Responda o teu teléfono con un bo negocio.
Por exemplo, ao responder ao teléfono din algo como "Cypress Technologies. Susan falando. ¿Como podo axudar?" Isto non só permite que o interlocutor sabe que chegaron a unha empresa, pero ponse o deber de responder á pregunta, aforrando tempo en cuestións exploratorias como "Is this Cypress Technologies?" E inactivo chit-chat.
Pense e priorice como fala.
É a chamada mellor manexada agora ou máis tarde? Moitas das empresas que reciben as chamadas de teléfono son preguntas rápidas que son fáciles de contestar, como por exemplo: "Canto atrasas estás aberto?" Pero outros implican respostas máis complexas e que consumen moito tempo. Se ese é o caso, dígalle ao interlocutor e pregúntalle cando sería conveniente volver a chamala para discutir.
Use parafrasear e resumir para manter chamadas telefónicas.
Se estás falando con alguén no teléfono que parece querer chatear ou desviarse do punto, diga algo así como: "Entón o que oín dicir é ..." ou "Así que os puntos clave son ..." ou "Está (inserir resumo) un resumo xusto do que dicías?" É difícil falar con alguén que se rexeita a falar.
Pecha cada chamada cun resumo da acción que ti e o que teñan convocado
Aínda que isto só tardará uns segundos na maioría dos casos, pode aforrar moito tempo evitando erros e a necesidade de comprobar dobremente. Por exemplo, despois dunha conversa durante a que organizou unha reunión cun cliente , pode dicir: "Bo.
Atoparei contigo na súa oficina a (inserir a localización) ás 10:00 mañá e imos xuntar as mostras ".
Manteña un Pad de Mensaxe polos teléfonos, para que poida detectar os detalles durante a chamada.
Esta non é só unha boa xestión do tempo nese momento, axudando a mantelo concentrado na chamada, senón unha axuda para a xestión do tempo máis adiante se precisa atopar e / ou revisar os detalles dunha conversa particular.
Dea aos teus clientes e clientes a opción de correo electrónico
Moitos deles usarán o correo electrónico para contactarlle en lugar de chamar se saben o que é o seu enderezo de correo electrónico. Asegúrese de que o enderezo de correo electrónico da súa empresa sexa destacado nas súas tarxetas de visita e no seu sitio web se o ten. Se ten os seus enderezos de correo electrónico, envíe un correo electrónico aos seus clientes e clientes actuais, mencionando a opción de correo electrónico e presentándoa como unha forma de mellorar as comunicacións.
Utiliza a tecnoloxía para xestionar o tempo que estás gastando contestar o teléfono
Como mínimo, o seu negocio debe ter un contestador e correo de voz. Configúraos cos scripts de negocios axeitados e utilícelos para responder ao teléfono cando estás fóra da oficina ou necesitas traballar de forma ininterrompida. A continuación, programe un tempo para responder a estas mensaxes telefónicas cada día. En termos de xestión do tempo, gañará un tempo precioso agrupando as chamadas telefónicas.
Se estás a executar un negocio baseado na casa, obtén un teléfono ou unha liña de negocio separados
Debe ter un segundo teléfono "só para empresas" co seu propio contestador automático de "só empresa" e / ou correo de voz. Non só iso é máis profesional, pero aforrará o tempo necesario para percorrer as mensaxes e determinar cales están relacionadas co negocio.
Sempre é mellor ter unha persoa responder ao teléfono
Tendo en funcionamento unha máquina ou peor, un sistema automatizado de resposta interactiva de voz (IVR) é un verdadeiro desprazamento que lle custará o negocio cando a xente non se preocupe por deixar mensaxes nin retirar. Se responder ás chamadas entrantes está a tomar moito tempo durante o día, considere contratar un recepcionista ou un servizo de atención profesional para responder o teléfono. O custo de ter alguén máis pode ser máis que compensado polo aumento da súa produtividade e as mellores vendas .
Manteña un guión escrito de preguntas frecuentes Publicado polo seu teléfono.
Garda vostede e os seus empregados no momento de non ter que procurar respostas ou pensar sobre como responder a unha petición específica ao responder o teléfono.
Resumen de consellos de teléfono
Teña en conta que, se supón que o teléfono é unha ferramenta de negocios, e non un intrusivo time-waster que regula a súa xornada laboral. O manexo das chamadas telefónicas entrantes segundo estes consellos de xestión de tempo axudaralle a mellorar o seu tempo, mellorar a súa produtividade e poñer o seu teléfono no lugar axeitado, axudando a executar a súa empresa no canto de executalo.