Para moitas empresas, o departamento de débedas non recibe moita atención a non ser que salga algo. Non obstante, hai moito que obter do departamento de débedas por contas que está ben executado. Por outra banda, hai moitos problemas que poden xurdir dunha que só se limita. Este departamento moitas veces ten un enorme efecto no fluxo de caixa dunha empresa, e hai oportunidades que se poden obter ou perder aproveitando os acordos de pago cos provedores.
Un departamento de débedas de débedas ben dirixidas debería poder aproveitar os descontos por volume e os descontos de pagamento anticipado, así como determinar a mellor forma de manter o máximo de cartos dispoñibles para unha empresa por outros gastos e investimentos. Este departamento tamén debe poder asegurar que os provedores cumpran as súas obrigacións en función dos acordos e contratos, polo que se non se cumpran os estándares de calidade ou de volume, resólvense problemas e se tomen medidas correctivas axeitadas.
Problemas comúns a pagar por contas
Aínda que existen numerosas oportunidades para reducir custos e liberar cartos, hai tamén unha serie de obstáculos aos que se enfrontan as empresas cando intentan acadar estes obxectivos. Estudio de optimización de débedas de contas de 2014 de Canon descubriu que o procesamento de papel era unha das maiores fontes de problemas para moitas organizacións, co tempo que leva ocuparse de que a facturación en papel sexa o maior problema.
Outras principais fontes de preocupación foron:
- Asegurarse de que os pagos realízanse a tempo
- Axilización do proceso de aprobación de facturas
- Obter os mellores termos de pagamento cos provedores e asegurarse de cumprir as obrigacións en ambos os dous lados
- Xestionar diversos sistemas de contabilidade e facturación dos provedores
- Gravación e verificación da seguridade de datos e transaccións
Moitos dos problemas enumerados están empeorados ou creados por unha dependencia de facturación en papel. Os trámites perdidos son un problema frecuente en moitas organizacións, levando a pagamentos tardíos ou perdidos. Ademais, mentres unha serie de empresas están interesadas en digitalizar a súa documentación, a maioría dos provedores aínda están enviando facturas en papel ou envialas por fax.
A maioría das pequenas empresas xestionan as súas propias contas por pagar, e gran parte diso faise manualmente. Dado que poucos provedores pasaron á facturación electrónica, a maioría das organizacións están gastando grandes cantidades de man de obra ingresando datos manualmente e creando copias dixitais de documentación.
O uso da documentación en papel frecuentemente desacelera o proceso de aprobación de facturas xa que as copias deben ser feitas e entregadas aos membros de xestión correspondentes para a súa revisión. Cando os documentos non son de fácil acceso ou están dispoñibles en formato dixital, é un desafío analizar datos e garantir que se obteñan os mellores acordos de pagamento e se cumpran as obrigacións. Os acordos de descontos a tempo e de pago anticipado poden perderse facilmente se as empresas non poden realizar pagamentos cando se lles esixe, polo que os problemas relacionados coa documentación poden ser caros.
Melloras e optimización
Debido ao feito de que unha serie de problemas relacionados co correcto funcionamento dos departamentos a pagar por débedas provén da mesma causa raíz, tamén hai algúns axustes que as organizacións poden facer que se encarguen de moitas preocupacións ao mesmo tempo. Tres das formas máis eficaces que as empresas poden racionalizar as súas contas de procesos de departamento a pagar son para:
- Use o recoñecemento de caracteres de obxectos para dixitalizar o papeleo
- Aproveite os portales en liña que sexan accesibles para os provedores
- Crea fluxos de traballo de xestión
OCR
Mentres moitas empresas rutineiramente aproveitan escáneres para crear copias dixitais de documentos, isto xeralmente só implica a creación dunha imaxe dun documento que se garda nunha computadora. Isto significa que a información aínda ten que ser ingresada manualmente nunha base de datos, polo tanto, mentres que a perda de rexistros non ten un problema, aínda leva moito tempo.
O recoñecemento de caracteres de obxectos, ou OCR, implica a exploración dun documento e recuperación de datos. Estes datos poden engadirse automaticamente a unha base de datos ou a folla de cálculo. O proceso de OCR axuda a reducir o problema dos erros de entrada de datos manual e permite ingresar a información no momento en que se recibe o papeleo. OCR leva aproximadamente ao mesmo tempo que un empregado como escanear un documento para crear un ficheiro de imaxe e, polo xeral, non require pasos adicionais. Por Gartner, hai organizacións que poden publicar un 80 por cento ou máis das súas facturas sen que un empregado teña que estar directamente involucrado.
