Que é Petty Cash?
Petty cash describe pequenas transaccións dun negocio.
O término "pequeno" úsase porque son pequenos (pequenos) cantidades de efectivo ou transaccións de efectivo. "Petty" xa non é tan pequeno, así que pense nisto como pequenas cantidades que podes non pensar no seguimento. Neste artigo, imos usar o termo "pequeno diñeiro" para incluír unha variedade de transaccións de pequenas empresas.
Por exemplo:
- Compra de café para a cafetera do escritorio
- Pagamento de peaxes ou aparcadoiros
- Tratar os empregados a pizza para celebrar unha realización
- Compra un pequeno agasallo para unha reunión de negocios.
Por que é importante o diñeiro pequeno?
As pequenas transaccións de diñeiro engádense. Non documentar e rastrexar esas compras pequenas pode significar un monte de gastos empresariais potenciais deixados sen reclamar, como tiralos.
Vexamos algúns exemplos:
- Se usas cuncas Keurig para o teu café de oficina, mesmo se compras de forma barata e a granel, custaralle uns 26 centavos por vaso. Para un empregado prometedor de café, ese é dous vasos ao día uns 200 días ao ano, máis de 100 dólares para ese empregado. Multiplique que polo número de empregados e teña unha gran cantidade de diñeiro.
- A pizza para 10 persoas pode custar $ 50. Se fai iso unha vez ao mes, é dicir 600 dólares ao ano. Non manter un rexistro significa 600 dólares en gastos perdidos.
Como se deben rexistrar as transaccións de diñeiro pequeno?
Pode rexistrarse nun deslizamento ou nunha lista, o que sexa máis sinxelo. O importante a lembrar é que cada transacción debe ser gravada e debe incluír:
- Data da transacción
- Importe da transacción
- Descrición xeral da transacción ("donuts for a meeting of office", por exemplo)
Non ten que rexistrar o número de conta no momento da transacción.
Cando reabastecer os pequenos efectivos , transaccións grupales por número de conta e inserilos no seu programa de contabilidade.
Podo seguir pequenas transaccións en efectivo en liña?
Os empresarios intelixentes nestes días están pagando transaccións comerciais con tarxetas de crédito ou tarxetas de crédito e aplicacións empresariais . Podes rastrexar aparcamento cunha aplicación e podes usar un sistema automático de pagamento de peaxes para eliminar o tempo que pasas no carril "só en efectivo" nas estradas de peaxe. Por suposto, o pagamento coa tarxeta de débito ou tarxeta de crédito facilita o seguimento dos pequenos gastos. Asegúrese de notar o propósito comercial no recibo.
E se o meu negocio aínda ten caixa de caixa?
Moitas empresas teñen un pequeno fondo de caixa na oficina, especialmente empresas de venda polo miúdo que teñen clientes que pagan en efectivo. A caixa de caixa emprégase para facer cambios, e nalgúns casos para operacións de pequenas empresas. Normalmente, a caixa comeza cun saldo en efectivo, en denominacións axeitadas. Entón, cando a caixa de caixa baixa, está reabastecida.
Se se utilizan fondos de caixas de diñeiro para compras pequenas, manteña un rexistro na caixa para poder rexistrar estas compras.
¿Como me aseguro que se rexistren todas as transaccións de diñeiro pequeno?
É a súa responsabilidade como empresario establecer políticas para o uso de pequenas cantidades de efectivo, controlar as pequenas transaccións de efectivo e asegurarse de que os empregados utilicen pequenas cantidades de cartos con responsabilidade. Algunhas posibilidades:
- Dea aos seus empregados fiables unha tarxeta de débito empresarial e requiren que cambien os detalles con finalidade comercial para todas as compras de débito.
- Esixir que os empregados que utilicen os seus propios vehículos para que as empresas teñan un rastreador de peaxes. Podes proporcionar-lo e obter os detalles. Necesitarás ao empregado para verificar o propósito comercial.
- Se os empregados teñen teléfonos intelixentes para o seu uso comercial, requiren que inclúan aplicacións para capturar os recibos por fotografía ou para envialos ao seu departamento de contabilidade.
A liña de fondo de Petty Cash:
Configurar e facer un seguimento dos pequenos efectivos debería formar parte do sistema de rexistro xeral para a súa empresa.
Lembre, se non o rexistra, non pode deducirlo como gasto comercial. Asegúrese de aproveitar todas esas transaccións de diñeiro pequeno, para que poida reclamar máis gastos comerciais lexítimos e baixar os seus impostos comerciais.