Elixe o teu tema e localización
Este paso representa as dúas variables que o teu público quererá saber antes de calquera outra cousa.
O "onde e por que" da reunión incidirá ao instante quen será invitado e se atenden ou non.
O lugar que elixes afecta a reunión xeral e afecta ao home as outras decisións que terás que facer ao planificar o evento.
Identificar os participantes
Unha gran parte da realización dunha reunión centrada e produtiva é evitar distraccións, e iso significa limitar as invitacións aos principais responsábeis. Hai unha tendencia na cultura corporativa a incluír todas as partes relacionadas nas comunicacións, pero pode impulsar a produción eliminando socios que poderían retardar o progreso con discusións pouco importantes. En lugar de invitar participantes non votantes, invita aos asistentes clave a falar cos seus subordinados antes de chegar á xuntanza.
Ofrecer tres datas e horarios
Teña coidado con como se pregunta sobre a dispoñibilidade de cada participante. É fácil abrir unha "caixa de Pandora" dos problemas cando se trata de programar unha data de beneficio mutuo para a súa reunión.
Unha forma de evitar isto é ofrecer unhas poucas datas e horarios e, a continuación, preguntar a cada unha das persoas que mellor funciona. Se tes sorte, unha das datas coincidirá con todos. Se non, non teña medo de preguntar aos outliers se poden axustar o seu calendario para acomodar a maioría.
Crea un itinerario
É fundamental ter un calendario para que temas sexan discutidos xunto con quen dirixirá cada segmento da reunión.
É posible que os planificadores teñan que buscar o consello dos altos executivos para crear un itinerario con precisión. Unha vez rematado o primeiro borrador deberá presentarse ao grupo para a súa aprobación.
Discutir necesidades de presentación
Hai moitas formas diferentes de presentar ideas ao grupo e cada orador programado terá a súa propia preferencia. A funcionalidade de PowerPoint, o acceso a Internet e as placas brancas son só algúns dos compoñentes que pode necesitar. Sexa proactivo ao solicitar estes detalles e segue a confirmalos uns días antes da reunión.
Programa Catering
A clave para ordenar comida para pequenas reunións é manter o menú funcional. Non quere que a restauración interfire con ningún aspecto da empresa que se trate, polo que evitar comidas excesivamente formais se é posible. Se se solicita un xantar sentado, intente reservar unha sala adxacente para a comida para que os asistentes poidan volver á xuntanza o antes posible.
Envíe detalles finais
Aproximadamente sete días antes do evento, quere enviar unha copia final do itinerario e detalles a cada participante. Isto debería incluír todo o que se ordenou durante o día. Tamén inclúe indicacións, información de aparcamento, números de cuartos e contactos de emerxencia.
Se estás a traballar cos executivos, copie tamén os seus asistentes administrativos no correo electrónico.
Día da Xuntanza
Como planificador da reunión, é o teu traballo asegurarte de que o evento sexa iniciado con éxito. Por suposto, quererá chegar no lugar cedo para inspeccionar a sala e reunirse cos coordinadores de restauración e A / V. Dependendo da situación, tamén pode querer publicar unha sinalización para que todos poidan acceder á sala.
E alí o tes - oito pasos relativamente simples para planificar unha pequena reunión exitosa.
A execución de cada paso obviamente levará tempo e dilixencia pola súa parte, pero comunicar os seus plans aos asistentes é a metade da batalla. Canto máis xente saiba o que esperar da reunión, máis preparados serán os de baixar ao negocio.