Cales son os gastos dos empregados que deben pagar
É mellor manter-se con reembolsar só os gastos en movemento aprobados polo IRS como deducións dunha declaración de impostos aos empregados.
Segundo o IRS , os gastos de dedución para os empregados só inclúen
"gastos razoables de:
Trasladar os bens domésticos e os efectos persoais do antigo fogar á nova vivenda, e
Viaxe (incluído o aloxamento) desde o antigo fogar ata o novo fogar.
Os reembolsos de gastos non deducibles sempre son tributábeis para o empregado, aínda que o reembolso poida cualificar como un plan responsable (como se describe a continuación).
As implicacións fiscais dos reembolsos de gastos de emprego
En xeral, calquera pagamento que realice aos empregados estea suxeito a impostos e o pagamento dos gastos dos empregados en movemento considérase un beneficio tributável. Pero hai unha forma de facer o beneficio non tributável para o empregado.
Se desexa que os gastos móbiles dos empregados sexan non tributables para o empregado (o IRS usa o termo "excluído" da imposición), ten que pagalos a través do que o IRS chama un plan responsable .
Neste caso, o empregado paga os gastos e reembolsalos.
Para cumprir os criterios para un plan responsable, os gastos deben estar detallados e só se poden pagar gastos específicos. Os gastos tamén deben ser por un propósito comercial.
O empregado debe ter pagado ou incorrer en gastos deducibles mentres realiza servizos como empregado da súa empresa. Pode que teña que documentar que a súa empresa necesita o movemento.
Hai tamén algúns procedementos contables que deben seguirse para que o plan de reembolso sexa
- O empregado debe " contar adecuadamente estes gastos nun prazo razoable de tempo". É dicir, o empregado debe entregar os recibos para todos os gastos.
- Se está dando ao empregado un avance sobre estes gastos, o empregado debe devolver o exceso de diñeiro nun prazo razoable de tempo.
Por exemplo, digamos que adiantas $ 5,000 para mover gastos e o empregado ofrécelle recibos por 3.660 dólares. O empregado debe darlle un cheque polo saldo (1.350 dólares). Se non se cumpren todos os criterios para un plan responsable, o plan non é un plan responsable. E os " reembolsos por gastos non deducibles " (para o empregado) e os subsidios por gastos misceláneos ou non especificados están suxeitos a un emprego.
Só para ser absolutamente claro: Calquera reembolso realizado aos empregados baixo un plan inexplicable debe ser tratado como suxeitos pasivos (incluída a retención), aínda que o reembolso sexa por gastos que sexan deducibles ao empregado. E os pagamentos non confirmados polos recibos, aínda que sexan parte dun plan responsable, sexan suxeitos a impostos e suxeitos a retención.
Retención de impostos sobre nómina en pagos de gastos en movemento aos empregados
Se os pagos fixéronse baixo os criterios para un plan responsable e se cumpriron todas as condicións necesarias, os pagos aos empregados por movemento de gastos non están suxeitos a retención.
Os pagos de gastos en movemento que non se realizan baixo os criterios para un plan responsable (descrito anteriormente) están suxeitos a retención para os impostos de renda federais, os impostos FICA (Seguridade Social e Medicare) e impostos de desemprego federales.
Informando de pagos de gastos en movemento no formulario W-2 dun empregado
Se o reembolso ao empregado cumpre todas as condicións dun plan responsable, como se describe anteriormente, non debe incluír estes reembolsos no W-2 do empregado. Se o empregado dálle unha contabilización adecuada dos gastos, pero o exceso non se reembolsará, terá que consultar co seu servizo de nómina ou o preparador de impostos para determinar como informar os montos impoñibles e non tributáveis. Debe informar o importe deste beneficio cando complete o informe fiscal W-2 para o empregado do ano anterior.
