagado, pero que se escaneaba sen que o nome do provedor non puidese ser cualificado. Un documento que presentou toda a información no recibo orixinal, pero que foi reintegrado en formato Word ou Excel tampouco se beneficiaría.
O estándar IRS - completo, lexible e unha reprodución precisa do orixinal - é o mesmo estándar utilizado en moitas empresas e axencias gobernamentais. Outras institucións, con todo, engádense a estes requisitos xerais.
A Universidade de Washington, por exemplo, só acepta como substitutos as fotocopias orixinais de documentos escaneadas cunha densidade mínima de 300 puntos por polgada (dpi) e presentadas en formatos PDF ou TIFF; non acepta fotocopias JPEG.
Se planea escanear documentos contables ou legais para facilitar o almacenamento, consulte coa institución correspondente para asegurarse de que aceptarán os documentos no formato que está a planear usar.