Antes, durante e despois dunha auditoría ou inspección
- As autoridades locais , para inspeccións de incendios, códigos de construción, problemas de saúde e seguridade e as posibles violacións da Lei de estadounidenses con discapacidade (ADA)
- Axencias estatais , por imposto sobre as vendas, rexistro comercial e problemas de emprego
- Axencias federales, incluíndo OSHA, o ADA, o departamento de salarios e horas e inmigración / costumes (ICE).
Aquí hai unha lista de axencias estatais e federales que poden auditar ou inspeccionar o seu negocio.
Tipos de auditorías e inspeccións
- Algunhas axencias necesitan inspeccionar o seu negocio cando se abre. Normalmente son empresas locais como o departamento de saúde ou o departamento de construción.
- Algunhas axencias inspeccionan regularmente . Os incendios locais e os inspectores de saúde adoitan ter un horario de rotación.
- Algunhas axencias poden chegar ao seu negocio sen previo aviso sen motivo . OSHA é unha desas axencias.
- Algunhas axencias responden a un reclamo dun empregado ou cliente ou outra persoa. Os inspectores de inmigración, os inspectores de ADA e os inspectores de OSHA responden ás queixas dun empregado ou cliente. Os auditores do IRS ou os auditores do estado fiscal de nóminas poderán responder a unha queixa dun contratante independente.
Estea preparado antes dunha auditoría ou inspección
Fai tempo para prepararse para posibles auditorías ou inspeccións:
- Fai unha lista de posibles axencias que poden inspeccionar o seu negocio específico. Inclúe axencias que poidan aparecer por mor da natureza específica da túa empresa. Por exemplo, as empresas con base en alimentos poden ter un inspector de saúde.
- Coñeza os teus dereitos para cada tipo de inspección. ¿Pídalle ao inspector que volva máis tarde, cando sexa máis conveniente para vostede? Ten dereito a acompañar ao inspector ou auditor?
- Séntese co seu avogado e discute os seus dereitos e responsabilidades durante estas auditorías e inspeccións.
- Establecer os procedementos para vostede e os seus empregados para seguir cando un inspector ou auditor apareza, e adestrar o seu persoal sobre o que facer. Podería ser unha boa idea poñer estes procesos nun caderno nalgún lugar.
- Decidir quen debe ser notificado cando chega un inspector. ¿Que debería facer o seu persoal se non está dispoñible? Quen é o seguinte responsable? Se o seu avogado sexa notificado e cando?
- Comprobe os rexistros comerciais relativos a esta inspección para asegurarse de que son precisos, completos e de conformidade coa lei. Por exemplo, un inspector federal ou estatal de salarios e horas desexará ver follas de tempo ou outros rexistros de tempo.
A primeira cousa que facer durante unha inspección ou auditoría:
Sexa cortés e útil. A súa actitude debe ser: "Queremos obedecer aos laicos e facer o correcto. Axúdanos a saber o que é. Se hai problemas, queremos corrixilos".
- Verifique a identidade do inspector e asegúrese de que o inspector teña a documentación adecuada, incluída unha orde, se fose necesario. Os falsos inspectores aparecen ás veces intentando intimidar aos empresarios para que se presenten a inspeccións, a continuación, paguen multas ou penalidades ou adquiren os kits de cumprimento.
- A continuación, coloque o seu plan no seu lugar.
- Tome fotos, ou manteña un rexistro de inspección ou auditoría. Siga ao inspector ou pregunta se pode sentar na auditoría.
- Non te ofrezas nada voluntario . Se se fai unha pregunta, respóndea. Non engadas nada á túa resposta.
- Ao final da auditoría ou inspección, solicite unha revisión. A maioría dos inspectores ou auditores non se comprometerán a nada específico, pero deberían darlle unha idea xeral de se houbo violacións e que esperar a continuación.
Tras unha auditoría ou inspección
Se as infraccións foron alegadas polo inspector, pode ter dereito a un proceso de apelación. Como se trata este paso depende da axencia específica. Como seguimento, calquera axencia debe proporcionarche un rexistro por escrito de violacións, se estas son correctas e como, e que multas e sancións están sendo impostas.
Neste punto, probablemente quererá contactar co seu avogado para discutir unha resposta.
Se non hai infraccións derivadas da inspección, discute cos seus empregados o que foi ben, o que escoitou ou viu e o que pode aprender a mellorar a próxima vez.
Para case todos os negocios, haberá unha próxima vez.