Os consellos a continuación axudarán a axustar as súas habilidades de comunicación para que poida aforrar tempo, reducir o estrés e facer máis produtivo comunicándose de forma efectiva en todas as interaccións que ten na súa pequena empresa.
Limitar distraccións e escoitar
Escoitar é a clave para unha comunicación eficaz, pero non sempre é doado. Unha forma de converterse nun mellor oínte é intentar limitar as distraccións durante as túas conversacións que dificultan escoitar e absorber o que outros din. Isto pode significar pechar o seu cliente de correo electrónico, apagar o timbre do teléfono ou pechar a porta da súa oficina. Ao facer estas pequenas cousas, asegúrate de que a persoa coa que estás falando teña a túa atención completa.
Tamén é importante limitar as distraccións internas, isto é, todo o que sucede na súa mente. Cando teña varios temas a tratar durante unha reunión ou conversa a través deles para que todas as súas ideas sexan tentadoras, pero isto provoca confusión e pode facer que a outra persoa séntese que a súa contribución non é importante.
Lento e recorda que a comunicación é unha rúa de dúas vías. Establecer un dar e tomar que permite que as dúas partes teñan a súa opinión.
Sexa receptivo
Unha das peores cousas que podes facer cando xorde un conflito, ou alguén que teña queixa sobre a túa empresa, produtos, servizos, etc. é ignoralo. Na maioría dos casos, algún tipo de resposta debería emitirse de inmediato, aínda que sexa só unha breve declaración que verá o problema.
Se espere ata que teña toda a información necesaria antes de chegar á infeliz festa, poden chegar a non só infelices pero agora tamén enojados. Mantén as liñas de comunicación abertas en todas as situacións ao ser o máis sensibles posible e asegurarte de que as persoas que che atendan teñan a sensación de que o seu problema é importante para ti.
Fai as preguntas correctas
Tanto da comunicación baséase en obter a información que necesitas e moitas veces isto significa que debes facer os tipos xustos de preguntas. Hai pistas sobre as preguntas que se deben facer en cada parte da conversa que estea a ter. Debe poder escoitar e cero nesas pistas para descubrir cales preguntas van desvelar a información que necesita.
Considere o caso dun empregado que non cumpriu as metas e generalmente non está satisfeito no traballo. Se non fai as preguntas correctas, nunca pode chegar á raíz do problema, que pode ser calquera cousa de problemas persoais para ser desafiado.
Aproveitar ao máximo as reunións
As reunións son notorias por ser perdas de tempo se non están ben planificadas e organizadas por completo. Se es o organizador, o primeiro que debes facer para respectar o tempo de todos e facer a túa reunión o máis eficiente posible é programalo con antelación.
Entón, leve tempo para preparar unha axenda que define os puntos de foco e estableza unha estrutura para a reunión.
Aquí tes algúns outros consellos intelixentes de encontro que che axudarán a asegurarte de que as túas reunións sexan productivas:
- Confirma os horarios das reunións nas zonas horarias axeitadas un ou dous días antes da reunión.
- Asigne un moderador de reunión que xestione a reunión e asegúrese de que os participantes se adhiren á axenda.
- Fomenta a entrada e as preguntas de todos na reunión.
- Tomar notas ou asignar outra persoa para tomar notas para capturar os detalles importantes da reunión.
Combina métodos de comunicación
A comunicación cara a cara ou voz a voz é excelente para eliminar os retos do tempo que moitas veces veñen co correo electrónico. Pero tamén pode crear máis preguntas e confusión se todas as partes involucradas non están na mesma páxina.
Mesmo se a maior parte da súa comunicación ten lugar por teléfono ou en eventos de rede , pode crear correos electrónicos de resumo que describan o que se discutiu, cales son os próximos pasos e quen é o responsable. Pode ser unha boa forma de combinar diferentes métodos de comunicación para unha comunicación máis efectiva e menos confusa.
Concéntrase no servizo ao cliente
O bo servizo ao cliente depende da comunicación bidireccional. Moitas veces cando xorden conflitos cos clientes, a clave para a resolución está a comunicarse para descubrir o problema e continúa a comunicarse ata que se identifique unha solución.
Unha forma de manter relacións a longo prazo cos seus clientes é mantendo liñas de comunicación abertas. Significa solicitar a información sobre como van as cousas e como se senten sobre os produtos e servizos que presta. Pode realizarse ao final dun proxecto, durante as conversacións diarias, cun grupo focal ou mediante enquisas formais.
Use o comentario que recibe
Se xa está comunicando cos seus clientes, probablemente recibirá comentarios de forma regular, mesmo se non o solicita a través de métodos formais. Pode ser unha mina de ouro de información útil sobre como os clientes e clientes potenciais perciben a súa empresa, produtos e servizos. Para ser efectivo, con todo, tes que empregar estes datos para cambiar e mellorar os teus procesos. Crea un proceso para recompilar os comentarios que recibes nun só lugar e, a continuación, analiza o tempo cada mes ou dous para analizar os datos e crear un plan para implementar e rastrexar melloras.
En definitiva, a comunicación eficaz pode ser unha das habilidades máis importantes que usa no seu negocio. Se as túas habilidades de comunicación poden usar algúns axustes, toma tempo para analizar como se comunica e os resultados da túa comunicación. A continuación, concentrarse en xeitos de melloralo ao longo do tempo. Podes sorprender o que cambia as súas relacións co persoal, os clientes e os compañeiros para mellor.