Obter consellos para mellorar os procesos de cobrar contas

Establecer unha estratexia efectiva de xestión de contas a recibir é unha parte crucial de levar a cabo un negocio exitoso. A pesar diso, tratamos rutinariamente as PYM que non logran unha aproximación metódica á situación, e son as peores para iso. Mellorar e optimizar os procesos de cobro de contas trae moitos beneficios para a mesa e non só se aplican á propia AR. Un proceso AR racionalizado e eficiente tamén ten un impacto positivo no marketing, as vendas, o servizo ao cliente e as operacións globais.

Por iso, paga a pena dedicar tempo e esforzo para melloralo.

Por que se optimizan as contas a cobrar por contas

Do mesmo xeito que moitos empresarios, non pode ver de inmediato os beneficios de optimizar de forma proactiva os procesos de cobro de contas. Como mencionado arriba, con todo, facelo pode mellorar drasticamente moitos aspectos do seu negocio. Impide que o capital existente pase a perder, o que aumenta a liquidez. Pola súa banda, un negocio pode mellorar a débeda, reducir os custos, o crecemento dos fondos e, en moitos casos, superar a competencia.

Unha parte crucial para optimizar os procesos de contas a cobrar é ser persistente sobre o inicio do proceso cedo. Con demasiada frecuencia, as empresas están tan empeñadas en facer as vendas que tratan as contas a recibir como un pensamento previo. Comezar o proceso inicialmente significa falar de cousas como os termos de pagamento nas primeiras etapas da relación co cliente. Obtendo un novo cliente a bordo con pagos electrónicos no inicio do proceso é outro exemplo de adoptar un enfoque proactivo para a situación.

Antes de facer outra cousa, entón, compromete a súa empresa a facer as contas a recibir unha prioridade no inicio do proceso posible.

Contas típicas Receíveis Trampas

Os propietarios de negocios adoitan empregar contas a recibir no back-back, supoñendo que deixar ben o suficiente está perfectamente ben. No entanto, as prácticas de AR pobres causan unha serie de problemas para as empresas.

Desde a ampliación do crédito a clientes non cualificados ata non seguir co comprobante en tempo útil, as prácticas de AR pobres sufran o tempo, o diñeiro ea produtividade dunha empresa. A miúdo producen un efecto ondulado que toca prácticamente todos os aspectos de dirixir unha empresa. A peor parte de todo é que moitos dos problemas son facilmente evitables.

Outros problemas comúns relacionados con AR inclúen a aplicación inadecuada e a asignación de pagamentos en efectivo, non prestando atención á exactitude das facturas e contas e ao non xerar e usar correctamente informes a cero sobre problemas potenciais. Calquera destes e outros pasos errados pode causar problemas de gran alcance para empresas incluso moi exitosas e rendibles, polo que é máis que vale a pena tomar medidas para corrixilos no primeiro momento posible.

Optimice estas cinco actividades para mellorar o procesamento de contas

Optimizar os procesos de cobro de contas parece bastante desalentador desde o principio. Non obstante, tomando unha aproximación metódica á situación, pode implementar cambios que resultarán en melloras bastante rápidas e dramáticas. Para a súa comodidade, identificamos cinco actividades que, cando están optimizadas correctamente, mellorarán drasticamente o funcionamento xeral do seu proceso de cobro de contas e, á súa vez, producirán moitos beneficios interesantes para o seu negocio no seu conxunto:

1. Manter datos precisos do cliente: Centralizar o proceso de datos mestre para asegurar a precisión das contas dos clientes e a información é unha parte crucial para establecer e manter un proceso efectivo de cobro de contas. Por exemplo, enderezos imprecisos poden causar que as facturas sexan enviadas ao lugar equivocado, o que causa pagamentos atrasados. As contas dos clientes deben ser auditadas de forma consistente para comprobar anomalías como condicións de pago inusual ou inapropiada, límites de crédito, descontos e similares. Os cambios aos datos dos clientes deberían estar documentados de forma adecuada, e os controis deben establecerse para evitar que as persoas non autorizadas poidan acceder ou editar datos.
2. Establecer un proceso claro e conciso de aprobación de crédito - Con demasiada frecuencia, as empresas desprazan en hábitos de crédito perjudiciales para aumentar as vendas. Por suposto, isto leva a un ciclo vicioso que finalmente pode ser desastroso para unha empresa. A extensión do crédito pode ser moi boa, pero hai que establecer un proceso claro para facelo. Debe incluír instrucións claras sobre cando e como avaliar e anular os límites de crédito, cando se poñen as contas en espera e como funciona o proceso de solicitude. Deberíanse realizar revisiones periódicas do proceso de aprobación de crédito porque as circunstancias cambian.

