Características para buscar en software de pago en liña
Non é de estrañar que moitas pequenas empresas acuden aos servizos de nómina para estas tarefas.
Pero que servizo de folla de pagamento é o mellor?
Cales son os servizos de nómina?
Existen dous tipos de servizos de folla de pagamento: servizos en liña e (por falta dun mellor prazo) de servizos persoais. Os servizos en liña poden ser aplicacións ou en liña. Os servizos persoais son unha empresa de propiedade dun individuo que pode facer unha nómina en liña ou que pode ser local.
O proceso de avaliación funciona do mesmo xeito para os dous tipos de servizos de nómina. Pero este artigo centrarase nos servizos en liña. Aquí tes algunhas características que debes ter en conta:
Canto custa un custo de nóminas en liña?
O primeiro que os propietarios de negocios preguntan ao buscar un servizo de folla de pagamento é: "Canto custa?" Aínda que o custo é importante, outros factores son tan importantes.
Considere o custo do servizo agora e no futuro. Se ten un negocio moi pequeno con só un ou dous empregados, pode querer limitar o seu custo empregando un servizo escalable, onde o custo é mínimo para só algúns empregados e que aumenta a medida que engade empregados e servizos.
Para a maioría dos servizos de nómina que mirei, o custo é por mes, polo que pode cambiar en calquera momento. A maioría basea o custo no número de empregados. Algúns ofrecen unha opción 1099 para pagar contratistas, vendedores ou autónomos. (Atoparás unha breve lista cos custos ao final deste artigo).
Os custos veñen en dous niveis para algúns dos servizos: un servizo básico que só calcula e entrega cheques de pago, quizais un servizo W-2 e unha opción de servizo completo que tamén faga o depósito e pagamento de impostos sobre a folla de pagamento e depósitos fiscais, incluídos Formulario 941 (o formulario de informe trimestral de folla de pagamento).
¿Que debería incluír un servizo completo de folla de pagamento?
- Configuración, adestramento e taboleiro. O sistema debe ser fácil de configurar. Debe ter un taboleiro para guialo a través dos procesos e permitirche consultar sobre actividades como depósitos de depósitos e depósitos. O adestramento debe ser sinxelo, con bos videos para axudarche a traballar nos distintos procesos. Que nivel de coñecementos de folla de pagamento supón que ten? A maioría dos empresarios teñen pouco coñecemento, polo que o seu servizo debe proporcionar coñecementos básicos detallados sobre os termos da nómina, os cheques de pagamento e os depósitos.
- Cheques de pago . Cada un destes sistemas permítelle ingresar a información para cada empregado, incluído o formulario W-4 para a retención do imposto sobre a renda federal e outra información necesaria para preparar cheques de pagamento. Os sistemas deben permitirche escribir cheques impresos ou ter cheques dixitalizados directamente (o mellor xeito). Consulte co seu banco nos seus requisitos.
- Formas W-2. O teu servizo debería proporcionarche Os formularios W-2 , o salario dos empregados anuais e o formulario de información fiscal deberán entregar aos empregados en xaneiro. A opción de servizo completo tamén debe enviar estes formularios á Administración da Seguridade Social no seu momento.
- Taxas de folla de ficheiros e depósitos. Este é probablemente o servizo máis importante. Ter unha persoa que faga e pague estes impostos é unha gran responsabilidade. Un sistema de servizo completo debe arquivar todos os impostos sobre a folla de pagamento relevantes e documentos de impostos sobre o emprego para ti. Deben facer pagos no seu nome coas axencias reguladoras nacionais, estatal e local axeitadas. Os formularios deben incluír o Formulario 941 - Declaración tributaria trimestral e tributaria e formularios de impostos federales e estatísticos.
O servizo tamén debe facer un seguimento dos impostos nacionais e nacionais de salario, o que supón unha gran axuda se ten funcionarios que traballan en diferentes cidades e estados.
Que outras características debería esperar?
