O seminario é quizais o evento máis común que os organizadores organizarán. E a maioría dos seminarios están programados a partir de ½ día ou un día enteiro. Para aqueles interesados en crear unha lista de verificación para a planificación dun seminario , o seguinte ofrece unha estrutura de alto nivel para a planificación e execución dun seminario.
E para aqueles que están a planear unha conferencia multi-día ou multi-sesión, considere ter unha visión similar. Non obstante, a lista de verificación da planificación do seminario será simplemente máis longa.
01 - Confirmar o propósito do evento
- Quen é o público?
- Cal é o tema do seminario?
- Onde debería estar situado?
- Por que van as persoas?
- ¿Cal é a axenda do seminario?
02 - Revisar a Guía de especificacións do evento Apex
O Consello da Industria da Convención estableceu unha serie de ferramentas que deben considerarse como unha excelente fonte de mellores prácticas que axudarán ao evento ou planificador da reunión a realizar un seguimento dos detalles para a planificación de eventos. Con ferramentas de descarga gratuíta, axudará a calquera planificador de eventos a crear unha lista de detalles relevantes. Isto inclúe, pero non está limitado a:
- Perfil do evento (data, horarios, localización, contactos, etc.)
- Información de contacto do organizador do evento / anfitrión
- Información de contacto do provedor
- Perfil do asistente
- Espazo necesario
- Alimentos e bebidas
- Requisitos de A / V
- Función / configuración da sala
03 - Crear un perfil de evento
Unha vez que un planificador ten algunhas das preguntas básicas sobre o evento cuberto, é hora de investigar lugares posibles para a reunión. É importante traballar en estreita colaboración co organizador / host do evento para determinar o tipo de lugar e onde o seminario pode ser máis conveniente tanto para o organizador como para o hóspede (a lista de ideas pode ser infinita):
- Hotel local
- Instalación de conferencia local
- Espazo de restaurante privado
- Museo do club privado / galería de arte
04 - Esquema das necesidades do seminario e as propostas do lugar de Reqeuest.
A maioría dos lugares están contentos de proporcionar unha estimación para un posible seminario. O contacto de catering ou venda necesitará a seguinte información BEO :
- Data (s) posibles para o evento
- Número de asistentes
- Estilo de configuración da sala (aula, forma de u, etc.)
- Hora do evento (conta para configurar / tirar)
- Requisitos de alimentos e bebidas
- A / V necesidades (incluíndo pantallas, micrófonos, etc.)
- Configuración da sala
Consello: contratar un técnico de A / V para dedicarse ao evento desde o hotel.
05 - Confirmar e / ou desenvolver a axenda
É fundamental que o planificador de eventos traballe de cerca co organizador / host do evento porque a axenda do evento cambiará a miúdo desde a conversa inicial ata o día real do evento. O planificador de eventos debe estar preparado para axustar o plan e traballar de cerca co lugar para asegurarse de que todo funcione sen problemas.
06 - Confirmar o acordo BEO
Unha vez que o planificador coñeza o número de participantes e os requisitos de logística para o seminario, deberá asegurar o espazo do evento e os requisitos relacionados. A maioría dos acordos deben permitir que o planificador teña a oportunidade de reducir / aumentar os requisitos de alimentos e bebidas ata un determinado número de días antes do evento. Non obstante, moitos acordos destinarán canto permitirán que un grupo reduza as cantidades, polo que estime ben.
07 - Crear comunicacións e materiais de eventos
Este é un elemento que poden implicar algúns planificadores, mentres que outros non. En esencia, algúns planificadores de reunións serán responsables de cada un dos seguintes:
- Creando invitacións de eventos
- Axenda de impresión e outro material
- Apoio ás presentes / sorteos de asistentes
- Produción de emblemas de nome
- Mostra de eventos de envío e visualización
08 - Traballa xunto co host de evento para finalizar a loxística
Antes do evento, hai un par de pasos importantes que un planificador de reunións completa antes do evento. Isto inclúe a confirmación do seguinte:
- Altofalantes do evento
- Requisitos do evento A / V
- Reconto de participantes do evento
- Funcións e responsabilidades de anfitrión
- As necesidades de materiais para eventos (consulte varias veces)
09 - Configuración do evento
Asegúrese de permitir o tempo no horario BEO para a configuración do evento e recoméndase chegar aproximadamente dúas horas antes do evento.
Consello: se o seminario está programado pola mañá, solicite ao contacto de vendas do local para permitir que o grupo configure a noite anterior (pero non deixe nada de valor no sitio público).
Todos os materiais do evento, folletos, sinalización, exposicións, agasallos, táboas de rexistro , insignias de nomes e moito máis deben estar preparados para o evento.
Aviso: Os locutores ás veces cambian as diapositivas a noite anterior e proporcionan novas presentacións que se deben engadir ao punto de alimentación 10 minutos antes do evento.
10 - Execución de eventos
Despois de preparalo, é hora do seminario. Espere o seguinte:
- Algúns asistentes sempre chegarán cedo.
- Algúns asistentes sempre chegarán tarde.
- Con frecuencia hai algún tipo de fallo técnico.