1. Establecer un proceso de facturación efectivo: a facturación e a facturación dos clientes deben ser precisas e racionalizadas para ser efectivas. Os erros nos prezos, unidades de medida e similares poden provocar serios estragos. Ademais, as facturas deben ser creadas e enviadas de forma oportuna, ea forma en que se producen deben ser consistentes e definidas. Unha forma de mellorar a facturación ea facturación é automatizar o máximo posible, así que non teña medo de contar coa tecnoloxía aquí. Use informes de excepcións para identificar as contas problemáticas. Se é posible, configure un portal de clientes para cambiar algúns dos traballos aos clientes dándolles un sentido de autonomía.
2. Restablecer o proceso de solicitude de efectivo: ao chegar, os pagos deben ser aplicados correctamente. Deberían ser aplicados ao cliente correcto e ás facturas correspondentes. En caso contrario, se xurdiren disputas ou problemas máis tarde, tentar cero no problema inicial será moi difícil. Os pagos tamén deben ser aplicados rapidamente para garantir que en calquera momento, vostede sabe que contas están correntes e que son vencidas. Unha forma potencial de optimizar o proceso é ofrecendo unha cantidade limitada de opcións de pagamento por simplicidade. Publicar as entradas do xornal pronto e moito antes das datas de corte. Sempre que sexa posible, evitando caer diñeiro en contas de suspenso ata que teña tempo para descubrir onde realmente debería ir.
3. Optimizar o proceso de obtención : optimizar correctamente as contas a cobrar fai que sexa moito máis fácil cobrar o pagamento de forma oportuna e efectiva. Cando os pagos se aplican correctamente, por exemplo, é fácil determinar que contas corren o risco de entrar no valor por defecto. Os esforzos da colección deben ser consistentes e metódicos. Debe establecerse un proceso claramente definido para negociar os plans de pagamento para garantir que se axuste aos obxectivos globais da compañía. Os procesos deben ser automatizados o máximo posible para reducir o risco de erros da entrada manual.

Oito mellores prácticas para adoptar para mellorar os procesos de cobramento de contas

O Centro de Calidade e Productividad Estadounidense (APQC) estableceu un conxunto de estándares denominados Estándares Abertos. Eles describen as mellores prácticas para o procesamento de contas a recibir, e eles deben demostrar ser inestimable mentres traballa para mellorar os seus procesos de AR. Nós resumimos os oito puntos máis importantes do APQC Open Standards para a súa conveniencia:

1. Elimine obstáculos para recibir pagos: por exemplo, investiga os teus clientes para descubrir que métodos de pago funcionan mellor para eles. A partir de aí, considere ofrecer unha selección diferente de opcións de pagamento para que os clientes poidan pagar as súas facturas a tempo.
2. Prioriza a xestión de crédito : non estés o crédito senón só para manter as vendas tapando. Esta estratexia torna ao longo do longo percorrido e é só un exemplo dos moitos problemas potenciais que poden xurdir debido a procesos de xestión de crédito deficientes.
3. Avalíe as contas a recibir de forma periódica - Estableza un programa específico de seguimento e avaliación do estado das súas contas a recibir. Idealmente, debería facerse polo menos unha vez por semana. Canto máis cedo atopes erros, canto máis cedo podes corrixilos - e menos probabilidade de que teñan problemas importantes para o teu negocio.
4. Considere acortar os termos de pagamento: non hai ningunha lei que diga que todos os clientes deben ter termos de pagamento net-30. Moitas veces, o uso de termos de pagamento máis curtos fai que os clientes que paguen lentamente paguen polo menos un pouco máis rápido, polo que é unha opción que vale a pena considerar.
5. Crear un proceso de resolución de disputas de facturación: estableza un proceso específico para xestionar disputas de facturación. Isto non só racionalizará o proceso, senón que mellorará a satisfacción total do cliente porque o seu equipo saberá con exactitude o que facer cando xorde unha disputa.
6. Automatizar: investigar diferentes tipos de software e outras formas de tecnoloxía para automatizar o maior número posible de contas a recibir. Canto máis que poida eliminar o elemento humano, máis preciso e fiable será o proceso completo. Moitos programas son caros, pero o ROI é considerable xa que hai menos erros e, en moitos casos, a produtividade dos empregados tamén aumenta.
7. Establecer un Proxecto de Coleccións Proactivas: converter as coleccións nunha prioridade e facer cumprir unha estratexia clara e concisa de coleccións. Ideal, pretenden intervir cedo. Cando unha conta se desprázase á columna anteriormente vencida, o equipo debe estar en todo e saber o que facer.
8. Factura electrónica: se ten os medios para facelo, comeza a facturar os clientes de forma electrónica. Aínda que haberá quen non pode soportar as facturas e os pagamentos electrónicos, a maioría das empresas están a bordo con estes días. Canto menos comprobacións de papel ten que procesar e enviar o correo electrónico, será máis fácil e máis preciso o proceso completo.

Como podes ver, non tes que comezar de novo desde cero para mellorar e optimizar as túas contas a recibir. Podes optar por asumir unha área á vez, ou podes mergullarte a todo vapor e renovar todo dunha soa vez. De calquera xeito, os pasos que tome para optimizar as súas contas a recibir recibiranse a medio prazo a longo prazo.