Patriot Software ofrece máis aclaracións sobre como se ingresan estes gastos na forma W-2 dun empregado. Usaremos o exemplo anterior, onde o empregado recibe 5.000 dólares para mover gastos, ten recibos por 3.660 dólares e mantén os restantes 1.350 dólares. A cantidade que o traballador mantén é suxeito ao empregado. Supoñeremos que este pago se realiza baixo os requisitos dun plan responsable, como se describe arriba:
- O suxeito pasivo 1.350 dólares inclúese no cadro 1 do W-2 (e nos caixas 3, 5 e 16, se está gravado polo estado ou a cidade).
- As retencións do imposto sobre a renda estatal e estatal e os impostos FICA deben ser calculadas para os impostos de 1.350 dólares e incluídos nas caixas correspondentes do W-2.
- Debe incluír os 3.660 dólares (o importe igual ao importe demostrado (por exemplo, a porción non tributável) na caixa 12 do formulario W-2 usando o código "L."
Para obter máis detalles sobre como funciona isto, consulte a Publicación 15 do IRS (Circular E).
Dando un diñeiro adicional ao empregado para gastos en movemento
Algunhas empresas dan aos empregados un importe fixado para mover gastos, dependendo do tipo de movemento e da distancia. O pago aínda pode ser deducible para o teu negocio como gasto empresarial.
Se desexa darlle diñeiro ao empregado para mover gastos e deixar que o empregado decida como se gastará este diñeiro, ten un plan non presuntamente conforme ás normas do IRS. Neste caso, como se observou anteriormente, se non quere que o empregado teña que mostrar recibos, todo o pagamento está suxeito ao beneficio. Ademais, o imposto sobre a renda federal eo imposto FICA deben ser rexeitados no pago.
Neste caso, é posible que queiras querer engadir un importe adicional ao pagamento para axudar ao traballador os impostos adicionais que se deben pagar. Isto chámase "reembolsar" un cheque e está feito para dar ao empregado o importe exacto do pagamento, despois de impostos.
Por exemplo, se paga un empregado de 2.000 dólares en gastos de mudanza, pode facer un cálculo bruto para dar máis de 2.000 dólares para cubrir os impostos adicionais. Patriot Software ten unha calculadora bruta que podería axudarche con isto.
Os gastos móbiles dos empregados son deducibles
O pagamento dos gastos dos empregados en movemento é un gasto deducible para o seu negocio. As deducións por desemprego dos empregados para os empregados deben limitarse ás que o empregado poida deducir na súa propia declaración. Isto significa só os custos de desprazamento de bens domésticos e gastos de viaxe ao novo lugar para o empregado ea súa familia.
Dixindo aos empregados sobre o plan de reembolso de gastos en movemento
Do mesmo xeito que con calquera outro beneficio do emprego, todos os empregados deben ser tratados do mesmo xeito. Pode establecer criterios para cualificar o plan por tipo de empregado (salarial vs. Hora por exemplo), pero non pode dar a un empregado da mesma clasificación máis deste beneficio que outro.
Sempre é unha boa idea poñer este tipo de beneficios por escrito e incluílo nas súas comunicacións cos empregados. O manual do seu funcionario ou o manual de políticas e procedementos é un bo lugar para describir o plan. Non esqueza incluír información sobre as implicacións fiscais deste beneficio.
Axudando aos empregados coas súas débedas de gastos en movemento
A non ser que sexa un preparador fiscal calificado , o asesoramento fiscal aos empregados sobre as deducións por imposto sobre a renda non é unha boa cousa que facer. Incentive aos seus empregados a obter consellos fiscais profesionais ou utilizar programas fiscais profesionais . Aquí tes algunhas cousas que podes facer para axudar aos empregados a comprender este beneficio en movemento e como afectará os seus impostos:
- Dea aos empregados un paquete de reubicación de emprego que explica como e cando os gastos de mudanza serán reembolsados pola túa empresa.
- Dea aos empregados a oportunidade de cambiar a súa retención (no formulario W-4 ) para dar conta do pago inicial de reembolso.