Aprenda o que fan os sistemas de información de contabilidade
Sistemas de procesamento de datos electrónicos (EDP)
A maioría das empresas, excepto o máis pequeno, usan sistemas computarizados, tamén chamados sistemas de procesamento de datos electrónicos (EDP).
Estes sistemas xestionan cada paso do proceso de contabilidade desde a gravación da transacción financeira ata a preparación dos estados financeiros. As empresas están a mellorar constantemente a tecnoloxía dos seus sistemas para manter a competitividade e cumprir coa Lei Sarbanes-Oxley de 2002 . Incluso as pequenas empresas poden optar por usar sistemas como Quickbooks .
Conceptos básicos das transaccións comerciais e dos procesos comerciais
Para comprender como funcionan estes sistemas de información contable, cómpre comprender os termos básicos de contabilidade "transaccións comerciais" e "procesos empresariais". O máis importante é que cómpre comprender como se xuntan as transaccións comerciais e os procesos para xerar informes financeiros. No que respecta aos sistemas de información contable, as transaccións comerciais poden dividirse en varios tipos de procesos comerciais:
1. Procesos, sistemas e controis de ingresos e de retorno
As transaccións comerciais que se atopan dentro destes procesos comerciais son grandes volumes de vendas diarias, retorno e operacións de fluxo de caixa .
2. Procesos, sistemas e controis de gastos e de retorno
As transaccións comerciais que se atopan baixo estes procesos comerciais son grandes volumes de gastos, retorno e operacións de saída de efectivo. A transacción de nómina e compra de activos fixos tamén están nesta categoría.
3. Procesos de conversión, sistemas e controis
As transaccións comerciais desta categoría son as materias primas e as transaccións en curso.
4. Procesos, sistemas e controis administrativos
As transaccións comerciais que son administrativas son investimentos, préstamos e operacións de capital.
Todas estas transaccións comerciais dan lugar a contas T establecidas nos procesos, sistemas e controis de Ledger Xeral . A partir do libro xeral, créanse os estados financeiros internos e externos. Os informes financeiros internos poden ser un calendario de envellecemento das contas a recibir ou un informe de estado de inventario de vendas. Os informes financeiros externos serían o estado de resultados , balance e estado de fluxos de caixa .
Tipos de sistemas de información contable
Existen varios tipos ou categorías de sistemas de información contable. O que usa unha empresa depende do tipo de empresa , o tamaño da empresa, as necesidades do negocio e a sofisticación do negocio:
Sistemas manuais
Os sistemas de información de contabilidade manual úsanse principalmente por pequenas empresas e empresas baseadas na súa casa. Se un sistema é totalmente manual, requiriría o seguinte: documentos fonte , libro xeral, xornal xeral e revistas especiais ou revistas subsidiarias que poida necesitar.
Sistemas herdados
Os sistemas herdados adoitan estar en empresas comerciais existentes e foron utilizados antes de que a tecnoloxía da información fose tan sofisticada como é hoxe. Aínda que os sistemas antigos poden parecer anticuados, teñen algunhas vantaxes definidas para a empresa. Eles conteñen valiosos datos históricos sobre a empresa. O persoal firme adoita saber como usar o sistema e comprendeo. Un sistema de legado xeralmente foi personalizado para as necesidades específicas dunha empresa individual. Non atoparás este tipo de personalización nos paquetes de software de contaxe xenéricos.
Desafortunadamente, os sistemas antigos tamén teñen desvantaxes significativas. Moitas veces non teñen documentación. Normalmente é difícil atopar pezas de recambio porque o hardware eo software poden quedar obsoletos. Incluso o linguaxe informático que utilizan os sistemas legados adoita ser un idioma máis antigo.
A maioría dos sistemas legados foron construídos desde cero.
Substitución de sistemas herdados
Pode substituír por completo o seu sistema antigo cun novo sistema actualizado. Esa é unha solución moi cara. Tamén podes actualizar o teu sistema antigo. Pode usar un procedemento chamado rascado da pantalla, que é unha técnica que leva os datos que se amosan na pantalla da computadora e transfórmaa para que unha aplicación máis nova poida le-lo. Tamén pode configurar un sistema de integración de aplicacións empresariais. Este tipo de sistema redes as distintas aplicacións do teu sistema antigo, como o inventario, a folla de pagamento e outros.
Se vostede é un SMB, a menos que sexa a variedade máis pequena baseada en hone, quererá que o seu sistema de información contable estea actualizado para poder mantelo competitivo dentro da súa industria. Hai moitas opcións para elixir.