Garantías fiscais. O seu servizo debe garantir que os formularios de impostos serán enviados antes de todos os prazos e que os pagamentos faranse a tempo para non incorrer en multas nin en penas . O servizo debe aceptar pagar multas ou penas por presentación tardía ou pago. Se non realizan esta garantía, non usalos.
Accesibilidade móbil. Debe poder acceder ao panel de control e facer cambios, enviar información no seu computador, teléfono móbil ou tableta, ou mesmo chamar información.
Autoservizo do emprego. Algúns destes servizos teñen un taboleiro onde os empregados poden acceder e obter información sobre os seus cheques de pago ao día.
Poden ser capaces de cambiar a información W-4 en liña.
Integración co seu sistema de contabilidade. Ter integrado o seu servizo de folla de pagamento co seu sistema de contabilidade aforra tempo e diñeiro. Intuit Payroll só se vende con QuickBooks Online, polo que esta podería ser unha boa opción para vostede se xa ten QBO. O software Patriot ten un sistema de contabilidade que pode engadir ao seu servizo de nómina.
Outras cuestións importantes a preguntar
Soporte e servizo. Este é realmente importante. As cousas pasan e as nóminas deben ser executadas en momentos específicos. Debe saber que o servizo está dispoñible e útil.
O máis alto nivel de servizo é a chamada telefónica. Que horas ten a mesa de axuda?
O segundo nivel máis alto é o chat. Cales son as súas horas?
O terceiro nivel é o correo electrónico. ¿Que rápido responde o servizo aos correos electrónicos?
Durante o período de proba ou os primeiros 30 días, asegúrate de contactar varias veces para avaliar a asistencia proporcionada.
Actualizacións. A regulación do imposto sobre as follas de pagamento e os tipos de impostos sempre están cambiando Ao avaliar os sistemas, pregunta como actualizan o seu software e como se comunican estas actualizacións.
Seguridade. Que tan seguro ten o seu sistema? Está na nube (probablemente)? Cantas veces fixeron unha copia de seguridade?
Outros servizos adicionais que pode querer
Servizo 1099. Algúns destes sistemas teñen un add-on (por custo adicional) que lle permite pagar traballadores contratados, vendedores e autónomos e emitir formularios 1099-MISC (semellante aos formularios W-2 para empregados). O servizo tamén debe proporcionar a presentación de formularios 1099-MISC co IRS.
Retención de respaldo . Se está pagando a non traballadores, é posible que deba dispoñer de retención de copia de seguridade dos seus pagos. Se ten o servizo 1099, o seu servizo debería poder facer isto e emitir informes.
Onde buscar servizos potenciais
Cando reduciu a súa selección a un par de servizos, fíjaos. Comprobe as cualificacións en liña, pero non depende demasiado deles. Un mellor lugar para comprobar é o Better Business Bureau . Vexa as denuncias presentadas contra esta empresa e como se solucionaron.
Cales son algúns servizos de folla de pagamento a considerar?
Atoparás moitos servizos de nómina se buscas en liña. Aquí tes uns poucos para comezar a túa busca. Seleccionamos a opción de servizo completo para cada un.
Non estou en nómina de servizo completo. Este servizo é un add-on para QuickBooks Online. O prezo depende da versión de QBO que desexe e do nivel de servizos de nómina que precise. O prezo é mensual.
Patriot Payroll Software. O seu sistema de nóminas de servizo completo iníciase a 25 dólares por mes para un empregado, aumentando co número de empregados.
Paychex. O seu sistema está baseado no número de empregados. Esixen unha oferta por escrito dun cliente potencial antes de liberar información de prezos.
Gusto: o seu prezo é de $ 39 por mes, prezo base máis $ 6 por mes por persoa (Supoñemos que significa que por persoa que se paga).
ADP ten tres niveis de folla de pagamento, incluíndo RH. Non hai prezos dispoñibles.
Como probar un sistema de folla de pagamento
Un problema final: o problema de probar estes sistemas é que esixen que teñas "en directo" e non podes emitir cheques máis dunha vez. Patriot e Gusto teñen versións demo que podes probar. ADP ten dous meses libres de folla de pagamento, pero iso significa que está comprometido a cumprir dous meses co seu sistema.