Consellos de xestión de tempo para chamadas saíntes

Como facer que as chamadas de teléfono saíntes sexan máis produtivas e leven menos tempo

A xestión do tempo de teléfono é importante porque o teléfono aínda é a principal ferramenta de comunicación para a maioría das pequenas empresas. Pero a maior parte do tempo que as empresas gastan o uso do teléfono é unha perda de tempo. En lugar de comunicarse coas persoas coas que queremos comunicarnos cando realizamos chamadas saíntes, afastaremos o tempo falando con outras persoas ou máquinas, xogando infinitas rondas de etiquetas de teléfono.

Pero e se puidésemos chamar e falar coa xente coa que queriamos falar, digamos o que queremos dicir e seguir adiante?

Imaxina canto máis produtivo poderiamos e canto tempo teriamos que facer outras cousas.

Ben, podemos - e todo o necesario é un pouco de preparación previa.

Consellos telefónicos de xestión de tempo para chamadas saíntes

• Tanto se son provedores , clientes habituais ou contratistas , moitos de nós chamamos ás mesmas persoas varias veces. Mantén a información de contacto actualizada cos detalles de aforro de tempo para que non perdas tempo tratando de chegar a persoas que non están dispoñibles.
  
  Por exemplo, se sabes que unha persoa en particular que queres chegar almorza de 1 a 2 da mañá cada día, por que perder o tempo intentando chamala durante este tempo?
• Programe os números para os que chama regularmente no seu teléfono. Estou asombrado por persoas que non o fagan, xa que o tempo que garda cando non está a buscar números e golpeándolos é igual de sorprendente.
• Planifique as túas chamadas de saída. Antes de chamar, anota o obxectivo principal da chamada e os puntos clave que queres cubrir. Isto axudará a manter o punto cando estea no teléfono e asegúrese de cubrir todo o que quere cubrir, aforrando tempo durante a chamada e evitando que volva chamar porque esqueceu algo.

• Se está a chamar a alguén que ingrese na súa base de datos de contactos, ten toda a información sobre a persoa que está chamando diante de ti ao chamar. Se está a usar unha computadora de escritorio, un dispositivo móbil ou un Rolodex, esta é unha gran axuda de memoria durante a chamada. Ademais, se non tes que buscar algo como o nome do marido do cliente, terás a opción de facer notas durante a chamada, aforrando aínda máis tempo.

• Por suposto, se queres facer notas durante unha chamada (ou facer calquera outra cousa mentres estás falando por teléfono), un bo altofalante ou auriculares son esenciais. Liberar as mans pode liberar moito tempo.
• Se alcanza o contestador ou correo de voz de alguén, deixa unha mensaxe completa que dá o seu número de teléfono dúas veces e indica o motivo polo que está chamando . Por exemplo, "Esta é a Susan Ward (número de teléfono). Estou chamando para discutir a estimación do seu proxecto. Pode contactarme a (número de teléfono) esta tarde."
  
  Indicando o seu número dúas veces dá ao destinatario da mensaxe unha oportunidade moito mellor de facelo correctamente e conseguilo sen repetir a mensaxe.
• Non entregues a compulsión telefónica . Cando estás a chegar a alguén e non o tes, é tentador volver a chamar - talvez cada media hora. Pero se deixou unha mensaxe correcta, non hai que perder o tempo deixando repetidas mensaxes (e encher o contestador ou correo de voz da persoa). Dálle á persoa que está chamando un tempo de tempo razoable para volver a chamar, como ata o seguinte día hábil.
• Programe as túas chamadas telefónicas e configúralas todas nun só bloque de tempo, se é posible. A maioría de nós non é tan boa en multitarea e perde unha gran produtividade cando estamos desprazando cara atrás e cara adiante dunha tarefa a outra. Entón, se tes unha ducia de chamadas para facer nun día en particular, é máis eficiente facelas todas nunha hora que facer un ou dous, e logo facer outras tres convocatorias unha hora máis tarde e outros dous 45 minutos despois.

• Reserva as túas chamadas de teléfono saíntes, se é posible. Se non vai ser unha chamada rápida, cando primeiro chames a alguén, introduceche, dígalle por que está chamando, e pregúntalle se é un momento conveniente para falar ou se prefire reservar un tempo para discutir isto. . A continuación, asegúrate de que a chamará por ese momento. Isto non só pode aforrar tempo no lugar senón aforrar tempo cando chamas á persoa de volta porque ambos estarán preparados para discutir o problema que chamou sobre o tema.
• Se é posible, fai as túas chamadas telefónicas en "prime time". A investigación demostrou que máis xente está nas súas oficinas no inicio da mañá e pode chegar entre as 8:00 a.m. e as 11:00 a.m.