Portales de provedores
A racionalización do proceso para ingresar facturas e datos nun sistema centralizado pode permitir ás empresas crear ou aproveitar un portal en liña que permita que unha empresa e os seus provedores poidan rastrexar pedidos, consultar as facturas e ver cando se realizan os pagamentos. Facer que estes datos estean dispoñibles para unha serie de individuos nunha organización pode axudar a garantir que o departamento de débedas de contas teña unha supervisión adecuada e pode axudar a acelerar o tempo necesario para aprobar as facturas. Permitir aos provedores acceder ao portal permite a estas empresas enviar as facturas e realizar un seguimento dos pagamentos, así como ser consciente de calquera problema co subministro recibido ou cos problemas de facturación.
Establecer fluxos de traballo e procesos
Non obstante, unha organización decide xestionar os seus esforzos na xestión de datos, é importante que haxa un proceso establecido para xestionar contas e pagamentos. Isto permite ás empresas asegurar que as operacións funcionen e descubrir alternativas se son complicadas ou conducen a erros ou demoras. Segundo Deloitte, estes procesos deben detallar o que fai o departamento de débedas por conta cando recibe unha factura, como se ingresan e comparten datos e que o proceso é para aprobar as facturas. Tamén debe haber orientacións para determinar as mellores formas de tratar os distintos tipos de provedores.
Mentres moitos provedores ofrecen descontos para o pagamento nun prazo de 30 ou 90 días, pode non valer a pena o desconto se iso inhibe o fluxo de caixa dunha organización. Tamén é esencial que haxa unha forma de verificar que tanto a compañía como os provedores cumpran as prescricións dun contrato ou acordo. Establecer fluxos de traballo para xestionar estes problemas pode axudar ás organizacións a tomar as decisións correctas.
Cando os provedores non están a entregar a tempo, en cantidades suficientes ou cantidades de stock adecuadas, as empresas poden non querer pagar as facturas ata que se resolvan estas cuestións. Un fluxo de traballo pode ser fundamental para establecer o que se debe facer cando xorden estes problemas. Ademais, os pagamentos aos provedores tamén deben ser feitos á hora de evitar perder descontos ou incorrer en penas por atrasos. Cada acordo de fornecedor debe documentarse e actualizarse a medida que as cousas cambien, e os procesos deben garantir que cada conta se xestione de forma adecuada.
A creación de fluxos de traballo tamén pode axudar a unha empresa:
Outsourcing
Os rexistros dixitais, a implementación de OCR e o uso dun portal ao que os provedores teñen acceso pode non ser algo que sexa necesario para pequenas empresas, pero as organizacións non deben supoñer que o custo evitará que unha empresa poida sacar proveito delas. Aínda que o custo de creación e mantemento de sistemas electrónicos pode ser prohibitivo para moitas organizacións pequenas e medianas, moitas veces non é necesario facelo na casa. Hai unha variedade de provedores de terceiros que as organizacións poden terceirizar estas tarefas. As organizacións poden obter asistencia terceirizada para todo, dende a creación dun proceso de OCR para axudar a unha empresa a crear fluxos de traballo para analizar contratos de provedores.
Aínda que as organizacións poden non ser quen de pagar os custos de implementar unha variedade de sistemas de TI por conta propia, ter un terceiro manexo a miúdo é moi accesible. As empresas deberán comparar os custos de usar as partes externas para desenvolver estes sistemas fronte ao posible aforro e valor da liberación de efectivo, pero a terceirização permite ás organizacións aproveitar tecnoloxía e sistemas que normalmente serían demasiado caros.
- Asegúrese de que se creen ordes de compra para cada nova orde
- Verifique que as facturas coincidan cos produtos recibidos e cumpran os acordos contractuais
- Comprobe os rexistros para asegurarse de que se realizan os pagamentos, que se realizan a tempo e que non se duplican
- Determine o mellor método de pago de facturas, como por medio de EFT ou tarxetas de crédito, para reducir taxas